업무든 개인 생활이든 여러 사람에게 한 번에 이메일을 보내는 일은 매우 흔합니다. 직장에서는 프로젝트 팀원들에게, 집에서는 가족들에게 단체 메일을 보내야 할 때가 많죠. Microsoft Outlook에서 배포 목록용 이메일 그룹을 미리 만들어 두면 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
그룹을 한 번만 설정해 두면 이메일 작성 시 그룹 이름만 넣어 여러 사람에게 동시에 메시지를 보낼 수 있습니다. 처음 해보신다면 걱정하지 마세요. 이 글에서 Windows와 Mac용 Outlook에서 그룹을 만드는 방법을 단계별로 자세히 안내해 드립니다.
연락처 그룹, 연락처 목록, 이메일 그룹, 배포 목록의 차이점
Microsoft Outlook에서 말하는 '연락처 그룹(Contact Group)', '연락처 목록(Contact List)', '이메일 그룹', '배포 목록(Distribution List)'은 사실상 모두 같은 기능을 가리킵니다. 용어만 다를 뿐 서로 혼용되고 있습니다.
실제로 Microsoft Office 공식 지원 사이트에서도 '배포 목록'이라는 용어 대신 '연락처 그룹'이라는 명칭을 사용하고 있습니다.
연락처 그룹(구 '배포 목록')을 사용하면 여러 사람에게 한 번에 이메일을 보낼 수 있습니다…
Outlook 앱 자체도 Windows 버전에서는 '연락처 그룹', Mac 버전에서는 '연락처 목록'이라는 용어를 리본 메뉴와 지원 문서에서 사용합니다. 따라서 아래 단계에서도 이러한 용어가 자주 등장할 것입니다.
참고로 나중에 Outlook 연락처를 내보내야 할 일이 생기면 관련 가이드를 함께 확인해 보시기 바랍니다.
Windows용 Outlook에서 연락처 그룹 만들기
Windows 컴퓨터에서 Outlook을 열고 연락처 그룹을 만들 준비를 하세요.
- Outlook 창 왼쪽 하단에서 사람(People)을 선택합니다.
- 리본 메뉴에서 새 연락처 그룹(New Contact Group)을 클릭합니다.
- 그룹 이름을 입력합니다.
또는 홈(Home) 탭에서 새 항목(New Items) > 추가 항목(More Items) > 연락처 그룹(Contact Group)을 선택해도 됩니다.
그룹에 연락처를 추가하려면 리본 메뉴에서 구성원 추가(Add Members)를 클릭하세요. Outlook 연락처나 주소록에서 구성원을 가져오거나, 새 연락처를 만들어 추가할 수 있습니다.
Outlook 연락처나 주소록에서 구성원을 추가하려면 팝업 창에서 해당 이름을 더블클릭하기만 하면 하단의 구성원(Members) 영역에 자동으로 추가됩니다. 완료되면 확인(OK)을 클릭합니다.
새 연락처를 추가하는 경우에는 창에 표시할 이름과 이메일 주소를 입력한 후 확인(OK)을 클릭하세요.
그룹에 구성원 추가를 마쳤다면 리본 메뉴에서 저장 후 닫기(Save & Close)를 클릭합니다.
해당 버튼이 보이지 않거나 리본 메뉴를 사용자 지정하고 싶다면 Office 2016의 리본 메뉴와 메뉴를 최대한 활용하는 방법을 참고해 보세요.
Windows에서 Outlook 그룹 이메일 작성하기
Outlook에서 이메일 그룹을 만든 후에는 몇 가지 방법으로 구성원에게 메시지를 보낼 수 있습니다.
메일 섹션에서 이메일 작성하기
Outlook의 메일 섹션에서 다음과 같이 생성한 연락처 그룹에 이메일을 보낼 수 있습니다.
- 새 전자 메일(New Email)을 클릭합니다.
- 받는 사람(To) 필드에 연락처 그룹에 지정한 이름을 입력하기 시작합니다. 또는 받는 사람(To) 버튼을 클릭해 그룹을 검색하거나 목록에서 그룹 이름을 직접 선택할 수도 있습니다.
- 그룹이 표시되면 선택한 뒤 확인(OK)을 클릭합니다.
사람 섹션에서 이메일 작성하기
Outlook의 사람(People) 섹션에 있는 경우라면 목록에서 해당 연락처 그룹을 클릭한 다음 이메일 아이콘을 선택하세요. 그러면 받는 사람 필드에 그룹이 이미 채워진 새 이메일 창이 열립니다.
Mac용 Outlook에서 연락처 목록 만들기
Mac에서 Outlook을 열고 연락처 목록을 만들 준비를 하세요.
- Outlook 창 왼쪽 하단에서 사람(People)을 선택합니다.
- 리본 메뉴에서 새 연락처 목록(New Contact List)을 클릭합니다.
- 목록 이름을 입력합니다.
메뉴 막대에서 파일(File) > 새로 만들기(New) > 연락처 목록(Contact List)을 선택하는 방법도 있습니다.
목록에 연락처를 추가하려면 팝업 창의 이름(Name)과 전자 메일(E-mail) 필드에 입력하기 시작하면 됩니다. 기존 연락처로 인식되는 이름을 입력하면 해당 연락처 제안이 표시되므로, 선택하기만 하면 목록에 바로 추가됩니다.
새 연락처를 추가하는 경우에는 이름과 이메일 주소를 입력하면 됩니다. 종료하기 전에 리본 메뉴에서 그룹에 범주(Category)를 지정할 수도 있습니다. 가족, 친구, 팀 같은 옵션이 제공됩니다.
목록에 구성원 추가를 마쳤다면 리본 메뉴에서 저장 후 닫기(Save & Close)를 클릭합니다.
Mac에서 '새 연락처 목록' 버튼이 비활성화된 경우
사람 섹션의 리본 메뉴에서 새 연락처 목록 버튼을 클릭할 수 없다면 간단히 해결할 수 있습니다.
- 메뉴 막대에서 Outlook > 환경설정(Preferences)을 클릭합니다.
- 일반(General)을 선택합니다.
- 내 컴퓨터 숨기기(Hide On My Computer) 항목의 체크박스 선택을 해제합니다.
Mac에서 Outlook 그룹 이메일 작성하기
Outlook에서 이메일 그룹을 만든 후에는 몇 가지 방법으로 구성원에게 메시지를 보낼 수 있습니다.
메일 섹션에서 이메일 작성하기
아마 Outlook의 메일 섹션을 가장 자주 사용하게 될 텐데요. 생성한 배포 목록에 이메일을 보내려면 다음 단계를 따르세요.
- 새 전자 메일(New Email)을 클릭합니다.
- 받는 사람(To) 필드에 연락처 목록에 지정한 이름을 입력합니다. 또는 필드 오른쪽의 검색(Search) 버튼을 클릭한 뒤 상단 검색 상자에서 목록을 검색할 수도 있습니다.
- 목록이 표시되면 선택하기만 하면 받는 사람란에 바로 입력됩니다.
사람 섹션에서 이메일 작성하기
Outlook의 사람(People) 섹션에 있는 경우라면 연락처 목록 위에 마우스를 올렸다가 이메일 아이콘이 표시되면 클릭하기만 하면 됩니다.
그러면 받는 사람란에 해당 연락처 목록이 채워진 새 이메일 창이 열려 바로 메시지를 작성할 수 있습니다.
Outlook 그룹으로 업무 속도 높이기
Outlook에서 그룹을 만드는 것은 정말 간단합니다. 매번 같은 사람들에게 이메일을 보내는 일이 잦다면 그룹 기능이 확실히 큰 도움이 될 것입니다.
이메일과 받은 편지함을 더욱 효율적으로 활용하고 싶다면 Outlook 실력을 한 단계 끌어올려 주는 10가지 유용한 팁도 함께 확인해 보세요.