이메일이 당신에게 진정한 힘이 되고 있나요? 이메일 하나하나를 완벽하고 전문적으로 보이도록 시간과 노력을 들이고 계신가요? 사실 여기에는 나름의 기술이 숨어 있지만, 생각보다 어렵지 않습니다. 그리고 그 수고의 보상은 바로 답변을 기다리던 상대방으로부터 돌아오는 응답입니다.
물론 업무가 산더미처럼 쌓인 날에는 모든 이메일에 정성을 다해 걸작을 쓸 여유가 없습니다. 하지만 번거로움을 덜어주고 소중한 시간을 되돌려줄 몇 가지 요령이 있습니다. 미리 저장해 두었다가 불러 쓰는 '캔드 응답(Canned Response)'이 그중 하나라면, 이메일 템플릿은 또 다른 강력한 무기입니다.
이메일 템플릿으로 이메일 생산성 높이기
캔드 응답과 이메일 템플릿은 비슷하지만, 만드는 방식에서 차이가 있습니다. 캔드 응답은 지메일(Gmail)이나 다른 텍스트 확장 도구를 활용해 직접 만들어야 하며, 아니면 메모장 파일 어딘가에 따로 저장해 두어야 합니다.
반면 이메일 템플릿은 웹에서 무료로 손쉽게 구할 수 있습니다. 마음에 드는 것을 가져온 뒤 자신의 상황에 맞게 조금만 다듬으면 바로 사용할 수 있습니다.
'ProEmailwriter'는 깔끔한 인터페이스를 통해 상황에 맞는 이메일 템플릿을 고르고 바로 적용할 수 있도록 도와주는 서비스입니다. 드롭다운 메뉴에서 주제(Topic), 세부 주제(Sub-Topic), 어조(Tone)를 차례로 선택한 뒤, 필요한 템플릿을 복사해 내 상황에 맞게 커스터마이즈하면 됩니다.
특히 '어조' 기능에서 격식체와 비격식체 중 선택할 수 있다는 점이 매력적입니다. 예를 들어 대면 회의를 통해 먼저 관계의 발판을 마련했다면, 이후 이메일에서는 좀 더 편안하고 친근한 어조로 대화를 이어갈 수 있습니다.
선택할 수 있는 주제도 상당히 다양합니다. 개인적으로는 누군가에게 문제 제기하기(Confronting Someone)와 무언가 요청하기(Requesting Something) 두 가지가 특히 유용했습니다. 전자의 템플릿은 정중하면서도 단호하게 의사를 전달하는 데 도움을 주고, 후자는 망설임 없이 요청할 용기를 줍니다. 많은 사람들이 이런 사회적 부탁이나 항의 앞에서 지나치게 고민하다 결국 아무것도 하지 못하는 경우가 많기 때문입니다.
또한 새로운 아이디어가 떠오른다면 개발자에게 직접 연락해 추가 이메일 템플릿을 요청해 볼 수도 있습니다.
여러분만의 이메일 템플릿이나 캔드 응답 세트를 갖고 계신가요? 어떤 종류의 템플릿을 가장 자주 사용하시나요?