수신함을 깨끗하게 유지하는 일은 생각보다 어렵습니다. 열심히 정리해서 거의 '수신함 제로'에 도달했다 해도, 한 달쯤 지나면 다시 원점으로 돌아가 있는 경우가 많죠.
수신함 제로를 달성하는 핵심은 가능한 한 많은 과정을 자동화하고, 이메일을 대하는 방식 자체를 다시 설계하는 것입니다.
1. 라벨을 최고의 친구로 만들기
Gmail의 라벨(Label) 기능은 오래전부터 있었지만, 이 단순한 기능이 수신함 정리에 놀라운 효과를 발휘합니다. 새 메일이 도착할 때마다 확인하고 싶은 충동을 라벨 하나로 임시로 진정시킬 수 있어요. 라벨을 붙여두면 해당 메일을 일단 처리해 둔 듯한 심리적 안정감을 얻을 수 있습니다.
매일 아침 수신함을 훑으며 하루를 계획할 때 만들어두면 좋은 1차(tier one) 라벨은 다음과 같습니다: 오늘(Today), 완료(Done), 대기 중(Waiting For), 할 일(To-Do), 회신(Reply).
이런 1차 라벨은 어떤 조치가 필요한 모든 메일에 적용하고, 그 외에 보낸 사람, 프로젝트/주제, 우선순위, 팀 등을 기준으로 2차(tier two) 라벨을 추가로 만들 수 있습니다. 2차 라벨은 각자의 업무 방식과 필요에 따라 달라지겠죠.
라벨에 색상 코드를 지정하세요. 그러면 급하게 답장해야 하는 메일이 몇 개인지 한눈에 파악할 수 있습니다.
2. 필터와 규칙 활용하기
수신함에 필터나 규칙을 설정하면 체계적으로 정리 상태를 유지하기 쉬워집니다. 원하는 조건에 따라 자동으로 라벨을 적용해 메일을 분류할 수 있는데, 이 조건은 앞서 소개한 2차 라벨 기준과 동일하게 가져가면 됩니다.
다만 필터 설정은 절반의 작업일 뿐입니다. 나머지 절반은 이렇게 걸러진 들어오는 메일을 실제로 처리하는 것이죠. 구체적인 방법은 다음과 같습니다:
- 설정 > 필터 및 차단된 주소로 이동합니다.
- 새 필터 만들기를 클릭해 시작합니다. 보낸 사람, 받는 사람, 제목, 포함할 키워드, 제외할 키워드, 첨부파일 여부, 메일 크기(MB·KB·B) 중 최소 한 가지는 입력해야 합니다.
- '보낸 사람' 입력란에 상대방의 이메일 주소를 넣고 이 검색으로 필터 만들기를 클릭합니다.
- 그러면 해당 메일을 어떻게 처리할지 여러 옵션 중에서 선택할 수 있으며, 복수 선택도 가능합니다. 이번 작업과 관련된 선택지는 보관처리, 별표표시, 라벨 적용, 삭제입니다. 이 중에서는 보관 + 라벨 적용 조합이 가장 중요합니다.
- 기존 수신함의 메일에도 같은 필터를 적용하려면 일치하는 대화 X개에도 필터 적용을 체크하세요.
- 필터 만들기를 클릭하면 끝납니다.
간단해 보이지만 Gmail 필터만으로도 매우 강력한 업무 흐름을 만들 수 있습니다. 예를 들면:
- 특정 도메인에서 오는 모든 메일에 대한 규칙 만들기
- 특정 도메인을 제외한 모든 메일에 대한 규칙 만들기
- 삭제 전 반드시 조치가 필요한 메일에 대한 규칙 만들기
- 받고 싶지 않은 메일 자동 삭제
3. 라벨 외 자동화 확장하기
규칙으로 라벨 등을 자동화할 수 있지만, 수신함을 깨끗하게 유지하기 위해 활용할 수 있는 자동화 방법은 더 많습니다.
IFTTT 같은 자동화 서비스를 Gmail과 연동하면, 붙인 라벨을 기준으로 특정 트리거가 자동으로 실행되게 만들 수 있습니다.
예를 들면 다음과 같습니다:
- 라벨을 지정해 Trello나 Todoist 작업 자동 생성
- Gmail 메일을 OneNote나 Evernote에 저장
- 영수증을 Google 스프레드시트에 기록
- 라벨을 지정해 스마트폰 알림(리마인더) 생성
- Gmail 첨부파일을 Google Drive에 저장
- 단, Gmail과 Google Drive의 저장 용량이 합산되므로 용량 문제 해결에는 도움이 되지 않습니다.
Gmail에서 유용한 또 하나의 반자동화 기능은 '템플릿(구 캔드 응답)'입니다. 똑같은 답변 메일을 반복해서 보낼 때 손이 덜 가죠.
사용하려면 설정 > 고급(구 Labs)으로 이동해 템플릿 사용을 '사용'으로 바꾸면 됩니다. 새 메시지를 작성한 뒤 보내지 말고, 휴지통 아이콘 옆의 화살표를 눌러 템플릿 > 새 템플릿 저장을 선택하면 됩니다.
활용 시나리오는 다음과 같습니다:
- 스마트 자동응답기 만들기
- 템플릿을 사용하도록 설정하면 Gmail 필터의 트리거로도 활용할 수 있습니다.
- 같은 내용의 메일 여러 번 보내기
- 여러 개의 서명 사용하기
4. 구독 메일 정리하기
수신함이 이미 난장판이라면 정리에 시간이 꽤 걸립니다. 새로 들어오는 메일에 필터를 설정하는 것과 별개로, 기존의 혼란도 처리해야 하죠. 하루 15~20분씩 시간을 내서 구독 메일을 정리하고 메일에 라벨을 붙이는 습관부터 시작해 보세요.
수신함을 직접 훑으면서 계속 받을 구독과 그만둘 구독을 판별하는 수동 방식도 좋습니다. 더 이상 받지 않을 뉴스레터를 골랐다면, from: 연산자와 함께 발신자 이메일 주소로 빠르게 검색해 해당 메일을 한꺼번에 삭제하면 됩니다.
이 과정을 자동화하고 싶다면 몇 가지 서비스를 살펴볼 만합니다. Unroll.Me 같은 서비스를 이용하면 이메일 구독을 관리하고 더 이상 받고 싶지 않은 뉴스레터를 한 번에 구독 해지할 수 있습니다.
다만 Unroll.Me를 사용하기로 했다면, 이 회사가 최근 사용자 정보를 판매한 것으로 비판받았다는 점은 알아두세요.
구독 메일이 수신함을 막지 못하게 하는 또 다른 방법은 일회용 이메일 주소를 활용하는 것입니다. 일부 서비스는 원하는 기간만큼 해당 수신함을 유지할 수 있게 해줍니다.
5. 수신함 제로 유지하기
수신함을 정리한 후에는 몇 가지 기본 원칙만 지키면 깨끗한 상태를 유지할 수 있습니다:
- SNS 이메일 알림을 끕니다.
- 이메일에 쓰는 시간을 제한합니다. 매일 이메일에 할애할 시간을 정하고 그 이상 넘기지 마세요. 중요한 메일에 답장하고 보관하는 일의 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다.
- 2번의 예외 사항을 기록해 둡니다. 상사가 메일 답변을 요청했다면 무시할 수 없겠죠. 시간 초과의 원인을 모두 점검하고 중요하지 않은 것들은 과감히 없애세요.
- 꼭 필요할 때만 답장합니다. 두세 단어짜리 메시지라면 확인이 필요한 경우가 아니라면 굳이 보내지 않아도 됩니다.
Gmail에서 수신함 제로를 유지하기 위해 어떤 팁이나 요령을 사용하시나요? 애초에 무의미한 노력이라고 생각하시나요? 댓글로 알려주세요.