Gmail은 수많은 사람들이 선택하는 이메일 서비스입니다. 보안성이 뛰어나고 사용하기 쉬우며, 받은편지함을 관리할 수 있는 다양한 내장 도구를 제공하기 때문입니다. 하지만 정리되지 않은 채 가득 찬 받은편지함은 여전히 부담스러운 존재일 수 있습니다.
받은편지함을 관리하는 데 너무 많은 시간을 소모하고 있나요? 그렇다면 지금부터 변화가 필요합니다. 아래에서 소개하는 8가지 Gmail 생산성 향상 팁이 큰 도움이 될 것입니다.
1. 키보드 단축키 활용하기
키보드 단축키는 컴퓨터 사용자의 최고의 친구입니다. 특히 쌓여 있는 메일을 처리할 때 그 진가가 드러납니다. Gmail은 빠른 탐색부터 이메일 서식 지정까지 다양한 단축키를 제공합니다. 바로 사용해볼 만한 대표적인 단축키는 다음과 같습니다.
- Shift + I: 읽음으로 표시
- ⌘ 또는 Ctrl + Enter: 메일 보내기
- ⌘ 또는 Ctrl + K: 링크 삽입
- C: 메일 작성
- /: 메일 검색
- D: 새 탭에서 메일 작성
- Shift + Ctrl + B: 참조 숨김(BCC) 수신자 추가
2. 템플릿 만들기
매일 같은 내용의 이메일을 반복해서 보내고 계신가요? 맞춤형 이메일 템플릿을 만들면 이 과정을 훨씬 빠르게 처리할 수 있습니다. 설정 방법은 다음과 같습니다.
- 메일쓰기(Compose)를 클릭합니다.
- 템플릿으로 사용할 문구를 본문에 입력합니다.
- 오른쪽 하단의 점 세 개 메뉴를 클릭한 후 템플릿(Templates)을 선택합니다.
- 임시보관함 초안을 템플릿으로 저장 → 새 템플릿으로 저장을 차례로 선택합니다.
이후 템플릿을 사용하려면 점 세 개 메뉴에서 템플릿을 클릭하고 템플릿 삽입만 누르면 됩니다.
3. 불필요한 대화 스레드 음소거하기
길게 이어지는 메일 스레드에 포함되어 있지만 더 이상 나와 관련이 없다면, 해당 대화를 음소거하세요. 음소거하면 이후 오는 답장 메일이 받은편지함에 표시되지 않습니다. 물론 음소거된 메일은 '전체메일' 폴더에서 언제든 확인할 수 있습니다.
음소거 방법은 간단합니다. 해당 메일을 연 상태에서 점 세 개 메뉴를 클릭하고 음소거(Mute)를 선택하면 끝입니다.
4. 휴가 자동응답 설정하기
출장이나 휴가로 자리를 비우게 된다면 휴가 자동응답 기능을 활용해 보세요. 자동응답을 켜두면 나에게 메일을 보낸 사람에게 자동으로 부재 중 안내 메시지가 전달됩니다. 이를 통해 불필요한 추가 메일 발송을 줄여 받은편지함이 어수선해지는 것을 예방할 수 있습니다.
휴가 자동응답 설정 방법:
- Gmail에서 설정(Settings) > 모든 설정 보기를 클릭합니다.
- 아래로 스크롤하여 휴가 자동응답(Vacation responder) 항목을 찾습니다.
- 휴가 자동응답 사용 라디오 버튼을 선택합니다.
- 자동응답 기간, 제목, 메시지를 입력한 후 변경사항 저장을 클릭합니다.
5. 받은편지함 레이아웃 커스터마이징하기
받은편지함을 제대로 관리하는 가장 좋은 방법은 레이아웃을 자신에게 맞게 조정하는 것입니다. 예를 들어 중요한 메일을 최상단에 배치하거나 읽지 않은 메일을 먼저 표시하도록 설정할 수 있습니다. 레이아웃 변경 방법은 다음과 같습니다.
- 설정으로 이동합니다.
- 받은편지함 유형(Inbox Type) 항목까지 스크롤합니다.
- 원하는 유형을 선택합니다.
선택 가능한 받은편지함 유형은 다음과 같습니다.
- 중요 메일 우선: 받은편지함을 '중요'와 '나머지' 두 영역으로 나눕니다.
- 읽지 않은 메일 우선: 읽지 않은 메시지를 받은편지함 상단에 표시합니다.
- 별표 메일 우선: 별표 표시된 메시지를 가장 위에 배치합니다.
- 복수 받은편지함: 검색 연산자 또는 맞춤 라벨을 활용해 여러 섹션을 추가로 구성할 수 있습니다.
- 우선순위 받은편지함: 받은편지함을 여러 섹션으로 나누며, 별표·중요·읽지 않음 등 표시할 섹션을 직접 선택할 수 있습니다.
6. 이메일 필터 만들기
특정 메일을 자동으로 휴지통으로 보내고 싶으신가요? 중요한 메일에 별표를 자동으로 표시하고 싶으신가요? 이메일 필터를 만들면 이 모든 작업을 자동화할 수 있습니다. 설정 방법은 다음과 같습니다.
- Gmail 검색창 안에 있는 필터 옵션(슬라이더) 아이콘을 클릭합니다.
- 검색 조건을 입력합니다. 특정 단어가 포함된 메일에 별표를 표시하는 등 원하는 만큼 세부적으로 조건을 지정할 수 있습니다.
- 조건 입력을 마쳤으면 필터 만들기를 클릭합니다.
- 필터에 적용할 동작(예: 별표 추가, 휴지통으로 이동 등)을 선택한 후 다시 필터 만들기를 클릭합니다.
7. 외부 앱 연동 활용하기
팀 커뮤니케이션, 프로젝트 관리 등을 위해 매일 다양한 앱을 사용하고 계실 겁니다. 이 중 상당수는 Gmail과 연동할 수 있으며, 연동을 통해 불필요한 단계를 없애고 업무 효율을 높일 수 있습니다.
Gmail에서 활용할 수 있는 대표적인 연동 서비스는 다음과 같습니다.
- Slack: Slack으로 팀 커뮤니케이션을 하고 있다면 Gmail도 Slack 안에서 사용할 수 있습니다. 예를 들어 이메일을 Slack으로 바로 전송해 논의할 수 있습니다.
- Zoom: Gmail과 Zoom을 연동하면 메일 화면을 벗어나지 않고도 회의를 빠르게 예약하거나 즉시 시작할 수 있습니다.
- Trello: Trello 연동을 통해 받은편지함을 떠나지 않고 새 카드를 생성할 수 있습니다. 메일을 처리하는 동안 중요한 업무를 놓치는 일을 방지할 수 있습니다.
이 외에도 수백 가지 연동 서비스가 존재합니다. 반복 작업을 자동화하고 싶다면 Google Workspace Marketplace에서 더 많은 앱을 살펴보세요.
8. 사용하지 않는 폴더 숨기기
Gmail 사이드바가 신규·기존 폴더와 라벨로 복잡하게 가득 차 있다면, 더 이상 사용하지 않는 항목들을 숨겨서 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 폴더나 라벨을 숨겨도 내부 콘텐츠는 삭제되지 않으며, 단지 화면에서 감춰질 뿐입니다.
자주 사용하지 않는 콘텐츠를 영구 삭제하지 않으면서 '치우는' 훌륭한 방법입니다. 숨기는 방법은 다음과 같습니다.
- 설정 > 모든 설정 보기를 클릭합니다.
- 상단 메뉴에서 라벨(Labels) 탭을 선택합니다.
- 화면에서 숨기고 싶은 폴더 옆의 숨기기(Hide)를 선택합니다.
Gmail의 잠재력은 무궁무진합니다
위의 8가지 팁은 Gmail 받은편지함을 관리하면서 생산성을 높일 수 있는 방법 중 극히 일부입니다.
받은편지함을 자신에게 맞게 커스터마이징하는 것부터 Chrome 확장 프로그램 활용까지, 알아두면 유용한 팁과 요령은 무궁무진합니다. 오늘 소개한 방법부터 하나씩 적용해 보세요.