팀원 여러 명이 동일한 수신 이메일을 함께 관리해야 한다면, G Suite의 공동작업 받은편지함(Collaborative Inbox) 기능을 활용해 보세요. 하나의 계정에 여러 사용자를 추가할 수 있어, 팀원들이 동시에 같은 받은편지함을 관리할 수 있습니다.
이 글에서는 G Suite 계정에서 공동작업 받은편지함을 직접 만드는 방법과, 각종 기능 활용법, 팀원 지정 방법, 세부 권한 부여 방법까지 모두 소개합니다.
G Suite 공동작업 받은편지함이란?
G Suite의 공동작업 받은편지함은 여러 사람이 하나의 이메일 받은편지함에 접근하고, 유지·관리할 수 있도록 해주는 기능입니다. 마케팅팀이나 영업팀 전체가 비슷한 성격의 이메일에 답변해야 하는 회사나 조직에 특히 유용합니다.
Google 도구를 활용한 온라인 팀워크 협업을 촉진해 효율적인 업무 흐름을 만들고, 생산성을 높이는 데도 큰 도움이 됩니다.
예를 들어 영업 담당자들이 잠재 제휴 관련 이메일을 수시로 받는다면, 모든 팀원이 같은 받은편지함을 확인하도록 설정할 수 있습니다. 누구든 수신된 이메일에 답변하고 관리할 수 있죠.
학교에서 학부모의 이메일을 받는 경우에도 공동작업 받은편지함을 설정하면 어떤 교사든 해당 이메일에 답변할 수 있습니다. 적절한 권한을 가진 구성원이라면 누구나 이메일을 자신에게 할당하거나 다른 그룹 멤버에게 넘길 수 있습니다.
Gmail과 연동할 수 있는 협업 도구는 Google Workspace(구 G Suite)만 있는 것은 아니지만, 이미 G Suite를 사용 중이라면 가장 효율적인 선택입니다.
또한 이 도구를 사용하면 특정 이메일에 태그를 달 수 있어 받은편지함 정리가 쉬워지고, 오래된 이메일 검색도 한결 편리해집니다. 제품을 판매하는 경우 관련 이메일마다 제품 태그를 달아두면 다른 팀원이 해당 내용을 찾기 훨씬 수월합니다.
공동작업 받은편지함을 사용하기 전에 먼저 Google 그룹을 만들고 멤버를 추가해야 합니다.
Google 그룹 만들고 멤버 추가하는 방법
공동작업 받은편지함을 관리하고 접근하려면 먼저 그룹을 생성해야 합니다. 그룹을 만들어야 멤버를 추가할 수 있습니다.
- Google Groups에 로그인합니다.
- 그룹 만들기(Create Group)를 클릭합니다.
- 그룹 정보를 입력하고 설정을 선택합니다.
- 그룹 만들기(Create Group)를 클릭합니다.
그룹이 준비되면 이메일 초대, 멤버 직접 추가, 가입 신청 승인 방식으로 사람들을 그룹에 초대할 수 있습니다.
초대 메일을 보내면 수신자의 받은편지함으로 바로 전달되며, 수신자가 가입 의사를 확인하면 그룹에 참여하게 됩니다. 멤버를 직접 추가하려면 해당 사용자의 이메일 주소가 필요하며, 입력 후 제출하면 즉시 그룹에 추가됩니다.
그룹을 만들고 멤버를 추가하면 공동작업 받은편지함의 기본 준비는 끝납니다. 이제 남은 것은 기능을 활성화하는 일뿐입니다.
공동작업 기능 활성화하는 방법
기존 멤버를 위한 공동작업 받은편지함을 만들려면 먼저 공동작업 기능을 활성화해야 합니다. 아래 단계를 진행하기 전에 Google 그룹의 대화 기록(conversation history)이 켜져 있는지 확인하세요.
- Google Groups에 로그인합니다.
- 해당 그룹 이름을 클릭합니다.
- 그룹 설정(Group Settings)을 클릭합니다.
- 추가 Google 그룹 기능 사용(Enable additional Google Group features) 항목에서 공동작업 받은편지함(Collaborative inbox)을 선택합니다.
공동작업 기능 설정이 완료되면 각 멤버에게 권한을 부여해 계정 관리가 더욱 수월하도록 해야 합니다.
공동작업 받은편지함 멤버에게 권한 부여하는 방법
그룹 멤버에게 권한을 부여하면 팀원들이 대화 가져오기, 대화 할당, 완료 처리, 중복 표시, 조치 불필요 표시 등의 작업을 수행할 수 있게 됩니다.
권한은 기본 그룹 역할(소유자, 관리자, 멤버), 조직 내 모든 사용자, 웹상의 모든 사용자, 또는 직접 만든 맞춤 역할별로 다르게 지정할 수 있습니다.
- Google Groups에 로그인합니다.
- 해당 그룹 이름을 클릭합니다.
- 그룹 설정(Group Settings)을 클릭합니다.
- 권한 토글을 켬(Turn on)으로 변경합니다.
- 슬라이더를 조정해 어떤 사용자에게 권한을 부여할지 선택합니다.
필요하다면 권한 예외를 설정해 특정 멤버를 권한 적용 대상에서 제외할 수도 있습니다.
G Suite 공동작업 받은편지함 관리하기
공동작업 받은편지함을 활용하면 여러 멤버를 그룹에 배정하고 각자에게 맞는 권한을 부여해, 이메일을 효과적으로 관리할 수 있습니다.
모든 팀원이 받은편지함 전체에 접근할 수 있으며, 대화를 서로에게 할당할 수도 있습니다. 팀 구성을 마쳤다면 이제 계정과 데이터를 안전하게 지키는 보안 관리에도 신경 쓸 차례입니다.