요즘은 어디를 봐도 '그룹'이 넘쳐납니다. 페이스북이나 카카오톡 같은 소셜 앱에서도 그룹 기능은 이제 필수죠. 그렇다면 오래된 메일 서비스인 지메일(Gmail)만 예외일 이유가 있을까요? 지메일에서 그룹 이메일을 활용하면 매번 수신자 주소를 하나씩 찾아 입력하는 번거로움을 없앨 수 있습니다. 하지만 그룹 이메일의 장점은 이것뿐만이 아닙니다.
그룹 이메일은 단순히 이메일 주소를 나열한 목록 그 이상의 가치가 있습니다. 먼저 지메일에서 첫 번째 이메일 그룹을 만들어 본 뒤, 그 장점들을 하나씩 살펴보겠습니다.
Gmail에서 빠르게 그룹 이메일 만들기
같은 사람들에게 자주 메일을 보내고 있다면 그 순간 바로 그룹을 만들어 두는 것이 좋습니다. 이름 그대로 이메일 그룹은 하나의 대화를 공유할 수 있는 여러 이메일 주소의 묶음입니다. 지메일 받은함을 열고 아래 단계를 따라 해 보세요.
1. Gmail 계정으로 Google 주소록(Google Contacts)에 로그인합니다.
2. 목록에서 그룹으로 묶고 싶은 연락처를 골라 이름과 이메일 주소 앞의 체크박스에 체크합니다.
3. 상단의 그룹(Groups) 아이콘(사람 머리 세 개 모양)을 클릭하면 드롭다운 메뉴가 나타납니다.
4. 드롭다운 메뉴에서 기존 그룹을 선택하거나 새 그룹 만들기(Create new)를 클릭해 이 연락처들만의 새로운 목록을 만듭니다.
5. 팝업되는 새 그룹 대화상자에 고유한 그룹 이름을 입력합니다.
6. 확인(OK)을 클릭하면 그룹이 저장됩니다. 저장된 그룹은 화면 왼쪽 '내 연락처(My Contacts)' 아래에 표시되며, 연락처 목록에서 해당 연락처 옆에 그룹 이름 라벨이 붙어 있는 것도 확인할 수 있습니다.
검색창으로 공통 그룹 만들기
Google 주소록의 검색창 역시 그룹을 만드는 빠른 방법입니다. 연락처 정보가 잘 정리되어 있다면 검색 조건 하나만으로 손쉽게 그룹을 구성할 수 있습니다.
예를 들어 아래 스크린샷에서는 메모(Notes) 필드의 키워드를 활용해 IT 분야에 종사하는 지인들을 한데 모았습니다.
이후에는 검색 결과에서 연락처를 선택해 새 그룹을 만들거나, 기존 그룹에 멤버로 추가하기만 하면 됩니다.
같은 국적의 사람들, 같은 성을 가진 사람들 등 어떤 조건으로든 목록을 만들 수 있습니다. 그래서 Google 주소록을 깔끔하게 관리해 두는 것이 중요합니다.
이메일 그룹에 연락처 추가하기
이렇게 만든 이메일 그룹은 받은편지함을 정리하는 비결 중 하나입니다. 새 연락처를 알맞은 그룹에 계속 추가해 두면 매번 주소록을 뒤질 필요가 없습니다. 전체 연락처 목록에서도, 그룹 안에서도 클릭 몇 번으로 연락처를 추가할 수 있습니다.
그룹 안에서 추가하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 왼쪽 사이드바에서 해당 그룹을 선택합니다.
2. 사람 머리 하나 모양의 "그룹 이름"에 추가(Add to "Group Name") 아이콘을 클릭합니다.
3. 텍스트 상자에 이름을 입력하고 Gmail이 제안하는 이메일 주소를 선택한 뒤 추가(Add)를 클릭합니다. 한 사람에게 이메일 주소가 여러 개 등록되어 있다면 가장 먼저 저장된 주소가 사용됩니다.
개별 연락처 카드에서도 원하는 그룹에 바로 추가할 수 있습니다. 아래 화면을 참고하세요.
이메일 그룹에서 연락처 삭제하기
잘못된 연락처를 추가했거나 멤버 구성을 조정하고 싶을 때가 있습니다. 다행히 그룹에서 멤버를 제외하는 일은 체크를 해제하는 것만큼 간단합니다. 다음 6단계를 따라 해 보세요.
- Google 주소록 왼쪽 사이드바에서 그룹을 선택해 엽니다.
- 제거할 연락처를 이름 앞 체크박스로 하나 이상 선택합니다.
- 상단의 그룹 버튼을 클릭합니다.
- 해당 연락처를 제거하려는 그룹의 체크박스를 해제합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 적용(Apply)을 클릭합니다.
- 연락처가 즉시 목록에서 제거되며, 화면 상단에 작은 알림으로 변경 사항을 알려줍니다. 실수였다면 몇 초 안에 실행 취소할 수도 있습니다.
Gmail에서 배포 목록 만들기
그룹이 한 번 만들어지면 어떤 내용이든 보낼 수 있는 배포 목록(메일링 리스트)으로 활용할 수 있습니다. Google 주소록에서 바로 메일을 보낼 수도 있지만, 대부분은 Gmail을 직접 사용하는 편이 더 편리합니다.
- Gmail을 엽니다.
- 작성 버튼을 클릭합니다.
- 받는 사람: 입력란에 그룹 이름을 입력하기 시작하면 Gmail이 자동으로 그룹 이름을 제안해 줍니다.
- 제안된 그룹 이름을 선택하면 모든 이메일 주소가 받는 사람 필드에 한꺼번에 추가됩니다.
다른 주소와 마찬가지로 CC(참조), BCC(숨은 참조) 필드에도 Gmail 그룹을 넣을 수 있습니다. 특히 서로 모르는 사람들 여러 명에게 메일을 보낼 때는 BCC 필드를 사용하세요. 수신자들은 자신의 주소만 볼 수 있어 개인 정보도 지켜집니다.
Gmail 연락처 그룹 vs Google 그룹
Gmail 메일링 리스트와 Google 그룹(Google Groups)은 전혀 다른 개념입니다.
Gmail 연락처 그룹은 개인적인 용도로 쓰이는 반면, Google 그룹은 일종의 온라인 토론 포럼에 가깝습니다. Gmail의 그룹 이메일은 연락처를 통해 관리되며 생성자가 소유권을 갖습니다.
반면 Google 그룹으로는 이메일 기반 커뮤니티를 만들 수 있습니다. 모든 멤버와 회원 가입을 요청하는 누구나 사용할 수 있고, Gmail 계정이 없어도 참여할 수 있다는 점이 큰 장점입니다. 비슷한 관심사를 가진 팀의 협업 공간으로 활용하기 좋으며, 공유 이메일 주소를 갖는 협업 받은편지함을 만들거나 Google 캘린더를 함께 공유할 수도 있습니다.
여기서는 Gmail의 그룹 이메일에 집중하고 있으니, Google 그룹에 대해 더 궁금하다면 공식 지원 페이지를 참고하시기 바랍니다.
이메일 그룹의 생산성 이점
지메일 그룹 이메일은 팀을 위해서만 있는 것이 아닙니다. 어떤 공통 관심사든 그룹으로 묶을 수 있으니, 용도별로 맞춤 연락처 그룹을 만들어 두길 권합니다.
- 스터디 그룹을 조직하고 싶다면? 지메일 그룹을 만들어 멤버를 초대하세요.
- 개인화된 뉴스레터를 보내고 싶다면? 배포 목록과 뉴스레터 템플릿을 함께 준비하면 됩니다.
- 곧 열릴 이벤트가 있다면? 배포 목록 덕분에 특정 사람을 빠뜨릴 걱정이 없습니다.
- Gmail에서 여러 이메일 계정을 관리 중이라면? 맞춤 그룹 이메일로 보낸 메일을 깔끔하게 정리해 보세요.
배포 목록 기능은 Outlook에서 흔히 볼 수 있는 기능입니다. 하지만 약간의 노력만 들이면 Gmail도 강력한 데스크톱 메일 클라이언트 못지않게 활용할 수 있습니다. 오늘 바로 그룹을 만들어 보세요. Gmail 파워 유저로 거듭나는 가장 쉬운 첫걸음이 될 것입니다.