Gmail은 수백만 명이 선택한 이메일 서비스입니다. 그럴만한 이유가 있습니다. 안전하고 사용하기 쉬우며 받은 편지함 관리를 위한 다양한 내장 도구를 제공합니다. 불행히도 받은편지함은 정리되지 않고 가득 차 있을 때 여전히 두려운 존재가 될 수 있습니다.
받은 편지함을 처리하는 데 너무 많은 시간을 보내고 있습니까? 그렇다면 이에 대해 조치를 취해야 할 때입니다. 생산성을 높이는 8가지 Gmail 해킹이 도움이 될 수 있습니다.
1. 키보드 단축키 사용
키보드 단축키는 특히 받은 편지함을 비울 때 컴퓨터 사용자의 가장 친한 친구입니다. Gmail은 빠른 탐색에서 이메일 형식에 이르기까지 모든 작업을 위한 광범위한 키보드 단축키를 제공합니다. 다음은 지금 사용할 수 있는 즐겨찾는 단축키입니다.
- Shift + I 읽은 것으로 표시
- ⌘ 또는 Ctrl + Enter 이메일을 보내려면
- ⌘ 또는 Ctrl + K 링크를 삽입하려면
- ㄷ 작곡
- / 이메일 검색
- 디 새 탭에서 작성
- Shift + Ctrl + B 숨은 참조 수신자 추가
2. 템플릿 만들기
매일 같은 이메일을 계속해서 보내고 있습니까? 맞춤형 이메일 템플릿을 만들어 이 프로세스의 속도를 높일 수 있습니다. 그렇게 하려면 다음 단계를 따르세요.
- 작성 선택 .
- 이메일 필드에 템플릿에 사용할 텍스트를 입력합니다.
- 점 3개로 된 메뉴를 선택한 다음 템플릿을 선택합니다. .
- 초안을 템플릿으로 저장 선택 그런 다음 새 템플릿으로 저장 .
템플릿을 사용할 준비가 되면 템플릿을 선택하기만 하면 됩니다. 그런 다음 템플릿 삽입 .
3. 대화 음소거
더 이상 자신과 관련이 없는 긴 이메일 스레드의 일부인 경우 간단히 음소거할 수 있습니다. 뮤트하면 스레드에 대한 향후 응답이 받은 편지함에서 제외됩니다. 또한 전체보관함에서 음소거된 메일을 계속 찾을 수 있습니다.
대화를 음소거하려면 음소거하려는 이메일 내에서 점 3개로 된 메뉴를 선택한 다음 음소거를 선택합니다. . 그게 다야.
4. 부재중 자동응답기 사용
외출 중이거나 단순히 책상에서 떨어져 있는 시간이 필요한 경우 부재중 자동응답기를 사용하십시오. 부재중 자동응답이 켜져 있으면 이메일을 보내는 사람은 누구나 부재 중 상태에 대해 설정한 미리 준비된 응답을 받게 됩니다. 이렇게 하면 발신자가 받은편지함을 막는 추가 이메일을 보내는 것을 방지할 수 있습니다.
부재중 자동응답을 사용하려면:
- Gmail을 열고 설정을 선택합니다.> 보기 모든 설정 .
- 부재중 자동응답기가 나타날 때까지 스크롤합니다. .
- 부재중 자동응답기 옆에 있는 라디오 버튼을 선택합니다. .
- 날짜, 제목, 메시지를 차례로 입력하십시오. 마지막으로 변경사항 저장을 선택합니다. .
5. 받은 편지함 레이아웃 사용자 지정
받은 편지함을 처리하는 가장 좋은 방법은 레이아웃을 사용자 지정하는 것입니다. 예를 들어 중요한 이메일을 먼저 나열하거나 읽지 않은 이메일을 먼저 나열하도록 선택할 수 있습니다. 이렇게 하면 이메일이 표시되는 방식을 유연하게 선택할 수 있습니다. 레이아웃을 변경하려면:
- 설정으로 이동 .
- 받은편지함 유형이 표시될 때까지 스크롤합니다. .
- 사용하려는 유형을 선택합니다.
받은 편지함 레이아웃의 유형은 다음과 같습니다.
- 중요한 첫 번째: 받은 편지함은 중요 항목과 기타 항목의 두 부분으로 나뉩니다.
- 읽지 않은 것 우선: 받은 편지함 상단에 읽지 않은 메시지를 표시합니다.
- 첫 번째 별표: 별표 표시된 메시지는 받은 편지함에 먼저 나타납니다.
- 여러 받은 편지함: 받은 편지함에서 추가 섹션을 사용할 수 있으므로 검색 연산자를 사용하거나 맞춤 라벨을 만들 수 있습니다.
- 자동분류함: 받은 편지함을 여러 섹션으로 나누므로 별표, 중요 또는 읽지 않음을 포함하여 표시할 섹션을 선택할 수 있습니다.
6. 이메일 필터 생성
특정 이메일을 자동으로 휴지통으로 보내고 싶습니까? 중요한 이메일에 별표를 표시하여 저장하고 싶으십니까? 이메일 필터를 만들어 이 모든 작업과 그 이상을 수행할 수 있습니다. 이렇게 하려면 다음 단계를 따르세요.
- 설정 선택 Gmail 검색창 안에 있는 아이콘.
- 창에 나열된 정보를 입력합니다. Gmail은 여기에서 또는 기본적으로 이메일을 매우 구체적으로 지정할 수 있는 옵션을 제공합니다. 예를 들어 특정 단어가 포함된 메시지에 별표를 표시할 수 있습니다.
- 만족스러우면 필터 만들기를 선택합니다. .
- 그런 다음 필터가 따르도록 할 동작을 선택합니다. 그런 다음 필터 만들기를 선택합니다. .
7. 통합 사용
팀과 의사 소통하고 프로젝트를 관리하는 등의 작업을 위해 매일 사용하는 다른 앱이 많이 있을 것입니다. 이러한 앱 중 일부는 어떤 식으로든 Gmail과 통합될 수 있습니다. 통합을 통해 추가 단계를 제거하여 생산성을 높일 수 있습니다.
Gmail에 사용할 수 있는 일부 통합은 다음과 같습니다.
- 슬랙: 팀 커뮤니케이션에 Slack을 사용합니까? 그렇다면 Slack 내에서도 Gmail을 사용할 수 있습니다. 예를 들어 토론을 위해 Slack에 직접 이메일을 보낼 수 있습니다.
- 확대/축소: 또한 Gmail을 Zoom과 통합하여 이메일 내에서 바로 회의를 빠르게 예약하거나 회의를 즉시 시작할 수 있습니다. 새 창을 열 필요가 없습니다.
- 트렐로: Trello 통합을 사용하면 받은 편지함을 벗어나지 않고도 새 Trello 카드를 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 이메일을 확대하는 동안 중요한 작업을 놓치지 않을 수 있습니다.
이것은 사용 가능한 수백 가지 통합 중 일부에 불과합니다. 작업을 자동화하려는 경우 Gmail이 도움이 될 수 있습니다. 더 많은 앱을 보려면 Google Workspace Marketplace를 확인하세요.
8. 사용하지 않는 폴더 숨기기(예:스팸)
Gmail 받은 편지함의 사이드바가 이전 폴더와 새 폴더로 가득 차 있다면 더 이상 사용하지 않는 폴더를 숨겨 처리할 수 있습니다. 폴더 또는 레이블을 숨길 때 내부 콘텐츠는 삭제되지 않습니다. 대신 보기에서 폴더를 숨깁니다.
이것은 더 이상 자주 사용하지 않는 콘텐츠를 영구적으로 제거하지 않고 "제거"하는 좋은 방법입니다. 사용하지 않는 폴더를 숨기려면:
- 설정 선택 그런 다음 모든 설정 보기 .
- 라벨 선택 상단 메뉴에서.
- 이동하여 숨기기를 선택합니다. 보기에서 숨기려는 모든 폴더에 대해
이것은 Gmail이 할 수 있는 작업의 스냅샷일 뿐입니다.
이 8가지 팁은 Gmail 받은편지함을 관리하면서 생산성을 극대화하기 위해 수행할 수 있는 작업의 겉보기에 불과합니다.
받은편지함을 필요에 맞게 맞춤설정하거나 Chrome 확장 프로그램을 사용하는 등 다양한 팁과 요령이 있습니다.