매번 같은 형식으로 이메일에 서명을 붙이고 있다면, 미리 이메일 서명을 만들어 두는 것이 좋습니다. 이메일 서명은 업무 커뮤니케이션에서 전문성을 드러내는 동시에 디지털 명함 역할을 합니다. 잘 디자인된 서명 하나면 회사, 웹사이트, 블로그, 출간한 책 등 무엇이든 손쉽게 홍보하는 도구로도 활용할 수 있습니다.
앞서 데스크톱용 Outlook에서 이메일 서명을 추가하는 방법을 소개한 바 있습니다. 그렇다면 Office 365의 Microsoft Outlook 웹 앱을 사용 중이라면 어떻게 해야 할까요? 이 글에서는 Office 365 Outlook 웹 앱에서 서명을 추가하고, 삽입하고, 수정하는 방법을 단계별로 안내합니다.
1단계: Microsoft Office 365 로그인
Microsoft Outlook 온라인 버전에 접속하려면 Microsoft Office 사이트로 이동한 뒤 개인 Microsoft 계정으로 로그인하세요. 회사용 또는 학교용 Microsoft 계정으로도 로그인할 수 있습니다.
로그인 후 앱 목록에서 Outlook을 클릭합니다.
2단계: Outlook 설정 열기
화면 오른쪽 상단의 톱니바퀴 모양 설정 아이콘을 클릭합니다.
이어서 설정 창 하단에 있는 모든 Outlook 설정 보기를 클릭합니다.
3단계: 설정에서 이메일 서명 메뉴 찾기
설정 화면에서 왼쪽 창의 메일을 클릭한 뒤, 가운데 창에서 메일 작성 및 회신을 선택합니다.
4단계: 이메일 서명 서식 지정하기
이메일 서명 입력창 상단에는 서명의 서식을 꾸밀 수 있는 도구 모음이 있습니다. 텍스트를 굵게, 기울임꼴, 밑줄로 표현할 수 있으며 글자 크기와 정렬도 자유롭게 조절할 수 있습니다.
다만 직접 테스트해 본 결과, 커서 위치와 상관없이 선택한 서식이 항상 서명 맨 앞 부분에 적용되는 현상이 있었습니다. 이 경우 서식을 적용한 텍스트를 먼저 서명 맨 앞에 입력한 후, 원하는 위치로 복사해 붙여넣는 방식으로 해결할 수 있습니다.
5단계: Office 365 이메일 서명 추가하기
이메일 서명 입력창에 서명으로 사용할 내용을 입력합니다. 어떤 내용을 넣어야 할지 고민된다면, 온라인 이메일 서명 생성기를 활용해 보세요.
Outlook 웹 앱에서는 서명에 이미지 파일을 직접 삽입할 수 없습니다. 하지만 다른 프로그램에서 이미지를 복사한 뒤 서명 영역에 붙여넣는 것은 가능합니다. 붙여넣은 텍스트나 이미지는 앞 단계의 서식 적용과 달리 커서가 위치한 곳에 삽입됩니다.
또는 무료 이메일 서명 생성기 앱으로 서명을 디자인한 후 여기에 붙여넣는 방법도 있습니다.
서명을 자동으로 포함하는 옵션은 두 가지입니다.
- 새 메시지를 작성할 때마다 서명이 자동으로 들어가게 하려면 새로 작성하는 메시지에 내 서명 자동 포함 확인란에 체크하세요.
- 회신이나 전달 시에도 서명이 자동으로 들어가게 하려면 전달 또는 회신하는 메시지에 내 서명 자동 포함 확인란에 체크하세요.
Outlook 웹 앱에서는 서명을 하나만 등록할 수 있기 때문에 새 이메일과 회신·전달 메시지의 서명이 동일하게 적용됩니다. 반면 Outlook 데스크톱 앱에서는 새 메일과 회신에 서로 다른 서명을 설정할 수 있습니다.
저장을 클릭한 뒤 오른쪽 상단의 X를 눌러 메일 작성 및 회신 창을 닫습니다.
Outlook 웹 앱과 데스크톱 앱을 함께 사용하는 경우, 한쪽에서 만든 서명은 다른 쪽에서 사용할 수 없습니다. 즉, 각 앱에서 서명을 따로 만들어야 합니다. 웹 앱에서는 서명을 하나만 만들 수 있지만, 데스크톱 앱에서는 기본 서명 하나와 여러 개의 대체 서명을 운영할 수 있습니다.
6단계: 이메일 서명 자동 삽입하기
새 이메일에 서명을 자동으로 삽입하도록 설정했다면, 새 메시지를 클릭하는 순간 메시지 본문에 서명이 자동으로 나타납니다.
7단계: 이메일 서명 수동으로 삽입하기
모든 이메일에 서명을 자동으로 추가하지 않기로 선택했다면, 메일 작성 화면 상단의 메뉴 버튼을 클릭한 후 서명 삽입을 선택해 언제든 수동으로 넣을 수 있습니다.
서명이 이메일에 삽입되며 커서는 메시지 본문 맨 앞으로 이동합니다. 받는 사람과 제목 입력을 잊지 않도록 주의하세요.
8단계: Office 365에서 Outlook 이메일 서명 변경하기
Outlook 웹 앱의 서명을 수정하려면 설정의 메일 작성 및 회신 화면으로 다시 이동한 뒤, 이메일 서명 입력창의 내용을 바꾸면 됩니다.
수정된 서명은 이후 작성하는 모든 새 이메일, 회신, 전달 메시지에 자동으로 적용됩니다.
이메일 서명으로 프로페셔널한 인상 남기기
이메일 서명을 활용하면 좋은 첫인상을 빠르고 간편하게 남길 수 있습니다. 개인적인 용도든 업무용이든 마찬가지입니다. 다만 서명이 오히려 잘못된 인상을 주지 않도록 내용과 디자인에 신경 쓰는 것이 중요합니다.