누구나 한 번쯤 겪어본 경험일 것입니다. 이메일을 보내고 나서 몇 초 뒤에 후회하게 되는 상황 말입니다. 잘못된 수신자에게 보냈거나, 순간적으로 화가 나서 쓴 내용이거나, 단순히 어색한 오타가 포함되었든, 이미 보낸 이메일을 되돌릴 수 있다면 얼마나 좋을까요? 다행히도 특정 조건만 충족된다면 Outlook에서 이메일을 회수할 수 있습니다.
Outlook 데스크톱 버전에서는 신속하게 대응하면 이미 보낸 이메일을 취소할 수 있습니다. 이 글에서는 Outlook에서 이메일을 회수하는 방법과 반드시 충족해야 하는 요건, 그리고 그 외 유용한 대안까지 자세히 안내해 드립니다.
Outlook에서 메시지 회수 요청하기
Outlook 메시지에 대한 회수 요청 자체는 매우 간단합니다. 다만 그 요청이 실제로 성공할지 여부는 별개의 문제인데, 이 부분은 아래에서 자세히 설명하겠습니다.
Outlook에서 이메일을 회수하는 절차는 다음과 같습니다.
- Outlook 왼쪽 창에서 보낸 편지함(Sent Items) 폴더로 이동합니다.
- 회수하고 싶은 메시지를 찾아 더블클릭하여 새 창으로 엽니다.
- 상단 메뉴에서 파일(File)을 클릭합니다.
- 다시 보내기 또는 회수(Resend or Recall) > 이 메시지 회수(Recall This Message)를 클릭합니다.
- 받는 사람의 받은 편지함에서 해당 이메일을 완전히 삭제하려면 읽지 않은 이 메시지의 복사본 삭제를 선택합니다. 원본 대신 새로운 이메일을 보내고 싶다면 읽지 않은 복사본 삭제 후 새 메시지로 교체를 선택하세요.
- 선택 사항으로 각 받는 사람별 회수 성공 또는 실패 여부 알림에 체크하면, 회수 시도 결과를 이메일로 받아볼 수 있습니다. 결과를 받으면 리본 메뉴에 추적(Tracking) 아이콘이 표시되며, 이를 클릭하면 결과 요약을 확인할 수 있습니다.
- 모든 설정을 마쳤으면 확인(OK)을 클릭해 회수를 진행합니다. 그러면 받는 사람의 주소로 요청이 전송되어, 이메일 클라이언트가 원본 메일을 삭제하도록 안내합니다.
Outlook 이메일 회수를 위한 필수 조건
이메일 회수는 발신자와 수신자 모두 동일한 서버 또는 조직 내의 Microsoft Exchange 또는 Microsoft 365 계정을 사용할 때만 가능합니다.
자신이 어떤 유형의 이메일 계정을 사용 중인지 확인하려면 다음 절차를 따르세요.
- Outlook에서 상단 메뉴의 파일(File)을 클릭합니다.
- 계정 설정(Account Settings) > 계정 설정(Account Settings)을 클릭합니다.
- 전자 메일(Email) 탭에서 유형(Type) 열을 확인하면 사용 중인 계정 유형을 알 수 있습니다.
이 제약 조건 때문에 조직 외부로 보낸 이메일, 예를 들어 Gmail이나 Yahoo 계정으로 보낸 메일은 회수할 수 없습니다. 이메일이 내부 서버를 벗어나는 순간 더 이상 통제권이 없기 때문입니다. 이메일 서버가 회수 요청을 반드시 따라야 한다는 보편적인 규칙은 없으며, 실제로 외부 서버에서는 해당 요청 자체가 처리되지 않습니다.
발신자와 수신자가 같은 Exchange 서버를 사용하더라도 회수가 반드시 성공한다는 보장은 없습니다.
가장 중요한 조건은 수신자가 원본 메시지를 열기 전에 회수 요청을 먼저 열어야 한다는 점입니다. 수신자가 원본 메시지를 먼저 읽었다면, 회수 요청을 보내기 전이든 후든 원본 메시지는 받은 편지함에 그대로 남게 됩니다. 물론 회수 요청 자체는 전달되어 원본 삭제 의사를 알리지만, 실제로 삭제할지 여부는 수신자의 판단에 달려 있습니다.
다만 수신자가 Outlook 설정에서 모임 요청 및 응답, 투표 자동 처리 옵션을 활성화했다면, 회수가 백그라운드에서 자동으로 처리되어 원본 이메일이 삭제됩니다. 이 설정은 파일 > 옵션 > 메일 > 추적(Tracking) 경로에서 찾을 수 있습니다. 그러나 이 경우에도 수신자가 원본 이메일을 열지 않았을 때만 적용됩니다. 이미 열어봤다면 이 설정과 관계없이 메시지는 받은 편지함에 남습니다.
또한 수신자에게 원본 이메일을 받은 편지함에서 다른 폴더로 이동시키는 규칙이 설정되어 있으면 회수 요청은 실패합니다. 공용 받은 편지함으로 보낸 이메일의 경우, 회수 요청을 의도된 수신자가 아닌 다른 사람이 먼저 읽으면 역시 회수되지 않습니다.
마지막으로, 수신자가 Outlook 웹 앱이나 모바일 기기 등 데스크톱 프로그램이 아닌 환경에서 메일을 확인하고 있다면 회수 요청은 처리되지 않습니다.
정리하면, 이메일 회수가 성공하려면 다음 조건을 모두 충족해야 합니다.
- 발신자와 수신자가 동일한 Exchange 서버를 사용해야 합니다.
- 수신자가 원본 이메일을 읽기 전에 회수 요청을 먼저 열어야 합니다.
- 수신자가 데스크톱용 Outlook을 통해 회수 요청을 열어야 합니다.
- 수신자에게 원본 이메일을 수정하거나 이동시키는 규칙이 없어야 합니다.
위에서 확인했듯이 이메일 회수가 성공하려면 꽤 까다롭고 구체적인 조건들이 필요합니다. 성공 확률을 높이려면 최대한 빨리 회수를 요청하는 것이 좋지만, 이 기능이 만능이라고 생각해서는 안 됩니다. 어디까지나 최후의 수단으로 활용하세요.
회수 대신 이메일 전송을 지연시키는 방법
이메일을 자주 회수해야 하는 상황이 반복된다면, 처음부터 다른 접근 방식을 취하는 것이 좋습니다.
그중 하나는 Outlook에서 규칙을 설정해 메시지 전송을 지연시키는 방법입니다. 엄밀히 말하면 이메일을 회수하는 것은 아니지만, 보내기 전에 잠깐의 시간을 확보해 발송을 취소할 수 있는 여유를 제공합니다.
이런 규칙을 만들려면 다음 단계를 따르세요.
- 파일(File) 탭으로 이동합니다.
- 규칙 및 알림 관리(Manage Rules & Alerts)를 선택합니다.
- 전자 메일 규칙(Email Rules) 탭에서 새 규칙(New Rule)을 클릭합니다.
- 보내는 메시지에 규칙 적용(Apply rule on messages I send)을 선택합니다.
- 원하는 조건을 선택합니다. 예를 들어 특정 사람에게 보낼 때는 규칙을 적용하지 않도록 설정할 수 있습니다.
- 다음(Next)을 클릭합니다.
- 원하는 동작을 선택합니다. 이때 반드시 몇 분 동안 배달 지연(defer delivery by a number of minutes)에 체크해야 합니다.
- 하단 창에서 숫자(a number of)를 클릭해 지연 시간을 1분에서 120분 사이로 설정합니다.
- 다음(Next)을 클릭해 마법사를 계속 진행하며 예외 조건을 설정하고 규칙 이름을 지정합니다.
- 완료되면 마침(Finish)을 클릭합니다.
Gmail에서 이메일 전송 지연 설정하기
Gmail 사용자라면 비슷한 기능을 활용할 수 있어 다행입니다. Gmail에서 전송을 지연시키는 방법은 다음과 같습니다.
- 받은 편지함으로 이동한 뒤 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭합니다.
- 모든 설정 보기(See all settings)를 클릭합니다.
- 일반(General) 탭에서 보내기 취소(Undo Send) 섹션으로 이동합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 이메일 전송을 지연할 시간(최대 30초)을 설정합니다. 이 시간 동안 발송을 취소할 수 있습니다.
- 이후 메시지를 보낼 때 왼쪽 하단에 나타나는 실행 취소(Undo)를 클릭하면 됩니다.
Outlook 이메일 회수 기능에만 의존하지 마세요
앞서 살펴본 것처럼 Outlook에서 이메일을 회수하는 절차 자체는 간단합니다. 하지만 회수가 실제로 성공할지 여부는 전혀 다른 문제입니다. 너무나 많은 변수에 좌우되기 때문입니다. 언제 어디서든 이메일에 접근할 수 있는 요즘 환경에서는 회수 기능에 기대는 것이 위험합니다.
그보다는, 실수로 메일을 자주 보내는 편이라면 전송 지연 방식을 활용하는 것이 현명합니다. 이메일이 즉시 발송되지 않도록 막아줄 뿐 아니라, 사소한 실수로 인해 민망한 상황에 처하는 일도 예방할 수 있습니다.