마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook)에는 투표 기능을 만들 수 있는 유용한 기능이 숨어 있다는 사실을 알고 계셨나요? 아웃룩에서 이메일 설문(투표)을 만들면 질문을 작성해 이메일로 전송하고, 받는 사람들의 피드백을 손쉽게 수집할 수 있습니다. 메일을 보낸 후 받는 사람은 이메일 안에서 직접 투표에 참여할 수 있으며, 그 결과가 발신자에게 자동으로 회신됩니다.
아웃룩에는 '빠른 설문(Quick Poll)'이라는 편리한 기능도 있지만, 삽입 탭에서 빠른 설문 기능이 보이지 않는 경우가 있습니다. 이럴 때 사용할 수 있는 또 다른 방법이 바로 '투표 단추' 기능입니다. 이번 글에서는 그 방법을 단계별로 자세히 알려드리겠습니다.
아웃룩에서 투표 설문 만드는 방법
1. 새 이메일 작성 및 투표 단추 설정
먼저 아웃룩을 실행합니다.
새 전자 메일(New Email) 버튼을 클릭합니다.
새 전자 메일 창이 열리면 상단의 옵션(Options) 탭을 클릭합니다.
옵션 탭의 추적(Tracking) 그룹에서 투표 단추 사용(Use Voting Button) 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
투표 단추 사용은 메시지에 투표 버튼을 추가하는 아웃룩의 기능입니다. 메일을 읽는 사람은 발신자가 지정한 옵션 중 하나에 투표할 수 있고, 그 투표 결과는 별도의 이메일 형태로 발신자에게 다시 전송됩니다.
드롭다운 목록에는 승인; 거부(Approve; Reject), 예; 아니요(Yes; No), 예; 아니요; 보류(Yes; No; Maybe), 그리고 원하는 항목을 직접 만들 수 있는 사용자 지정(Custom) 옵션이 제공됩니다.
이번 예제에서는 직접 옵션을 만들어 보겠습니다. 목록에서 사용자 지정(Custom)을 클릭합니다.
2. 속성 대화상자에서 투표 옵션 입력하기
속성(Properties) 대화상자가 열립니다.
투표 및 추적 옵션(Voting and tracking options) 섹션에서 '투표 단추 사용' 체크박스에 체크가 되어 있는지 확인합니다.
목록 상자에 원하는 투표 선택지를 입력합니다. 각 항목은 세미콜론(;)으로 구분하면 됩니다.
입력을 마친 후 대화상자를 닫습니다.
그러면 메시지 작성 화면 상단에 '이 메시지에 투표 단추가 추가되었습니다'라는 확인 문구가 표시됩니다.
만약 투표 단추 사용 기능을 다시 클릭하면, 방금 속성 대화상자에서 입력한 옵션들이 목록에 추가된 것을 확인할 수 있습니다. 사용자 지정 옵션에 체크 표시가 되어 있는지 확인하세요.
3. 이메일 전송 및 투표 참여
준비가 완료되면 보내기(Send)를 클릭합니다.
참고로 발신자인 본인도 이 설문에 직접 투표할 수 있습니다. 테스트 삼아 투표해 보면 결과 수집 과정을 미리 확인할 수 있어 유용합니다.
보낸 편지함(Sent Items)으로 이동하여 방금 보낸 설문 이메일을 클릭합니다.
메시지 상단에 '이 메시지에 투표 단추가 추가되었습니다. 여기를 클릭하여 투표하세요'라는 버튼이 나타납니다.
해당 버튼을 클릭하고 원하는 옵션을 선택합니다.
그러면 Microsoft Outlook 대화상자가 열리며, 지금 회신 보내기(Send the response now) 또는 보내기 전에 회신 편집(Edit the response before sending) 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다.
여기서는 지금 회신 보내기를 선택한 뒤 확인(OK)을 클릭합니다.
4. 투표 결과 확인하기
받은 편지함(Inbox)에서 누가 어떤 항목에 투표했는지 결과를 확인할 수 있습니다. 받는 사람들이 투표를 마칠 때마다 회신이 도착하므로, 진행 상황을 실시간으로 파악할 수 있습니다.
이번 가이드를 통해 아웃룩에서 이메일 투표 설문을 만들고 결과를 확인하는 방법을 이해하는 데 도움이 되었기를 바랍니다. 회의 일정 조율, 간단한 의사 결정, 팀 설문 등 다양한 상황에서 활용해 보세요.
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