실수로 보내면 안 되는 이메일을 그대로 발송해 본 적이 있으신가요? 너무 당황하지 마세요. 일부 이메일 서비스에는 '전송 취소' 기능이 내장되어 있습니다.
Gmail, Outlook, Mailbird 같은 인기 이메일 서비스는 이미 발송된 메일을 회수할 수 있는 옵션을 제공합니다. 이번 글에서는 각 서비스에서 이메일 전송을 취소하는 구체적인 방법을 단계별로 소개합니다.
Gmail에서 이메일 전송 취소하기
Gmail은 미리 설정해 둔 시간 범위 안이라면 보낸 메시지를 다시 불러올 수 있는 기능을 제공합니다.
이 기능의 작동 원리는 간단합니다. 이메일은 즉시 발송되지 않고 사용자가 지정한 시간 동안 대기 상태로 유지되며, 그 사이에 '보내기 취소' 옵션을 클릭하면 메일을 회수할 수 있습니다.
이 기능을 설정하고 활용하는 방법은 다음과 같습니다.
- Gmail을 실행합니다.
- 오른쪽 상단의 톱니바퀴(설정) 아이콘을 클릭하고 모든 설정 보기를 선택합니다.
- 상단의 일반 탭을 클릭합니다.
- 아래로 스크롤하여 전송취소(Undo Send) 옵션을 찾습니다.
- 전송 취소 시간 드롭다운을 클릭해 메일이 실제 발송되기 전까지 대기할 시간을 선택합니다. 5초부터 최대 30초까지 설정할 수 있습니다.
- 하단의 변경사항 저장을 클릭해 설정을 적용합니다.
- 메일 쓰기 버튼을 클릭해 새 이메일을 작성합니다.
- 평소처럼 내용을 작성하고 보내기를 누릅니다.
- 화면 하단에 '메일이 전송되었습니다'라는 알림이 나타나면, 실행취소를 클릭해 메일을 회수합니다.
- 이메일이 성공적으로 회수됩니다.
웹용 Outlook에서 이메일 전송 취소하기
웹용 Outlook은 데스크톱 앱에서 익숙하게 사용하던 다양한 기능을 그대로 제공하며, 여기에는 보낸 이메일을 회수하는 옵션도 포함되어 있습니다.
웹용 Outlook에서 전송 취소를 사용하려면 먼저 설정에서 해당 기능을 활성화해야 합니다. 방법은 다음과 같습니다.
- Outlook 웹사이트에 접속해 계정에 로그인합니다.
- 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 맨 아래로 스크롤한 뒤 모든 Outlook 설정 보기를 선택합니다. 그러면 웹용 Outlook의 기본 설정 메뉴가 열립니다.
- 왼쪽 메뉴에서 메일을 클릭하고, 가운데 열에서 작성 및 회신을 선택합니다.
- 오른쪽 패널을 아래로 스크롤하여 전송 실행 취소 옵션을 찾습니다.
- 슬라이더를 조절해 이메일 전송을 취소할 수 있는 시간(1~10초)을 지정합니다.
- 완료되면 하단의 저장을 클릭해 설정을 저장합니다.
- 웹용 Outlook에서 새 메일을 작성해 전송합니다.
- 화면 하단에 '보내는 중'이라는 알림이 표시되면 실행 취소를 클릭해 방금 보낸 이메일의 전송을 취소합니다.
데스크톱용 Outlook에서 이메일 회수하기
데스크톱용 Outlook의 회수 기능은 다른 전송 취소 방식과 완전히 다릅니다. 데스크톱용 Outlook에서는 이미 수신자의 받은 편지함에 도착한 이메일도 회수할 수 있습니다.
다만 이 기능을 사용하려면 몇 가지 조건을 충족해야 합니다. 예를 들어 발신자와 수신자가 모두 Outlook(동일한 Exchange 환경)을 사용해야 하고, 수신자가 해당 메일을 아직 읽지 않은 상태여야 합니다. 단, 이것이 전부는 아니며 Microsoft 공식 지원 페이지에서 전체 요건과 적용 가능한 시나리오를 확인할 수 있습니다.
조건을 충족했다면 아래 단계를 따라 해 보세요.
- PC에서 Outlook을 실행합니다.
- 왼쪽에서 보낸 편지함을 클릭합니다.
- 회수하려는 이메일을 두 번 클릭해 엽니다.
- 상단의 이동 섹션에서 추가 이동 작업을 클릭한 뒤 이 메시지 회수를 선택합니다.
- 읽지 않은 이 메시지의 복사본 삭제에 체크합니다.
- 결과를 확인할 수 있도록 각 받는 사람에 대한 회수 성공 또는 실패 여부 알림에도 체크합니다.
- 확인 버튼을 클릭합니다.
모든 과정이 정상적으로 진행되었다면 수신자의 받은 편지함에서 해당 이메일이 회수됩니다.
한편 Outlook은 Gmail과 유사한 방식의 전송 지연 기능도 제공합니다. 일정 시간 동안 메일 발송을 늦추는 규칙을 미리 만들어 두면, 보내기 버튼을 누른 뒤라도 메일을 회수할 수 있어 더욱 안심할 수 있습니다.
Mailbird에서 이메일 전송 취소하기
Mailbird는 많은 사랑을 받는 이메일 클라이언트로, 보낸 이메일을 취소하는 기능도 갖추고 있습니다.
이 앱을 사용 중이거나 사용을 고려 중이라면, 아래 방법으로 전송 취소 기능을 활성화할 수 있습니다.
- Mailbird를 실행하고 왼쪽 상단의 가로줄 세 개(☰) 아이콘을 클릭합니다.
- 메뉴에서 설정(Settings)을 선택합니다.
- 왼쪽 사이드바에서 작성(Composing)을 클릭합니다.
- 오른쪽 창을 아래로 스크롤하여 보내기(Sending) 섹션으로 이동합니다.
- 전송 취소 시간(Undo Send Period) 슬라이더를 오른쪽으로 끌어 원하는 시간을 설정합니다.
- 오른쪽 상단의 X 아이콘을 클릭해 설정 창을 닫습니다.
- 새 이메일을 작성해 평소처럼 전송해 봅니다.
- 화면 하단에 '메시지 전송 중' 알림이 표시되면 옆의 실행 취소를 클릭해 메일 전송을 취소합니다.
그 외 이메일 서비스는 어떨까?
위에서 소개한 서비스들은 이메일 전송 취소를 지원하지만, 모든 서비스가 그런 것은 아닙니다. Yahoo 메일은 보낸 메일을 되돌릴 수 없으며, Windows와 macOS의 기본 메일 앱 역시 마찬가지입니다.
Yahoo 메일 사용자라면 회수 기능을 지원하는 데스크톱 이메일 클라이언트와 계정을 연동해 사용하는 것을 고려해 볼 만합니다. macOS 기본 메일 앱 사용자에게는 전송 취소 기능이 있는 서드파티 클라이언트가 최선의 해결책입니다. Windows 기본 메일 앱 사용자라면 Outlook으로 전환할 때가 된 지도 모릅니다.
그래도 해당 서비스를 계속 사용하기로 했다면, 메일을 되돌릴 방법이 없다는 점을 항상 염두에 두고 작성 단계에서 각별히 신중해야 합니다.
마무리: 보낸 이메일, 이제 당황하지 마세요
실수로 이메일을 잘못 보내는 일은 생각보다 흔하며, 큰 스트레스로 이어지기도 합니다. 앞으로 이런 상황이 닥치면 위에서 소개한 방법으로 다양한 이메일 프로그램에서 메일을 회수할 수 있습니다. 중요한 이메일을 보내기 전에 미리 이 기능을 숙지해 두면 불상사를 예방하는 데 큰 도움이 될 것입니다.