나: 마지막으로 메일 좀 확인하고 할게.
성가신 내면의 목소리: 또?
이메일은 교활한 방식으로 하루하루를 빼앗아 가고 있습니다. 하지만 시간에 대한 통제권을 되찾을 수 없다는 법은 없죠. 필요한 것은 현재 이메일에 얼마나 많은 시간을 쓰고 있는지 파악한 뒤, 그 시간을 줄일 방법을 찾는 것뿐입니다.
Mailstrom 같은 앱 덕분에 많은 사람들이 꿈꾸던 '받은 편지함 제로(Inbox Zero)'도 더 이상 어렵지 않게 달성할 수 있습니다. 사실 저도 한참 전에 달성했죠. 그런데 문제는 그 후였습니다. 텅 빈 받은 편지함을 하루 종일 들여다보며 다음 메일이 도착하기를 기다리고, 도착하는 즉시 처리해서 깨끗한 상태를 유지하려 드는 겁니다. 지나치게 꼼꼼해 보이지만, 이런 이메일 집착은 의외로 많은 사람들에게 흔한 일입니다. 아무리 부정해 보려 해도, 결국 이건 '중독'이라는 단어가 딱 맞는 상태입니다.
다른 중독과 마찬가지로 이메일 중독도 극복할 수 있습니다. 단, 무엇이 방아쇠 역할을 하는지 이해하고 그에 맞는 대응책을 세울 때만 가능합니다.
절약한 시간 = 벌어들인 시간
누구나 자신에게 나쁜 습관이 무엇인지 알고 있습니다. 하지만 그 부정적인 영향을 수치로 확인하기 전까지는 더 나은 습관으로 바꾸기가 쉽지 않습니다.
이메일의 경우, 업무와 업무 사이사이에 확인하다 보면 어느새 하나의 '업무'처럼 느껴지지 않습니다. 한 번에 몇 분씩만 쓰는 시간이기 때문에 누적 효과를 간과하기 쉽죠. 요즘 시대에 이메일은 불가피한 악(惡)처럼 보이지만, 그렇다고 삶을 통제하게 내버려 두거나 활용법을 찾을 수 없다는 뜻은 아닙니다.
잃어버린 시간을 제대로 인식하지 않으면, 이메일 확인 습관은 계속 '별것 아닌 일'처럼 느껴질 겁니다. 그렇다면 이메일 사용 시간을 기록해 주는 앱은 없을까요? 물론 있습니다.
온라인에서 개별 활동에 소요되는 시간을 추적하도록 설계된 다양한 앱이 있습니다. 이를 활용해 자신의 이메일 습관을 모니터링하고, 결과를 구체적인 숫자로 확인해 보세요. 어떤 부분을 잘하고 있고, 어디서 잘못되고 있는지 명확히 알려줄 것입니다.
다음은 받은 편지함과 대화하느라 하루가 순식간에 지나가 버릴 때, 시간이 어떻게 흘러가는지 파악하는 데 도움이 되는 앱들입니다.
Crisply
수많은 이메일 주고받기가 팀의 업무 시간을 잠식하고 있다면, Crisply 같은 자동 시간 추적 도구가 해결책이 될 수 있습니다. 팀원들이 받은 편지함을 처리하는 데 강제로 소모하는 시간을 정확히 측정하고, 그 데이터를 바탕으로 이메일 의존도를 낮춘 더 효율적인 워크플로를 설계해 보세요. 더 나아가 MakeUseOf가 그랬듯 Slack 같은 팀 협업 서비스로 전환하는 것도 좋은 방법입니다.
Crisply는 개인용으로는 무료이며, 팀(Team) 및 엔터프라이즈(Enterprise) 버전은 유료입니다.
포모도로 타이머
포모도로 기술(Pomodoro Technique)의 팬이라면, 이메일 확인 세션마다 시간을 재고 그 합계를 기록하는 방식으로 이메일 습관을 추적할 수 있습니다. 웹에는 훌륭한 포모도로 앱이 많은데, 그중 Tomato.es를 추천합니다. 브라우저 기반 포모도로 타이머로 시간 관리를 간편하게 해주며, 회원가입 없이도 사용할 수 있습니다. 트위터 계정과 연동하면 포모도로 세션에 대한 상세 통계까지 제공되니, 이 데이터를 분석해 이메일 읽고 답장하는 데 얼마나 많은 시간을 쓰는지 확인해 보세요.
Toggl
Windows, Mac, Linux, Android, iOS. 인기 있는 시간 추적 앱 Toggl은 이 모든 플랫폼에 설치할 수 있고, 웹 인터페이스로도 접근 가능합니다. 회원가입만 하면 바로 이메일 사용량 측정을 시작할 수 있습니다.
RescueTime
RescueTime 역시 놀라운 크로스 플랫폼 시간 추적 도구입니다. 컴퓨터 사용 습관에 대한 상세 리포트를 제공하므로, 이를 읽고 자신이 생각하는 만큼 생산적인지 점검해 보세요. 당신의 이메일 사용량은 어떤가요? 원하는 만큼 최소화되어 있지 않다면, 줄이겠다는 목표를 세우고 다음 섹션의 간단한 팁을 활용해 이메일 습관을 개선해 나가면 됩니다.
그다음엔?
매일 이메일에 쓰는 시간이 얼마인지, 그리고 스스로 생각하는 필요 시간보다 얼마나 초과되는지 파악했다면, 이제 더 스마트한 이메일 워크플로로 전환하기 위한 실질적인 조치를 취할 차례입니다. 시작에 도움이 될 몇 가지 방법을 소개합니다.
5, 4, 3... 받은 편지함 닫기
받은 편지함을 하루 종일 열어두면, 업무 중에도 자꾸 그곳으로 눈이 갑니다. 이메일 관련 작업에 '청킹(chunking)' 개념을 적용해 특정 시간대에 몰아서 처리하세요. 하루 한 번 처리할 수 있다면 가장 좋고, 두 번은 합리적이며, 세 번은 다소 과할 수 있습니다. 매일 처리해야 하는 평균 이메일 양에 맞춰 확인 세션의 시간 제한을 정하고, 편지함에 들어가기 전 알람을 설정해 시간이 다 되면 예외 없이 종료하세요.
또한 아침에 일어난 직후 몇 시간과 잠들기 전 몇 시간은 받은 편지함에서 멀리 떨어져 있으세요. 이메일 확인은 점심 직후 나른한 오후 시간처럼, 하루 업무의 큰 부분을 끝낸 뒤 집중력이 필요한 진짜 일에 몰입하기 어려운 시간대에 배치하는 것이 좋습니다.
데스크톱 알림 켜시겠습니까? 아니요, 감사합니다.
실시간 알림은 작업 흐름을 끊고, 계획에 없던 휴식을 강제하며, 다시 일에 복귀하기 싫게 만듭니다. 그 원인은 '편지함에 무엇이 도착했을까' 하는 호기심입니다. 즉각적인 알림에는 거부권을 행사하세요. 받은 편지함의 손바닥 위에서 살지 말고, 당신이 그 정보를 언제 받을지 결정하는 겁니다.
다시 데스크톱으로 돌아가기
모바일 기기로 이메일을 읽는 사람들이 날로 늘면서, 이메일 마케터들은 모바일에 최적화된 전략을 손보고 있습니다.
당신이 그 통계의 일부이며 이메일 중독에서 벗어나고 싶다면, 스마트폰에서 메일 앱을 삭제하고 이메일 확인을 데스크톱으로 되돌려 보세요. 스마트폰처럼 손쉽게 접근할 수 없게 되면 자연스럽게 확인 빈도가 줄어들고, 이것이 이메일 습관 개선에 긍정적인 영향을 줄 수 있습니다. 실제로 1년 전 방해 요소 없는 아이폰 실험을 시작한 제이크 네프(Jake Knapp)에게도 이 방법이 잘 먹혔습니다.
내 뇌 프로그래밍하기
딜버트(Dilbert)의 창작자 스콧 애덤스(Scott Adams)는 저서 『거의 모든 일에 실패하면서도 크게 성공하는 법』에서 인간의 마음을 '젖은 로봇(moist robot)', 즉 프로그래밍 가능한 존재라고 표현했습니다. 여러분도 자신의 뇌를 프로그래밍해 이메일 확인을 최소화할 수 있습니다. 방법은 이메일 중독을 다른 중독, 그것도 삶에 긍정적인 영향을 주는 중독으로 대체하는 것입니다. 바로 HabitRPG를 말하는 겁니다. HabitRPG가 자기계발을 중독적으로 만드는 원리를 확인하고, 이를 활용해 이메일 습관에 게임화 요소를 더해 건강한 방향으로 이끌어 보세요.
이제 끊어볼 준비 되셨나요?
누구나 접근할 수 있는 도구인 이메일은 지리적 장벽을 허무는 데 크게 기여했지만, 동시에 삶에서 더 중요한 일들을 방해하는 성가신 산만함으로 변질되기도 했습니다. 다행인 점은, 이메일과의 연결고리를 성공적으로 끊으면 하루에서 더 많은 시간을 되찾을 수 있고, 개인 프로젝트에 쓸 시간까지 확보할 수 있다는 것입니다.
여러분은 받은 편지함 습관을 어떻게 추적하고 계신가요? 습관이 좋은 방향으로 바뀌고 있나요?