이메일 서명은 특히 비즈니스 환경에서 널리 사용됩니다. 서명에는 발신자에 대한 정보가 담기며, 일반적으로 이름, 회사 내 직위, 이메일 주소 등의 세부 정보가 포함됩니다. 원한다면 Outlook 이메일에도 서명을 추가할 수 있습니다.
이전에 이메일에 서명을 추가하는 가이드를 소개한 적이 있지만, 그 이후 인터페이스가 많이 변경되었습니다. 이 가이드에서는 다양한 플랫폼용 최신 버전 Outlook을 기준으로 PC에서 서명을 추가하는 방법을 자세히 안내합니다.
Windows용 Outlook에서 서명 추가하기
Windows 사용자라면 Outlook이 기본 이메일 클라이언트일 가능성이 높습니다. Outlook은 Windows 환경에서 매우 안정적으로 작동하며, 하나의 앱에서 여러 이메일 계정을 손쉽게 관리할 수 있습니다.
Windows용 Outlook에 서명을 추가하는 방법은 매우 간단합니다. 계정별로 서로 다른 서명을 만들어 사용할 수도 있습니다.
- PC에서 Outlook 앱을 실행합니다.
- 화면 왼쪽 상단의 파일(File) 탭을 클릭하여 메뉴를 엽니다.
- 왼쪽 사이드바에서 옵션(Options)을 클릭합니다.
- 다음 화면에서 왼쪽 사이드바의 메일(Mail)을 클릭하여 이메일 설정으로 이동합니다.
- 오른쪽 창에서 메시지 작성(Compose messages) 섹션을 찾습니다. 이 섹션 안에 서명(Signatures) 버튼이 있으므로 클릭하여 엽니다.
- 다음 화면에서 새로 만들기(New)를 클릭하여 새 서명을 생성합니다.
- 서명 이름을 입력하라는 창이 나타납니다. 이름을 입력한 후 확인(OK)을 클릭합니다.
- 목록에서 서명을 선택하면 아래 입력 상자에서 바로 편집할 수 있습니다.
일반 텍스트로 서명을 입력한 뒤, 제공되는 서식 옵션을 활용해 스타일을 꾸밀 수 있습니다. 원하는 경우 이미지를 서명에 추가하는 것도 가능합니다.
기본 서명 선택(Choose default signature) 섹션에서 새 서명을 사용할 이메일 계정을 지정합니다. 새 이메일마다 서명이 자동으로 적용되길 원한다면 새 메시지(New messages) 메뉴에서 해당 서명을 선택하세요. 회신 및 전달 메일에 사용할 서명도 별도로 지정할 수 있습니다.
모든 설정을 마쳤으면 확인(OK)을 클릭하여 완료합니다.
Mac용 Outlook에서 서명 추가하기
Mac용 Outlook에서도 서명을 추가할 수 있으며, 다만 해당 옵션의 위치가 Windows와 다를 뿐입니다. 서명을 추가하고 서식을 지정하는 기능은 거의 동일하게 제공됩니다.
- Dock에서 Launchpad를 클릭하고 Outlook을 검색한 후 실행합니다.
- 상단의 Outlook 메뉴를 클릭하고 환경설정(Preferences)을 선택합니다.
- 다음 화면에서 이메일(Email) 섹션의 서명(Signatures)을 클릭합니다. 여기서 이메일 서명을 관리할 수 있습니다.
- 서명 편집(Edit signature) 상자에서 +(더하기) 버튼을 클릭하여 새 서명을 추가합니다.
- 새 창이 열리며 서명을 입력하고 서식을 지정할 수 있습니다. 다양한 스타일 옵션을 활용해 원하는 모양의 서명을 만들 수 있습니다.
- 기본 서명 선택(Choose default signature) 섹션에서는 서명을 사용할 이메일 계정, 새 이메일 적용 여부, 회신 및 전달 메일 포함 여부 등을 지정할 수 있습니다.
웹용 Outlook에서 서명 추가하기
데스크톱 버전과 달리 웹용 Outlook은 옵션이 복잡하게 얽혀 있지 않아 서명 설정을 쉽게 찾을 수 있습니다. 웹에서 앱을 열고 몇 번의 클릭만으로 설정을 완료할 수 있습니다.
- 웹용 Outlook에 접속하여 아직 로그인하지 않았다면 계정에 로그인합니다.
- 오른쪽 상단의 설정(톱니바퀴) 아이콘을 클릭하고 모든 Outlook 설정 보기(View all Outlook settings) 옵션을 선택합니다.
- 다음 화면에서 메일 작성 및 회신(Compose and reply)을 클릭합니다.
- 오른쪽 창에 넓은 흰색 입력 상자가 나타납니다. 바로 여기에 서명을 작성하면 됩니다.
서명을 입력하고 제공되는 도구로 서식을 지정한 뒤, 이메일에 서명을 포함할 시점 등의 옵션을 선택하고 하단의 저장(Save)을 클릭하면 완료됩니다.
Outlook에서 서명 사용하기
모든 발신 이메일에 서명을 자동으로 포함하도록 설정하지 않았다면, 새 이메일을 작성할 때마다 서명을 수동으로 삽입해야 합니다. 하지만 새 이메일 창에서 해당 옵션에 쉽게 접근할 수 있어 매우 간편합니다.
- Outlook을 실행하고 새 전자 메일(New Email)을 클릭하여 새 메일을 작성합니다.
- 메시지(Message) 탭에 있는지 확인합니다. 탭에서 포함(Include) 섹션을 찾아 서명(Signature)을 클릭합니다.
- 이전에 만든 서명이 목록에 표시됩니다. 클릭하면 현재 작성 중인 이메일에 즉시 삽입됩니다.
- 다른 서명을 사용하고 싶다면 서명(Signatures) 옵션을 클릭하여 원하는 서명을 선택하면 됩니다.
Outlook에서 서명 변경하기
직위 변경, 연락처 업데이트 등 서명에 포함된 정보가 바뀌었다면 서명도 최신 상태로 유지해야 합니다. 모든 플랫폼의 Outlook에서 서명을 수정할 수 있으며, 방법은 아래와 같습니다.
- Windows용 Outlook에서 새 전자 메일(New Email)을 클릭하고 서명(Signature)을 선택한 뒤 서명(Signatures)을 클릭합니다. 그런 다음 서명을 선택하고 내용을 수정하면 됩니다.
- Mac용 Outlook에서는 Outlook > 환경설정(Preferences) > 서명(Signatures)으로 이동한 후 서명을 선택하고 편집(Edit)을 클릭합니다.
- 웹용 Outlook에서는 설정 아이콘을 클릭하고 모든 Outlook 설정 보기를 선택한 다음 메일 작성 및 회신으로 이동하면 서명을 수정할 수 있습니다.
Outlook 이메일에 서명을 추가하면 발신자 정보를 명확히 전달할 수 있어 업무 소통에 큰 도움이 됩니다. 이 가이드가 유용했다면 아래 댓글로 의견을 남겨주세요.