하루 인터넷 사용 시간의 상당 부분을 이메일 확인과 정리에 소모하고 계신가요? 대부분의 사람들이 그렇습니다. 지금보다 더 효율적으로 이메일을 관리할 수 있는 방법이 있을까 궁금해 본 적이 있다면, 답은 '있다'입니다.
다행히도 이메일 관리에 특화된 다양한 도구가 존재합니다. 무료로 사용할 수 있는 것도 있고, 유료 프리미엄 옵션도 있습니다. 이 글에서는 각각 세 가지씩 살펴보고 어떤 도구가 실제로 사용할 가치가 있는지 알아보겠습니다.
참고: 아래에서 소개하는 모든 도구는 브라우저에서 작동하며, 일부는 모바일 앱도 함께 제공합니다.
1. Sortd
Sortd는 Gmail 메시지를 체계적인 목록으로 변환해 주는 도구입니다. Gmail 안에 상주하는 '스마트 레이어(smart layer)'를 활용하며, 필요에 따라 켜거나 끌 수 있습니다.
해야 할 일 목록, 특정 주제와 관련된 이메일 목록 등을 만들어 보세요. 직관적인 드래그 앤 드롭 기능만으로 손쉽게 구성할 수 있습니다. 원하는 어떤 목록 형식이든 Sortd가 도와줍니다.
무료 버전에서는 최대 4개의 목록을 만들 수 있고, 각 목록마다 미완료 작업 25개까지 등록할 수 있습니다. 마감일 및 리마인더 이메일 기능도 일부 제공됩니다.
또한 메시지를 스누즈(나중에 보기) 처리해 이메일 스트레스를 줄일 수 있습니다. 불편한 시간대에 도착한 메일이라면 나중에 다시 확인하면 됩니다.
Sortd 무료 버전은 영구 무료를 약속합니다. 지금 가입했다가 나중에 예상치 못한 요금을 청구받을 걱정은 하지 않아도 됩니다.
2. Boomerang for Gmail
리마인더나 생일 축하 메시지처럼 특정 시간에 발송되어야 하는 이메일이 있다면 예약 전송 기능이 필요합니다. Boomerang은 Gmail과 연동해 예약 전송은 물론 다양한 기능을 제공합니다.
답장이 없는 사람에게 다시 연락하도록 독려하는 후속 조치 리마인더 기능이 있고, 읽음 확인 기능도 제공해 상대방이 내 이메일을 무시했는지 궁금해하는 고통을 덜어줍니다.
특정 상황에서 무슨 말을 해야 할지 고민된다면 Respondable 기능이 도움이 됩니다. 수백만 건의 메시지 데이터를 학습한 머신러닝 기반 기능으로, 입력하는 동안 어조, 문구 선택 등에 대한 조언을 실시간으로 제공합니다.
또한 매우 유용한 Inbox Pause(수신함 일시정지) 기능도 있습니다. 이 기능을 사용하면 새 이메일 수신을 원하는 때까지 멈출 수 있습니다. 그 사이에 받은편지함을 깔끔하게 정리한 후 새 메일을 확인하면 됩니다.
3. Yanado
Yanado 역시 Gmail 받은편지함과 할 일 목록 기능을 결합한 도구입니다. 진행 중인 작업, 완료한 작업, 보류 중인 업무를 한눈에 관리할 수 있습니다.
커스텀 상태 설정 기능으로 어떤 이메일 워크플로에도 맞출 수 있으며, 아이디어 목록을 따로 만들어 중요한 생각이 흘러가지 않도록 할 수도 있습니다.
Gmail 화면에 내장된 버튼을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 항목을 선택하면 이메일을 작업으로 변환해 목록에 추가할 수 있습니다.
전통적인 목록 방식과 칸반(Kanban) 스타일 카드 방식 중 선호하는 형태를 선택할 수 있습니다. 하위 목록을 만들거나 목록에 태그를 달아 나중에 빠르게 찾을 수도 있습니다.
Yanado는 Gmail에 자연스럽게 통합된 느낌을 줍니다. Yanado 알림이 Gmail에서 바로 표시되며, 시각적으로 거슬리지 않고 익혀야 할 학습 곡선도 없습니다.
무료로 가입하면 작업과 목록을 무제한으로 만들 수 있습니다. 무료 버전에도 Reminders(알림) 기능이 포함되어 있으며, Yanado는 알림을 Google Calendar 이벤트로 추가하기 때문에 이미 익숙한 시스템으로 편리하게 활용할 수 있습니다.
4. ActiveInbox
ActiveInbox는 할 일 목록과 이메일을 결합한 또 다른 서비스입니다. 프리미엄 서비스로, 이메일을 작성하는 동안 기존 작업에 대한 알림을 함께 보여줍니다.
덕분에 메시지를 한눈에 확인하며 누락된 정보가 없는지 점검할 수 있습니다. '나중에 보내기(send later)' 옵션과 후속 조치 알림 기능도 갖추고 있습니다.
이 회사는 처음에 무료 버전을 제공했지만 이후 중단했습니다. 담당자에 따르면 무료로는 사람들이 제품을 계속 사용하지 않는다는 분석 결과 때문이라고 합니다.
받은편지함에는 Today(오늘) 목록이 있어 가장 시급한 작업에 집중할 수 있도록 도와줍니다. 업무를 관리 가능한 단위로 나누고 사람별 또는 프로젝트별로 그룹화할 수 있습니다.
하위 목록을 활용하면 큰 업무도 부담 없이 잘게 쪼개 처리할 수 있고, 메모를 남겨 중요한 세부 사항을 기억할 수 있습니다. 심지어 이메일을 프로젝트별 폴더에 정리해서 체계적으로 추적 관리할 수도 있습니다.
5. Right Inbox
이 목록의 다른 많은 도구와 마찬가지로 Right Inbox도 예약 전송, 리마인더, 메모 기능을 제공합니다. 하지만 반복 이메일(recurring email) 기능으로 차별화됩니다. 발송 빈도와 시간대를 직접 지정할 수 있습니다.
급여 지급 기간 전에 송장이나 디지털 근태 기록 제출을 상기시켜야 할 때 유용합니다. 동료를 멘토링한다면 주기적인 점검 메시지를 보내는 데도 활용할 수 있습니다.
불필요한 단계를 없애는 것은 이메일 관리 생산성을 높이는 훌륭한 방법입니다. 반복 이메일 기능과 메시지 템플릿을 활용하면 얼마나 많은 시간을 절약할 수 있는지 실감하게 될 것입니다.
Right Inbox에도 무료 버전이 있어 프로처럼 이메일을 보내고 예약하며 리마인더를 받을 수 있습니다. 다만 반복 메시지 기능은 제공되지 않습니다.
게다가 무료 버전은 또 다른 이유로 큰 의미가 없습니다. 한 달에 10통의 이메일만 보낼 수 있기 때문인데, 이는 상당히 큰 제약입니다.
반면 프리미엄 플랜은 해당 월에 필요한 만큼 자유롭게 사용할 수 있으며, 월 단위 결제와 연간 결제 중 선택할 수 있습니다.
6. SaneBox
지금까지 소개한 이메일 정리 도구들은 메시지로 더 많은 일을 할 수 있게 해줍니다. SaneBox는 여기서 한 걸음 더 나아갑니다. 지능형 알고리즘이 불필요한 메일을 걸러내 전용 폴더로 분류하므로, 나중에 원할 때 확인할 수 있습니다.
드래그 앤 드롭으로 메시지를 적절한 위치로 옮기면 알고리즘이 이를 학습합니다. 우선순위 받은편지함이나 급하지 않은 메일함으로 이동시키면 됩니다.
뉴스레터와 메일링 리스트 콘텐츠를 위한 별도 폴더도 있고, 커스텀 학습 폴더를 만들어 알고리즘에게 다른 동작을 가르칠 수도 있습니다. 메시지를 클라우드로 이동하거나 다른 주소로 자동 전달하는 식입니다.
SaneBox는 필요할 때 이메일 스팸 필터를 재정의할 수도 있습니다. 지속적으로 메일함을 모니터링하며 스팸을 걸러내는데, 중요해 보이는 메일이 스팸으로 분류되면 별도 폴더로 옮겨 검토할 수 있게 해줍니다.
다시는 소식을 듣고 싶지 않은 사람의 메일은 이름 그대로 SaneBlackHole 폴더로 들어갑니다. SaneNoReplies 폴더도 확인해 보세요. 이름에서 짐작할 수 있듯이 보냈지만 상대방이 아직 조치하지 않은 메시지가 담겨 있습니다.
SaneBox는 세 가지 프리미엄 요금제를 운영합니다. 가장 저렴한 플랜은 하나의 이메일 주소에서 작동하며, 월 10회의 SaneReminders(상대방이 답장하지 않으면 알려주는 기능)와 월 10회의 SaneAttachments(이메일 첨부 파일을 선호하는 클라우드 서비스로 자동 전송)를 제공합니다.
또한 위에서 언급한 폴더 관련 서비스 대부분은 선택적 기능입니다. 가장 저렴한 버전에서는 그중 하나를 선택할 수 있고, 상위 요금제일수록 더 많은 선택적 기능과 더 적은 횟수 제한을 제공합니다.
유료 이메일 앱, 사용할 가치가 있을까?
무료 플랜과 프리미엄 서비스 중 무엇을 선택할지 고민된다면 다음 세 가지 요소를 고려해 보세요.
사용 목적을 생각하세요. Gmail 받은편지함을 할 일 목록처럼 활용하는 것이 매력적이라면 무료 플랜으로도 충분할 가능성이 높습니다. 예약 전송과 맞춤형 알림 정도만 필요한 경우에도 마찬가지입니다.
발송하는 이메일의 양을 생각하세요. 매달 대량의 이메일을 반복적으로 보내야 한다면 Right Inbox의 반복 전송 기능이 가치 있을 것입니다. 이 기능이 포함된 플랜 비용은 대형 전문 커피 한 잔 값 정도입니다.
스마트 알고리즘이 생산성에 미치는 역할을 생각하세요. SaneBox는 합리적인 가격에 다양한 기존 옵션과 커스터마이징 기능을 제공합니다. 우선 월간 플랜으로 가입해 시험해 보는 것도 좋습니다. 모든 SaneBox 플랜은 의무 없이 언제든 해지할 수 있습니다.
또한 여기서 소개한 무료 플랜들도 프리미엄 옵션을 함께 제공한다는 점을 기억하세요. 무료 서비스를 쓰다가 기능이 아쉽다고 느껴지면 손쉽게 업그레이드할 수 있습니다.
이런 도구들은 할 일 목록과 수신함 과부하로 인한 스트레스를 줄여, 받은편지함을 시간 낭비 요소에서 시간 절약 도구로 바꿔줍니다. 한 번 사용해 보면 왜 그동안 기본 이메일만 고집했는지 의아해질 것입니다.