전화를 걸었을 때 상대방이 받지 않으면, 최소한 응답하지 않았다는 사실은 알 수 있습니다. 하지만 이메일은 다릅니다. 상대방이 내 이메일을 실제로 읽었는지 알려주는 알림은 없으며, 수신자가 직접 회신을 보내기 전까지는 내 이메일이 어떻게 처리되었는지 전혀 알 수 없습니다.
만약 Outlook을 이메일 클라이언트로 사용하고 있다면, 이런 상황에 도움이 되는 기능이 있습니다. Outlook의 읽음 확인(읽기 영수증) 기능을 사용하면 내가 보낸 이메일을 상대방이 열어보았는지 확인할 수 있습니다.
다만 이 기능을 이메일에 활용하려면 먼저 설정 과정을 거쳐야 합니다.
Outlook의 배달 확인(Delivery Receipt)이란?
Outlook에서는 두 가지 유형의 확인 요청을 보낼 수 있습니다. 바로 읽음 확인(Read Receipt)과 배달 확인(Delivery Receipt)입니다. 두 기능은 서로 다르며, 각각의 작동 방식은 다음과 같습니다.
배달 확인은 이메일이 수신자에게 정상적으로 전달되었을 때 생성되는 확인증입니다. 이메일이 수신자의 받은편지함에 도착했음을 보장해 줍니다.
Outlook의 읽음 확인(Read Receipt)이란?
반면 읽음 확인은 수신자가 이메일을 실제로 열어보았을 때 생성되는 확인증입니다. 이메일이 받은편지함에서 열리지 않은 상태로 남아 있는 동안에는 이 확인증이 생성되지 않습니다.
따라서 읽음 확인을 받았다면 상대방이 내 이메일을 확인했다고 확신할 수 있습니다.
단, 모든 이메일 서비스 제공업체와 애플리케이션이 Outlook의 읽음 확인 기능을 지원하는 것은 아닙니다. 지원하지 않는 경우에는 확인증을 받을 수 없다는 점을 유의하세요.
Outlook 데스크톱에서 개별 이메일에 대한 읽음 확인 요청하기
Outlook에서는 모든 발신 이메일에 대해 읽음 확인을 설정하거나, 선택한 이메일에만 설정할 수 있습니다. 모든 이메일에 확인이 필요하지 않다면 원하는 이메일에만 설정하는 것이 좋습니다.
- 컴퓨터에서 Outlook 앱을 실행합니다.
- 작성 중인 이메일이 없다면 새 전자 메일을 클릭하여 새 이메일을 작성합니다.
새 이메일 창 상단에는 여러 탭이 있습니다. 그중 옵션(Options) 탭을 찾아 클릭합니다.
옵션 탭 안에는 여러 섹션이 있으며, 그중 하나가 추적(Tracking)입니다. 여기에는 체크하거나 해제할 수 있는 두 가지 옵션이 있습니다.
- 수신자가 이메일을 열었을 때 확인증을 받고 싶다면 읽음 확인 요청(Request a Read Receipt) 옵션에 체크합니다.
- 이메일이 전달되었을 때 알림을 받고 싶다면 배달 확인 요청(Request a Delivery Receipt) 옵션에 추가로 체크할 수도 있습니다.
이후에는 평소처럼 이메일을 작성하고 발송하면 됩니다.
Outlook에서 모든 발신 이메일에 대한 읽음 확인 요청하기
보내는 모든 이메일에 대해 읽음 확인이 필요하다면, 매번 옵션을 체크하는 위 방법은 번거로울 수 있습니다. 더 나은 방법은 Outlook 설정에서 모든 발신 이메일에 대해 읽음 확인을 자동으로 활성화하는 것입니다.
이렇게 설정하면 새 이메일을 작성할 때마다 옵션을 체크할 필요 없이, 모든 발신 이메일이 자동으로 추적됩니다.
- 컴퓨터에서 Outlook을 실행하고 상단의 파일(File) 탭을 클릭합니다.
- 왼쪽 사이드바에서 옵션(Options)을 찾아 클릭합니다.
설정 메뉴의 왼쪽 사이드바에서 메일(Mail)을 선택합니다.
오른쪽 창에 여러 섹션이 표시됩니다. 아래로 스크롤하여 추적(Tracking) 섹션을 찾습니다.
해당 섹션 안에는 받는 사람이 메시지를 읽었는지 확인하는 읽음 확인(Read receipt confirming the recipient viewed the message)이라는 체크박스가 있습니다. 이 옵션에 체크한 후 하단의 확인(OK)을 클릭하면 설정이 완료됩니다.
이제부터 Outlook은 모든 발신 이메일에 대해 자동으로 읽음 확인을 요청합니다.
Outlook 데스크톱에서 수신되는 읽음 확인 요청 관리하기
여러분이 읽음 확인 요청과 함께 이메일을 보내는 것처럼, 다른 사람들도 자신이 보낸 이메일을 여러분이 읽었는지 알고 싶어할 수 있습니다. Outlook이 읽음 확인 요청이 포함된 이메일을 수신했을 때 어떻게 처리할지 직접 설정할 수 있습니다.
- 컴퓨터에서 Outlook을 실행하고, 상단의 파일(File) 탭을 클릭한 후 왼쪽 사이드바에서 옵션(Options)을 클릭합니다.
왼쪽 사이드바에서 메일(Mail)을 선택하여 이메일 설정 화면을 엽니다.
추적(Tracking) 섹션으로 스크롤한 뒤, 읽음 확인 요청이 포함된 수신 메시지(For any message received that includes a read receipt request) 하위 섹션을 찾습니다.
해당 섹션 아래에는 세 가지 옵션이 있으며, 이름만 봐도 쉽게 이해할 수 있습니다. 원하는 옵션을 하나 선택한 후 하단의 확인(OK)을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.
Outlook 웹 버전에서 수신되는 읽음 확인 요청 관리하기
Outlook 웹 버전을 사용하는 경우에도 읽음 확인 요청이 포함된 이메일을 처리하는 방법을 직접 결정할 수 있습니다. 설정 메뉴에서 이 기능을 구성할 수 있습니다.
- 브라우저에서 Outlook 웹 버전에 접속합니다.
- 오른쪽 상단의 설정 아이콘을 클릭하고 모든 Outlook 설정 보기(View all Outlook settings)를 선택합니다.
새로 열린 화면에서 메시지 처리(Message handling) 옵션을 선택합니다. 이 메뉴에는 다른 이메일 처리 옵션들도 함께 있습니다.
읽음 확인(Read receipts) 섹션으로 스크롤하면 읽음 확인을 처리하는 방법을 정의하는 세 가지 옵션이 나타납니다. 이 옵션들은 Outlook 데스크톱 버전에서 본 것과 동일합니다.
목록에서 원하는 옵션을 하나 선택한 후 하단의 저장(Save)을 클릭하면 설정이 적용됩니다.
Outlook의 읽음 확인 기능은 이메일이 실제로 읽혔는지, 아니면 아무도 열어보지 않았는지 확인할 수 있게 해주는 매우 유용한 기능입니다. 이 기능이 유용하다고 생각하시면 아래 댓글로 의견을 남겨주세요.