이메일을 확인할 필요가 없다는 사실을 알고 휴가를 떠나고 싶지 않으신가요? 자리를 비운 동안 디지털 커뮤니케이션을 돌봐줄 비서에게 의존할 수 없다면 '부재중' 메시지가 차선책입니다.
다음은 Gmail에서 자동 응답을 설정하는 방법과 유념해야 할 사항에 대한 몇 가지 도움말입니다.
출발하기 전에 짐 줄이기
떠나기 전에 받은 편지함을 비우고 미결 요청에 응답하십시오. 자리를 비울 것이라고 알립니다. 예를 들어, 여행 1~2주 전에 이메일 서명에 예정된 외출 시간 날짜를 추가할 수 있습니다. 이렇게 하면 부재 중일 때 연락처가 받은편지함으로 넘쳐날 가능성이 줄어듭니다.
아직 이메일 관리 시스템이 없다면 Inbox Zero Flowchart에 익숙해져야 할 때입니다. 간단히 말해서, 관련이 없는 이메일은 삭제하고, 스스로 해결할 수 없는 작업은 위임하고, 작업이 2분 미만이면 즉시 해결하고, 그보다 오래 걸리면 To Do 목록에 추가하십시오.
장기간 자리를 비울 경우 이메일 뉴스레터 구독을 취소할 수도 있습니다.
이메일 자동 응답 준비
예정된 휴가를 아무리 잘 전달하더라도 사람들은 여전히 당신에게 연락을 시도할 것입니다. 자동 응답기가 당신의 부재를 알려줄 것입니다. 다음 전략을 따르십시오.
- 긴급한 문제에 대한 연락처 정보 추가 자동 응답기에. 이것은 신뢰할 수 있는 동료의 이메일 주소 또는 비상시에 연락할 수 있는 전화번호일 수 있습니다.
- 연락처 목록에 있는 사람들에게만 자동 응답 설정 . 이렇게 하면 임의의 사람들이 귀하의 긴급 전화번호 또는 기타 연락처 정보를 도용하는 것을 방지할 수 있습니다.
- 중요한 이메일 전달 설정 . 특정 사람이나 특정 주제에 대한 소식을 들을 것으로 예상되는 경우 해당 중요한 이메일을 즉시 응답할 수 있는 동료에게 라우팅해야 합니다.
Gmail 부재중 자동응답 설정
Gmail의 부재중 자동응답기를 찾을 수 있습니다. 일반 설정에서. 받은편지함의 오른쪽 상단에 있는 톱니바퀴를 클릭하고 일반 하단으로 스크롤합니다. 탭. 날짜를 선택하고 WYSIWYG에서 메시지를 작성하세요. (형식/서식 있는 텍스트) 또는 일반 텍스트 , 부재중 자동응답을 켭니다. 낯선 사람이나 스팸 발송자가 추가 연락처 정보를 얻지 못하게 하거나 이메일 계정이 활성 상태임을 알게 하려면 연락처에 있는 사람들에게만 응답을 보내도록 선택하세요. . Gmail을 사용하면 첫 번째 및 선택적 마지막 날을 설정할 수 있습니다. , 즉, 돌아올 때 자동 응답을 끄는 것을 기억할 필요가 없습니다.
Gmail 필터를 사용하여 선택한 이메일 전달
부재중 자동응답은 활성 상태에서 사용자에게 이메일을 보내는 모든 사람(연락처 목록에 있음)에게 전송되는 표준 메시지입니다. 위에서 언급했듯이 일부 이메일에는 즉각적이고 개인적인 응답이 필요할 수 있습니다. 여기에서 Gmail의 필터가 사용됩니다.
Gmail에서는 확인된 이메일 주소로만 이메일을 전달할 수 있습니다. 동료에게 이메일을 전달하려면 동료의 도움이 필요합니다. Gmail 받은편지함의 오른쪽 상단에 있는 톱니바퀴를 클릭하고 설정을 선택합니다. , 전달 및 POP/IMAP 탭으로 전환 . 전달 주소 추가를 클릭합니다. 버튼을 누르고 전달할 이메일 주소를 입력하고 다음을 클릭합니다. 확인 이메일을 트리거합니다. 동료는 요청을 확인하는 방법에 대한 코드와 지침을 받게 됩니다. 그들이 당신에게 이메일을 전달한다면, 당신은 또한 그들의 이메일 주소를 확인하기 위해 확인 코드를 직접 입력할 수 있습니다.
필터를 설정하려면 Gmail 받은편지함 위의 검색 옵션을 확장하세요. 보낸사람에 보낸 사람의 이메일 주소를 입력합니다. 제목의 필드 또는 키워드 또는 단어가 있음 들. 여러 이메일 주소를 추가하고 검색 연산자를 사용하여 여러 키워드를 연결할 수 있습니다.
이 검색으로 필터 만들기를 클릭하세요. 오른쪽 하단과 다음 창에서 작업을 선택합니다. 아래 표시된 예에서는 전달 이메일 주소를 선택하고 전달된 이메일에 레이블을 적용했습니다. 이렇게 하면 휴가에서 돌아온 후 라벨을 기준으로 전달된 이메일을 빠르게 식별할 수 있습니다.
이메일을 전달하는 대신 특정 발신자 또는 주제에 대한 맞춤형 미리 준비된 답변을 설정할 수도 있습니다. Yaara는 이전에 이것이 정확히 어떻게 작동하는지 설명했습니다.
출국 전 최종 준비
신중하게 설정한 시스템이 실패했다면 상당히 실망스러울 것입니다. 돌아올 때의 스트레스를 상상해 보십시오. 부재 중 메시지를 테스트하고 떠나기 전에 전달하는 것이 중요합니다. 자신의 보조 이메일 주소와 더미 필터를 사용하여 자동 응답, 필터 및 전달을 테스트할 수 있습니다.
똑같이 당혹스러운 것은 귀하가 집에 돌아온 후에도 부재중 출동원이 계속 활성 상태를 유지한 경우입니다. 할 일 목록이나 캘린더가 있는 경우 작업이나 일정을 만들어 반환 시 자동 응답 및/또는 필터를 끄십시오.
다음은 Steve Dotto의 전체 절차에 대한 간략한 요약입니다.
돌아올 때 해야 할 일
시스템이 작동하고 모든 긴급 이메일이 친절한 동료에 의해 처리되었기를 바랍니다. 받은편지함을 처리할 준비가 되면 다음 단계를 따르세요.
- 부재중 자동응답을 끕니다.
- 휴가 관련 필터 및 전달을 비활성화합니다.
- 위에 설명된 Inbox Zero 전략을 사용하여 받은 편지함을 살펴보십시오.
- 어떤 이메일이 미리 준비된 답변을 전달했거나 수신했는지 확인하는 데 사용한 보낸편지함 폴더 또는 레이블을 확인합니다.
- 긴급 이메일을 처리한 동료에게 연락하여 신속하게 연락해 달라고 요청하십시오.
- 필요한 경우 후속 조치를 취하십시오.
- 필요한 경우 뉴스레터를 다시 구독하십시오.
다른 이메일 클라이언트에서도 이 작업을 수행할 수 있습니까?
틀림없이. 이전에 다룬 Thunderbird에서 자동 응답 필터를 설정할 수 있습니다. Outlook에서 부재 중 알림을 설정할 수도 있습니다.
다른 이메일 클라이언트를 사용 중이거나 이메일 자동 응답기를 처리하기 위한 추가 팁이 있습니까? 의견을 말하고 질문이나 통찰력을 공유하십시오!