서명의 목적은 문서의 진위 여부와 유효성을 입증하는 것입니다. 종이 문서에서 컴퓨터로 업무 환경이 옮겨오면서 거의 모든 작업에서 서명을 대체할 수단이 필요해졌고, 그 역할을 하는 것이 바로 디지털 서명입니다. 이번 글에서는 Windows PC에서 Word, Excel, PowerPoint 파일에 서명을 추가, 제거, 수정하는 방법을 알아보겠습니다. 절차는 대체로 비슷하지만, 여기서는 Microsoft Office Word를 기준으로 설명합니다.
Word 파일에서 디지털 서명 추가, 제거 및 변경하기
디지털 서명은 암호화된 전자 도장으로, 디지털 문서의 정보가 실제 서명자가 작성한 것임을 보증합니다. 또한 정보가 전송 과정에서 변조되지 않았다는 사실도 함께 보장해 줍니다.
디지털 서명을 만들기 전에는 반드시 서명 인증서(signing certificate)가 필요합니다. 디지털 서명된 문서를 보낼 때는 인증서와 공개 키도 함께 전송되며, 이를 통해 문서가 전송 중에 변경되지 않았음을 상대방이 확인할 수 있습니다. 인증서의 유효 기간은 통상 1년이지만, 발급 기관에 따라 다를 수 있습니다. 디지털 ID 발급 방법에 대한 자세한 내용은 Microsoft 공식 문서를 참고하는 것이 좋습니다.
본 가이드는 Word, Excel, PowerPoint 등 Office 프로그램에서 디지털 서명을 다루는 방법을 다룹니다. Outlook의 경우에는 Outlook용 디지털 이메일 서명 추가 가이드를 별도로 확인하시기 바랍니다.
Word에서 서명란 만들기
- 문서에서 디지털 서명란을 삽입하고 싶은 위치에 커서를 놓습니다.
- 상단 탭 중 삽입(Insert) 탭을 클릭합니다.
- 텍스트(Text) 그룹에서 서명란(Signature Line) 목록의 화살표를 클릭한 뒤, Microsoft Office 서명란을 선택합니다. 그러면 서명 설치(Signature Setup) 대화 상자가 열립니다.
- 대화 상자에는 서명자의 성명, 직함, 이메일 주소, 서명자에게 전달할 지침 등의 입력 항목이 있습니다. 필수 항목은 서명자에게 남길 지침뿐입니다. 설정을 완료하면 문서에 서명란이 생성되며, 서명자가 이를 채우게 됩니다.
디지털 서명으로 문서 서명하기
- 문서 내 서명란을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 서명(Sign)을 선택합니다.
- 이미지 선택을 클릭하고 직접 쓴 서명 이미지를 찾아 불러올 수도 있습니다.
- 태블릿 사용자라면 X 옆의 잉크(Inking) 옵션을 클릭한 후 터치패드나 스타일러스로 직접 서명할 수 있습니다.
서명이 완료되면 문서 하단에 디지털 서명 표식이 추가됩니다.
Word에서 디지털 서명 제거하기
서명란을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 서명 제거(Remove Signature)를 선택하면 간단히 삭제할 수 있습니다.
Word에 보이지 않는 디지털 서명 추가하기
보이지 않는(투명) 서명은 문서의 진위성을 보호하는 역할을 합니다. 단, 서명자가 필요한 변경을 허용하기 전까지는 문서가 읽기 전용으로 잠기게 됩니다.
- 파일(File) 탭 → 정보(Info) → 문서 보호(Protect Document)(Excel은 워크시트 보호, PowerPoint는 프레젠테이션 보호)를 차례로 클릭합니다.
- 목록에서 디지털 서명 추가(Add a Digital Signature) 옵션을 선택합니다.
- 대화 상자의 내용을 입력하고 설정을 저장합니다.
보이지 않는 디지털 서명 제거하기
- 파일(File) 탭 → 정보(Info) → 서명 보기(View Signatures)를 클릭합니다.
- 서명 이름 옆의 화살표를 클릭하고 옵션 목록에서 제거(Remove)를 선택합니다.
이 가이드가 도움이 되기를 바랍니다!
팁(TIP): Excel, PowerPoint, Outlook에서 디지털 서명을 추가하는 방법을 다룬 관련 글도 함께 확인해 보세요.