Gmail에는 맞춤 이메일 서명을 손쉽게 만들 수 있는 훌륭한 기능이 있습니다.
더욱 좋은 점은 연결된 각 이메일 계정마다 서로 다른 서명을 만들어 사용할 수 있다는 것입니다. 여러 이메일 주소에 몇 분만 투자해 서명을 설정해 두면 장기적으로 시간을 크게 절약할 수 있고, 받는 사람에게도 일관된 인상을 줄 수 있습니다.
추가 이메일 주소 설정하기
Gmail에서 다른 이메일 계정의 서명을 사용하려면 먼저 해당 계정들을 Gmail에 연결해야 합니다.
처음 하는 작업이라도 걱정하지 마세요. 내가 소유한 주소나 별칭(alias)으로 이메일을 보낼 수 있습니다. Yahoo, Outlook, Hotmail, 회사·학교 도메인, 그리고 다른 Gmail 계정까지 모두 연결 가능합니다. 다음 단계를 따라 해보세요.
- Gmail 계정에 로그인한 후 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 설정을 선택합니다.
- 설정 페이지 상단에서 계정 및 가져오기 탭을 클릭합니다. 일부 도메인에서는 계정으로만 표시될 수 있습니다.
- 다른 주소에서 메일 보내기(Send mail as) 섹션에서 다른 이메일 주소 추가를 클릭합니다.
- 팝업 창이 나타나면 안내에 따라 진행합니다. 이때 해당 이메일 주소의 소유권 인증이 필요하므로 반드시 해당 메일함에 접근할 수 있어야 합니다.
완료하면 다른 주소에서 메일 보내기 섹션에 추가한 이메일 주소가 표시됩니다. 섹션 하단에서 받은 메일 주소로 회신(Reply from the same address the message was sent to) 옵션을 체크하는 것도 추천합니다. 이 옵션을 활성화하면 해당 계정으로 답장하거나 새 메일을 작성할 때 주소와 서명이 자동으로 적용됩니다.
이 옵션을 사용하지 않고 싶다면, 메일을 보내기 전에 보내는 사람(From) 주소를 직접 변경하면 됩니다. 그러면 해당 계정용으로 만든 맞춤 서명이 메시지에 자동으로 삽입됩니다.
서명 만들기
Gmail 계정에 추가한 이메일 주소마다 서로 다른 서명을 만들 수 있다는 점을 기억하세요. 개인용, 학교용, 업무용 주소를 모두 연결해 사용하는 경우 특히 유용합니다. 전문적인 이메일 서명을 만드는 방법에 관한 글도 함께 참고해보세요.
시작하려면 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 설정을 선택합니다. 기본적으로 일반 탭에 진입하게 되며, 그렇지 않으면 상단에서 탭을 클릭하세요. 그런 다음 아래로 스크롤하여 서명 영역으로 이동합니다.
서명 없음이 선택되어 있지 않은지 확인하고, 그 아래에 있는 주소 드롭다운 목록 옵션이 선택되어 있는지 확인합니다. 목록을 열면 연결된 모든 이메일 주소가 표시됩니다.
특정 주소가 목록에 보이지 않는다면 계정 및 가져오기(또는 계정) 섹션으로 돌아가 해당 주소가 다른 주소에서 메일 보내기 영역에 등록되어 있는지 확인하세요. 목록에 없다면 위에서 설명한 단계를 따라 계정을 연결하면 됩니다.
텍스트 편집기 활용하기
이제 목록에서 서명을 만들려는 이메일 주소를 선택합니다. 빈 캔버스에서 시작하며, 텍스트 편집기 도구를 활용해 심플한 서명부터 정교한 서명까지 자유롭게 디자인할 수 있습니다.
Gmail은 Garamond, Tahoma, Verdana 등 10가지가 넘는 다양한 글꼴을 제공합니다. 먼저 원하는 글꼴을 고른 뒤 옆에서 글자 크기를 지정하는 것이 좋습니다.
그다음 WYSIWYG 편집 도구로 굵게, 기울임, 밑줄 같은 텍스트 스타일을 적용하고 배경색과 글자색도 지정할 수 있습니다.
텍스트 서식 도구 옆에는 링크 삽입 버튼이 있습니다. 서명에 링크를 넣으면 받는 사람이 웹사이트, 블로그, 소셜 미디어에 빠르게 접근할 수 있어 매우 편리합니다. 단, 받는 사람이 일반 텍스트 형식으로 메일을 받는 경우 링크가 클릭되지 않는다는 점에 유의하세요.
링크를 삽입하려면 텍스트를 선택한 후 링크 버튼을 클릭합니다. 웹사이트 주소라면 자동으로 링크가 생성될 수 있지만, Facebook처럼 일반 단어에는 실제 링크 URL을 복사해 팝업 상자에 붙여넣어야 합니다.
링크 버튼 오른쪽에는 이미지 버튼이 있습니다. 개인 서명에는 이미지가 자주 쓰이지 않지만, 많은 기업이 직원 서명에 회사 로고를 넣는 것을 선호하며, 개인 사업자라면 이 기능이 특히 유용할 수 있습니다. 커서를 이미지를 넣을 위치로 옮긴 뒤 이미지 버튼을 누르고 Google Drive, URL 또는 컴퓨터에서 사진을 불러오면 됩니다.
마지막으로 정렬, 번호 매기기 또는 글머리 기호 목록, 들여쓰기, 인용구 옵션이 있으며, 맨 오른쪽에는 모든 서식을 한 번에 제거하는 버튼이 있습니다. 덕분에 편집 도구를 마음껏 실험해보다가 마음이 바뀌면 클릭 한 번으로 서식을 초기화할 수 있습니다.
서명 저장하고 테스트하기
서명을 완성했다면 목록에서 다른 이메일 주소를 선택해 다음 계정의 서명을 이어서 만들면 됩니다. 페이지 하단의 변경사항 저장 버튼을 반드시 클릭하세요. 그렇지 않으면 지금까지 작업한 내용이 모두 사라집니다.
서명을 만든 후에는 다양한 이메일 클라이언트에서 테스트해보는 것이 좋습니다. 받는 사람에게 실제로 어떻게 보이는지 확인하고 의도한 대로 표시되는지 검증할 수 있습니다. Outlook, Gmail, Yahoo로 메일을 직접 보내보고, 모바일 기기의 메일 앱에서도 서명이 어떻게 나타나는지 확인해보세요.
문제 해결하기
Gmail에서 맞춤 서명을 만드는 과정은 비교적 간단하지만, 일부 사용자는 예상치 못한 문제를 겪을 수도 있습니다. 흔히 발생하는 문제와 해결 방법은 다음과 같습니다.
- 서명에 이상한 문자가 표시됨: 일부 Gmail 버전은 텍스트 서식을 지원하지 않습니다. 굵게, 기울임, 밑줄 같은 서식을 제거하면 이상한 문자가 사라집니다.
- 답장할 때 서명이 보이지 않음: 받은편지함에서 답장할 경우 서명이 잘려 보입니다. 세 개의 점 구분선을 클릭하면 서명이 표시됩니다. 보낸 메일에서도 동일한 현상이 나타날 수 있습니다.
- 서명에 서식을 적용할 수 없음: 서식을 적용하려면 일반 텍스트 대신 서식 있는 텍스트(Rich Text)를 사용해야 합니다. 메일쓰기를 클릭해 새 메일을 연 뒤, 오른쪽 하단의 화살표를 클릭하고 일반 텍스트 모드가 체크 해제되어 있는지 확인하세요.
서명 만들 준비 되셨나요?
여러 계정에 맞춤 서명을 만들어 두면 일관성과 효율성이라는 두 가지 장점을 모두 누릴 수 있습니다. 항상 같은 방식으로 메일에 서명하는 분들에게 특히 유용합니다. 이름과 연락처 앞에 "감사합니다", "안녕히 계세요", "좋은 하루 되세요" 같은 인사말을 넣을 수도 있다는 점도 잊지 마세요.
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