2주간의 휴가와 바쁜 업무 생활이 만나면 어떻게 될까요? 바로 휴가에서 돌아왔을 때 기다리고 있는 산더미 같은 프로젝트, 그리고 그중에서도 이메일을 일일이 확인하는 번거로움입니다. 잠깐, Outlook의 부재중 자동 답장(Out of Office Responder) 기능을 활용하면 이런 답장을 자동화할 수 있다는 사실, 알고 계셨나요?
MakeUseOf에서는 지금까지 Gmail에서 부재중 답장을 설정하는 방법, 즉 휴가 자동 응답 설정법과 메일 필터를 활용하는 방법 등을 다뤄왔습니다. 하지만 아직 다루지 않은 클라이언트가 하나 남아 있었으니, 바로 Outlook입니다. 안타깝게도 Gmail과 달리 무료 버전인 Outlook.com에는 부재중 자동 답장 기능이 제공되지 않습니다. 그러나 많은 기업이 직원들에게 제공하는 MS Exchange 서버 계정과 Outlook 2010을 함께 사용하고 있다면 이야기가 달라집니다.
Outlook에서 부재중 자동 답장 사용하기
마이크로소프트는 사무실을 비우는 동안 이메일을 보내오는 모든 사람에게 즉시 자동 응답을 보내는 시스템을 아주 간단하게 설정할 수 있도록 만들었습니다. 하루짜리 짧은 부재든 2주간의 긴 휴가든, 원하는 방식으로 원하는 기간 동안 정확하게 작동하도록 Outlook을 구성할 수 있습니다.
Outlook 2010에서 이 설정에 접근하려면 파일 탭에서 정보를 선택하세요. 그러면 문과 화살표 아이콘이 함께 있는 '자동 회신(Automatic Replies)'이라는 큰 버튼을 볼 수 있습니다.
자동 회신 버튼을 클릭하면 Outlook의 부재중 도구가 실행됩니다. 언뜻 보면 단순해 보이지만, 생각보다 훨씬 강력한 기능을 담고 있는 창입니다. 기본적으로는 '자동 회신 보내기' 옵션을 켜고 간단한 메모를 입력하는 것만으로도, 이메일을 보내오는 모든 사람에게 Outlook이 대신 자동으로 답장을 보내줍니다.
그러나 조금 더 자세히 들여다보면 겉으로 보이는 것 이상의 다양한 기능이 숨어 있습니다.
첫째, 자동 답장 기능이 활성화될 특정 날짜 범위를 지정할 수 있습니다. 덕분에 휴가에서 돌아온 뒤 자동 답장을 끄는 것을 깜빡할 걱정을 할 필요가 없습니다!
둘째, 두 개의 탭이 있다는 점입니다. 한쪽 탭은 회사 내부에서 이메일을 보내는 사람들을 위한 자동 답장을 설정하는 곳입니다.
반대쪽 탭에서는 회사 외부에서 이메일을 보내는 사람들에게 보낼 별도의 답장을 설정할 수 있습니다. 내부 수신자와 외부 수신자에게 서로 다른 메시지를 전달할 수 있어 실무에서 매우 유용합니다.
이메일 규칙 설정하기
설정 창 하단을 살펴보면 '규칙(Rules...)'이라는 작고 눈에 잘 띄지 않는 버튼이 있습니다.
하지만 이 버튼은 실제로 상당히 중요한 역할을 합니다. 특정 발신자, 제목이나 본문에 포함된 단어, 이메일이 직접 전송되었는지 참조(CC)로 전송되었는지 여부 등을 기준으로 Outlook의 자동 답장 방식을 더욱 세부적으로 정의할 수 있기 때문입니다.
여기서 매우 구체적인 규칙을 만들 수 있습니다. 예를 들어 어머니께서 이메일을 보내시면 해당 메일을 휴가 중에 확인할 개인 계정으로 자동 전달하도록 규칙을 만들 수 있습니다(어머니와의 관계에 따라 휴지통으로 바로 보내도록 설정할 수도 있겠죠).
'고급(Advanced...)' 버튼을 클릭하면 더욱 흥미로워집니다.
여기서는 표준 자동 답장과 다른 방식으로 응답할 메시지를 더 세밀하게 정의할 수 있습니다. 특정 크기 이상 또는 이하의 메시지, 수신된 시점, 중요도 수준 등 다양한 조건을 조합해 나만의 맞춤형 자동 응답 체계를 만들 수 있습니다.
이메일 규칙으로 부재중 자동 답장 만들기
Saikat는 이전에 Outlook 필터 활용 팁을 소개했고, Jack은 Google, Hotmail, Yahoo 필터에 대해 같은 주제를 다룬 적이 있습니다. 잘 생각해보면 부재중 자동 답장은 사실 Outlook 메뉴에서 규칙 관리를 클릭했을 때 수행할 수 있는 작업의 또 다른 형태에 불과합니다.
규칙 마법사(Rules Wizard)를 실행한 뒤, '특정 기간 동안 받은 메시지' 옵션을 찾아 선택하세요.
그 기간을 휴가를 떠나는 순간부터 집에 돌아올 예정인 시점까지로 지정합니다.
마지막으로, 이 조건에 맞는 수신 메시지에 대해 어떤 응답이나 동작을 취할지 정의하기만 하면 됩니다. 이것으로 사실상 부재중 자동 답장이 완성됩니다!
이처럼 휴가 중이라고 해서 이메일에 답장할 수 없을 이유는 전혀 없습니다. Outlook에게 어떻게 대신 답장할지 미리 알려주는 약간의 시간만 투자하면, 해변에서 마가리타를 한 잔 즐기고 있는 동안에도 여전히 생산적으로 일하고 있는 것처럼 보이게 될 것입니다.
Outlook의 부재중 자동 답장을 어떤 창의적인 방법으로 활용하고 계신가요? 좋은 팁이나 경험담이 있다면 아래 댓글 섹션에서 공유해 주세요!