Outlook을 기본 이메일 클라이언트로 사용하면 여러 가지 장점이 있습니다. 그중 하나가 바로 보낸 이메일을 회수(Recall)할 수 있는 기능입니다. 이메일을 보낸 후 내용에 빠진 부분이 있다는 것을 깨달았다면, 해당 이메일을 회수한 뒤 필요한 내용을 추가하고 다시 보낼 수 있습니다.
다만 Outlook에서 이메일을 회수하는 과정에는 반드시 충족해야 할 조건들이 있습니다. 이 조건들은 대부분 수신자 측과 관련이 있는데, 회수 시 이메일이 삭제되는 위치가 수신자의 받은 편지함이기 때문입니다.
Outlook에서 이메일 회수를 위한 필수 조건
보낸 이메일을 성공적으로 회수하려면 아래 조건들이 모두 충족되어야 합니다.
- 발신자와 수신자 모두 Microsoft 365 또는 Microsoft Exchange 이메일 계정을 사용해야 합니다.
- 두 사용자가 반드시 같은 조직(회사)에 속해 있어야 합니다.
- 수신자가 아직 해당 이메일을 열어보지 않은 상태여야 합니다.
- 보낸 이메일이 수신자의 Outlook에서 어떤 필터나 규칙도 활성화하지 않았어야 합니다.
- 수신자가 다른 이메일 클라이언트가 아닌 Outlook을 사용하고 있어야 합니다.
- 회수 요청 시점에 수신자의 컴퓨터에서 Outlook이 실행 중이어야 합니다.
또한 한 가지 유의할 점은, 이메일을 회수하면 Outlook이 수신자에게 발신자가 이메일을 회수했다는 사실을 알린다는 것입니다.
Outlook에서 이메일 회수하는 방법
Outlook에서 이메일을 회수할 때는 수신자의 받은 편지함에서 이메일 복사본을 단순히 삭제하거나, 내용을 수정한 새 버전으로 교체할 수 있습니다. 두 가지 방법 모두 아래에서 확인해 보세요.
- 컴퓨터에서 Outlook 앱을 실행합니다.
- 본인의 이메일 계정을 선택한 뒤 보낸 편지함(Sent Mail) 폴더를 클릭합니다. 이 폴더에는 Outlook에서 보낸 모든 이메일이 표시됩니다.
- 오른쪽 창에서 회수하고 싶은 이메일을 찾습니다. 해당 이메일을 더블클릭하면 별도의 창에서 열립니다.
- 상단의 메시지(Messages) 탭을 클릭하면 이메일에 대해 수행할 수 있는 다양한 작업을 확인할 수 있습니다.
- 다음 화면에서 이동(Move) 섹션 아래의 이메일 아이콘을 클릭하고 이 메시지 회수(Recall This Message) 옵션을 선택합니다.
- 이메일을 어떻게 회수할지 묻는 창이 나타납니다. 단순히 이메일만 회수하고 싶다면 이 메시지의 읽지 않은 복사본 삭제(Delete unread copies of this message) 옵션을 선택하고 하단의 확인(OK)을 클릭합니다.
- 이메일을 회수하면서 수정된 버전을 수신자에게 다시 보내고 싶다면, 읽지 않은 복사본 삭제 후 새 메시지로 교체(Delete unread copies and replace with a new message) 옵션을 선택하고 확인(OK)을 클릭합니다.
- 각 수신자에 대한 회수 성공 또는 실패 여부 알림(Tell me if recall succeeds or fails for each recipient) 항목에 체크합니다. 이렇게 하면 회수 요청이 성공했는지 여부를 확인할 수 있습니다.
- 수정된 이메일을 보내는 두 번째 옵션을 선택했다면, 화면에 이메일 작성 창이 열립니다.
- 원하는 대로 이메일 내용을 수정한 뒤, 완료되면 보내기(Send) 버튼을 클릭해 이메일을 발송합니다.
Outlook에서 이메일 회수 시 어떤 일이 일어나나요?
이메일 회수 요청을 보내면 상황에 따라 여러 가지 결과가 발생할 수 있습니다. 일반적인 시나리오별로 회수 시 어떤 일이 일어나는지 살펴보겠습니다.
수신자가 원본 이메일을 읽지 않은 경우
수신자가 원본 이메일을 열어보지 않았다면, 해당 이메일은 받은 편지함에서 삭제됩니다. 이후 Outlook은 수신자에게 발신자가 이메일 삭제를 요청했다는 알림을 보여줍니다.
수신자가 원본 이메일을 이미 읽은 경우
회수 요청 전에 수신자가 원본 이메일을 이미 읽었다면, 기존 이메일과 함께 이후에 보낸 수정본도 모두 볼 수 있습니다.
수신자가 회수된 이메일(수정본)을 먼저 읽은 경우
수신자가 수정된 이메일을 먼저 읽었다면, 원본 이메일은 받은 편지함에서 삭제됩니다. 이 경우에도 Outlook은 발신자가 원본 이메일 삭제를 요청했다는 사실을 수신자에게 알립니다.
Outlook에서 이메일 회수가 필요하지 않도록 예방하는 방법
이메일을 회수해야 하는 상황을 아무도 원하지 않지만, 때로는 불가피할 수 있습니다. 이를 예방하는 방법 중 하나는 바로 이메일 발송 지연 기능을 활용하는 것입니다.
Outlook은 이메일 발송을 지연시키는 기능을 제공하며, 지연 시간을 직접 지정할 수 있습니다. 이렇게 설정하면 보내기(Send) 버튼을 눌러도 지정한 지연 시간이 지난 후에야 실제로 이메일이 발송됩니다.
덕분에 이메일이 수신자의 받은 편지함에 도착하기 전에 내용을 다시 한번 검토하고 수정할 여유 시간을 확보할 수 있습니다. Outlook에서 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
- 컴퓨터에서 Outlook을 실행하고 상단의 파일(File) 탭을 클릭합니다.
- 왼쪽 사이드바에서 정보(Info)를 선택한 뒤, 오른쪽 창에서 규칙 및 알림 관리(Manage Rules & Alerts)를 클릭합니다.
- 상단의 전자 메일 규칙(Email Rules) 탭을 클릭하고 새 규칙(New Rule)을 선택해 새 규칙을 만듭니다.
- 내가 보내는 메시지에 규칙 적용(Apply rules on messages I send)을 선택하고 다음(Next)을 클릭합니다.
- 아무 조건도 체크하지 않은 상태로 다음(Next)을 클릭합니다.
- 화면에 나타나는 확인 창에서 예(Yes)를 클릭합니다.
- 지정한 시간(분) 후 배달 지연(defer delivery by a number of minutes) 옵션에 체크합니다.
- a number of(숫자)를 클릭해 지연 시간을 편집합니다.
- 이메일 발송을 지연시킬 시간(분 단위)을 입력합니다. 최대 120분까지 설정할 수 있습니다. 입력 후 확인(OK)을 클릭합니다.
- 다음(Next)을 클릭합니다.
- 다음(Next)을 한 번 더 클릭합니다.
- 규칙의 이름을 입력합니다. 나중에 이 규칙이 어떤 용도인지 쉽게 알 수 있도록 의미 있는 이름을 사용하는 것이 좋습니다.
이 규칙 켜기(Turn on this rule) 항목에 체크합니다.
그런 다음 하단의 마침(Finish)을 클릭합니다.
- 적용(Apply)을 클릭해 규칙을 활성화합니다.
주의할 점은, 실제 이메일이 발송되는 시점에 Outlook이 실행 중이어야 한다는 것입니다. Outlook이 닫혀 있으면 프로그램을 다시 열 때 이메일 발송을 재시도합니다.
컴퓨터의 Outlook에서 이메일을 회수해 본 경험이 있으신가요? 위 방법이 보낸 이메일을 성공적으로 되돌리는 데 도움이 되었나요? 아래 댓글로 여러분의 경험을 알려주세요.