아웃룩이나 지메일 메시지 끝에 붙는 서명은 이메일에 세련된 인상을 더해 줍니다. 이메일 서명은 네트워킹과 홍보를 위한 강력한 도구이기도 합니다. 이름, 연락처, 그리고 선택적으로 웹사이트와 회사 주소만 포함된 간단한 서명이라도 당신에 대해 많은 것을 말해 줄 수 있습니다.
아웃룩으로 이메일을 보내는 분이라면 서명을 만드는 일은 정말 쉽습니다. 시간이 많이 걸리지 않을 뿐만 아니라 유연하게 활용할 수 있고, 업무용과 개인용으로 여러 개의 서명을 따로 운영할 수도 있습니다.
아웃룩에서 서명 추가하기
아웃룩에서 서명을 만드는 방법을 잘 모르겠다면 먼저 설정 화면에 접근해야 합니다. 아웃룩 데스크톱 앱에서는 두 가지 방법으로 이 화면을 열 수 있습니다.
- 첫 번째 방법: 파일(File) > 옵션(Options) > 메일(Mail)을 차례로 클릭합니다. 서명(Signatures) 옵션이 보이면 해당 버튼을 누르면 됩니다.
- 두 번째 방법: 이메일 작성 화면에서 삽입(Insert) 탭을 선택한 뒤, 서명(Signatures) 드롭다운 상자를 열고 서명(Signatures)을 고릅니다.
두 방법 모두 서명 및 편지지(Signatures and Stationery) 화면으로 이동합니다. 바로 이곳에서 서명을 만들고 각종 설정을 구성하게 됩니다.
아웃룩에서 서명 만들기
처음으로 서명을 만들 때는 설정 창의 전자 메일 서명(E-mail Signature) 탭에 있는지 먼저 확인하세요. 그다음 아래 단계를 따라 하면 됩니다.
- 여러 개의 이메일 주소를 등록해 두었다면 오른쪽에서 사용할 이메일 계정을 선택합니다. 계정마다 서로 다른 서명을 만들 수 있다는 점을 기억하세요.
- 새로 만들기(New)를 클릭합니다. 아직 다른 서명이 없다면 이 버튼만 활성화되어 있을 것입니다.
- 서명에 이름을 붙입니다. 서명을 여러 개 만들 계획이라면 이 단계가 특히 중요합니다. 예를 들어 새 메시지용과 답장용, 혹은 사무실 내부용과 외부용으로 서명을 나눌 수 있습니다. 한눈에 알아볼 수 있는 의미 있는 이름을 사용하는 것이 좋습니다.
- 완료되면 확인(OK)을 클릭합니다.
서명 서식 꾸미기
이제 본격적으로 텍스트 편집기에서 돋보이는 이메일 서명을 만들어 볼 차례입니다. 물론 이름과 연락처만 넣고 심플하게 유지할 수도 있습니다. 하지만 제공되는 도구를 활용하면 글꼴 스타일과 크기를 바꾸고, 텍스트 서식을 적용하고, 색상을 변경하며, 왼쪽·오른쪽·가운데 정렬까지 자유롭게 조정할 수 있습니다.
서식을 변경하려면 서명을 입력하기 전에 도구를 사용해도 되고, 입력한 후에 적용해도 됩니다. 다만 전자 메일 서명 텍스트 상자에 먼저 내용을 입력한 뒤 수정하는 것이 가장 편리합니다.
텍스트 꾸미기
서명을 입력한 후 텍스트를 변경하려면 해당 텍스트를 선택한 뒤 글꼴 스타일, 크기, 서식 또는 색상을 조정하면 됩니다. 예를 들어 이름을 더 크고 우아한 글꼴로 표시하거나, 회사 이름과 전화번호를 회사 대표 색상으로 보여줄 수 있습니다.
링크 추가하기
아웃룩 데스크톱에서 서명을 만들 때 좋은 점 중 하나는 웹사이트 링크를 자동으로 생성해 준다는 것입니다. "www."를 입력하고 나머지 URL을 이어서 쓴 뒤 Enter 키를 누르면 해당 텍스트가 자동으로 사이트에 연결됩니다.
또는 하이퍼링크(Hyperlink) 버튼을 사용해 직접 텍스트에 링크를 걸고 원하는 문구를 표시할 수도 있습니다. 예를 들어 회사 이름은 그대로 보여주면서 클릭 시 회사 웹사이트로 이동하도록 설정하는 식입니다.
방법은 다음과 같습니다.
- 텍스트를 선택하고 편집기 상단의 하이퍼링크(Hyperlink) 버튼을 클릭합니다.
- 연결 대상(Link To)에서 기존 파일 또는 웹 페이지(Existing File or Web Page)가 선택되어 있는지 확인합니다.
- 상단에 표시될 텍스트를 확인하고 주소(Address) 필드에 URL을 입력합니다.
- 확인(OK)을 클릭하면 완료됩니다.
같은 창에서 이메일 주소에도 링크를 걸 수 있습니다. 이 역시 이메일 주소를 깔끔하게 표현하는 유용한 방법입니다. 심지어 제목 줄까지 포함할 수 있어, 받는 사람이 서명의 주소를 클릭해 보낸 메일임을 알 수 있게 할 수도 있습니다. 단, 받는 사람이 자신의 메일 앱에서 제목을 수정할 가능성은 있다는 점을 참고하세요.
이미지 삽입하기
서명을 돋보이게 하는 또 다른 훌륭한 방법은 이미지를 넣는 것입니다. 가장 흔한 용도는 회사 로고이며, 실제로 많은 기업이 직원 서명에 로고 포함을 의무화하고 있습니다. 어느 쪽이든 링크 추가만큼 쉽게 넣을 수 있습니다.
커서를 서명에서 이미지를 넣고 싶은 위치로 옮긴 뒤 그림(Image) 버튼을 클릭합니다. 팝업 창에서 파일을 찾아 선택하고 삽입(Insert)을 누르면 끝입니다. 아웃룩이 서명에 이미지를 넣어 줍니다.
이미지를 삽입한 후 서식을 다듬고 싶다면 그것도 가능합니다. 이미지를 더블클릭하면 서식 창이 열리고, 크기나 색상·선 조정은 물론 대체 텍스트 입력과 이미지 자르기까지 할 수 있습니다.
서명 속 이미지를 활용하는 또 다른 좋은 방법은 링크를 거는 것입니다. 이렇게 하면 받는 사람이 로고를 클릭해 바로 회사 웹사이트로 이동할 수 있습니다. 이미지를 추가한 뒤 위에서 설명한 단계대로 링크를 삽입하면 됩니다.
명함 포함하기
다른 서식 도구만큼 흔하지는 않지만 명함을 추가하는 옵션도 있습니다. 커서를 원하는 위치에 놓고 명함(Business Card) 버튼을 클릭한 뒤, 찾는 위치(Look in) 드롭다운 상자에서 위치를 선택하고 확인(OK)을 누르면 됩니다.
이름, 직함, 회사 이름이 담긴 명함이 저장되어 있다면 관련 정보를 빠르게 추가할 수 있는 편리한 방법입니다.
서명 구성 설정하기
이제 남은 일은 서명을 언제 사용할지 정하는 것뿐입니다. 이미 어떤 이메일 주소에 연결할지는 선택했지만, 그 외에도 설정할 부분이 있습니다. 새 메시지, 답장·전달, 혹은 둘 다에 서명을 사용하도록 지정할 수 있고, 각각 다른 서명을 만들 수도 있습니다.
예를 들어 이름과 함께 상세 정보가 많이 담긴 서명이라면, 단순히 답장하거나 메일을 전달할 때까지 모든 내용을 포함하고 싶지 않을 수 있습니다. 그럴 때는 간단한 감사 인사와 이름만 담긴 서명을 쓰는 것이 좋겠죠.
이 경우 기존 서명은 새 메시지(New messages) 영역에 그대로 두고, 새 서명을 하나 더 만들어 답장/전달(Replies/forwards) 상자에서 선택하면 됩니다. 아웃룩이 기본적으로 이 서명들을 이메일에 자동으로 넣어 주지만, 보내기 전에 언제든 변경할 수 있습니다.
아웃룩에서 다른 서명 사용하기
기본 서명을 설정해 두면 메시지를 작성하거나 답장, 전달할 때 일일이 삽입할 필요가 없습니다. 그런데 특정 이메일에서 다른 서명을 쓰고 싶다면 어떻게 해야 할까요?
새 메시지 창에서 삽입(Insert) 탭을 클릭합니다. 그런 다음 서명(Signatures) 드롭다운 상자를 열고 사용하려는 서명을 고르면 됩니다. 선택한 서명이 기본 서명을 대신해 이메일에 바로 나타납니다.
아웃룩에서 서명 변경하기
서명을 모두 설정해 두었더라도 수정이 필요한 순간이 올 수 있습니다. 기존 서명은 어떻게 편집할까요? 새로 만드는 것만큼 간단합니다.
앞서와 마찬가지로 파일(File) > 옵션(Options) > 메일(Mail)을 클릭해 서명 설정 창에 접속하거나, 이메일 작성 화면에서 삽입(Insert) 탭 → 서명(Signatures) 드롭다운 → 서명(Signatures)을 선택합니다.
그다음 편집할 서명 선택(Select signature to edit) 상자에서 해당 서명의 이름을 고릅니다. 편집기에서 내용을 수정한 뒤 저장(Save)을 클릭하면 됩니다.
필요하다면 이 화면에서 서명 이름을 바꾸는 것도 가능합니다. 이름 바꾸기(Rename)를 클릭하고 새 이름을 입력한 뒤 저장(Save)하면 됩니다.
서명은 업무용 이메일에만 쓰이는 게 아닙니다
회사에서 이메일 서명과 서식에 대한 엄격한 규정을 두고 있거나, 전문성을 위해 심플한 서명을 선호하는 경우도 있을 겁니다. 하지만 이메일 서명은 업무에만 쓰이는 것이 아니며, 아웃룩이 제공하는 도구를 활용하면 개인 이메일도 재미있고 창의적으로 꾸밀 수 있습니다.
몇 가지 아이디어를 소개합니다.
친구와 가족에게 보내는 이메일에 명절 분위기를 더해 보세요. 귀여운 명절 이미지를 넣고, 경쾌한 맺음말을 붙이며, 축제 분위기의 색상으로 서명을 꾸밀 수 있습니다.
인용문으로 동기부여, 영감, 혹은 유머를 담아 보세요. 아웃룩의 서식 도구를 활용하면 어떤 문장이든 멋지게 혹은 재치 있게 표현할 수 있습니다.
축구, 농구, 야구 시즌에는 응원하는 팀에 대한 애정을 표현해 보세요. 좋아하는 팀의 사진을 삽입하고 공식 홈페이지에 링크를 걸며, 팀 컬러를 활용하면 멋진 효과를 낼 수 있습니다.
더 많은 옵션이 필요하다면 이메일 서명 생성기를 활용해 보는 것도 좋은 방법입니다.
웹 버전 아웃룩에서 서명 설정하기
가끔 웹 브라우저로 아웃룩 계정에 접속한다면, 거기서도 기본 서명을 추가할 수 있습니다. 웹용 아웃룩은 데스크톱용 아웃룩과 완전히 같지는 않지만, 서명 기능은 두 환경 모두에서 지원됩니다.
- 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭해 설정을 엽니다.
- 하단의 모든 Outlook 설정 보기(View All Outlook Settings)를 선택합니다.
- 왼쪽에서 메일(Mail)을 고른 뒤 작성 및 회신(Compose and reply)을 클릭합니다.
현재 웹용 아웃룩에서는 하나의 서명만 만들어 사용할 수 있지만, 서식을 적용하거나 이미지와 링크를 추가하고 메시지 유형별로 구성하는 것은 여전히 가능합니다.
아웃룩 이메일 서명 만들기에 시간을 투자할 가치가 있습니다
업무용 이메일에서 서명은 간결하면서도 매력적이고 실용적일 수 있습니다. 받는 사람이 연락처를 쉽게 확인하고 회사 웹사이트를 방문할 수 있게 해 줍니다. 개인 이메일에서는 서명이 독특하고 재미있으며 즐거움을 주는 요소가 되어, 당신의 개성과 열정을 보여줄 수 있습니다.
그러니 아웃룩 이메일 서명을 만드는 데 시간을 들이는 것은 언제나 그만한 가치가 있습니다.
업무용 서명에 대해 더 많은 도움이 필요하다면, 완벽한 프로페셔널 이메일 서명을 만드는 팁도 함께 확인해 보세요.