우리가 시간을 현명하게 사용하면 받은 편지함을 아무 생각 없이 스크롤하는 것과 같은 쓸모없는 일에 시간을 덜 소비합니다. 제안된 솔루션:인라인 응답이지만 일반적인 인라인 응답은 아닙니다.
"인라인으로 응답"이 실제로 제대로 수행되었다는 것은 무엇을 의미합니까? 인라인 회신은 처음부터 직접 이메일을 작성하는 대신 이메일 본문 내에서 메시지에 회신하는 방식입니다.
인라인 회신은 이미 우리 대부분이 이미 때때로 하는 정상적인 일입니다. 사실, 우리는 이것이 훨씬 더 자주 사용되어야 한다고 주장할 것입니다. 항상 정리되고 따르기 쉬운 인라인 이메일 스레드를 유지하기 위해 염두에 둘 수 있는 몇 가지 규칙이 있습니다.
인라인 이메일:매일 잘못된 이메일에 회신한다는 의미
인라인 회신의 반대는 "최고 게시"라고 하는 것입니다. 여기에서 이메일에 회신을 누르고 텍스트 상자 상단에 입력하기 시작합니다.
이것이 오늘날 대부분의 이메일 메시지가 구성되는 방식입니다. 극히 간단한 이메일 대화만 다루지 않는 한 상위 게시물은 모든 종류의 문제를 일으킬 수 있습니다.
우선 탑포스팅을 할 때 원래 이메일을 다시 참조하는 것이 큰 번거로움이 됩니다. 당신은 결국 당신이 찾고 있는 것을 찾기 위해 이메일을 뒤져 샅샅이 뒤집니다. 그런 다음 작성 중이던 원래 이메일로 다시 스크롤하여 문맥에 맞지 않고 종종 중요한 요점을 놓치고 있는 내용을 바꾸어 표현해야 합니다.
때때로 수신자가 완전히 새로운 이메일로 귀하의 이메일에 회신할 수 있습니다. 귀하의 대화는 이제 둘 이상의 개별 스레드에서 진행되고 있으며 인라인 이메일 응답으로 이 모든 것을 피할 수 있었습니다.
그룹 대화에 참여하면 상황이 더 복잡해질 수 있습니다. 누가 무엇을, 언제, 그 이상으로 답장하는지 추적하는 것은 거의 불가능한 일이 됩니다.
인라인 회신이 해결책입니다
상위 게시물 대신 인라인, 즉 원본 이메일 메시지 본문 내에서 회신해야 합니다.
Outlook 및 Apple Mail에서 회신을 누르는 즉시 원본 메시지를 볼 수 있습니다. Gmail에서 작성 화면 하단에 있는 세 개의 점을 누르면 전체 대화가 표시됩니다. Gmail의 답장에서 세로 따옴표를 제거하려면 전체 이메일을 강조표시하고 간략하게 들여쓰기를 클릭하세요. 버튼.
인라인 회신을 사용하면 메시지를 계속해서 스크롤할 필요가 없습니다. 해당 대화에서 받은 가장 최근 메시지 바로 옆에 원본 이메일이 포함되어 검색 가능합니다.
또한 다른 사람의 메시지를 다른 사람의 말로 바꾸어 표현하거나 자신의 인라인 답장을 컨텍스트에 맞추기 위해 이메일의 일부를 복사하여 붙여넣는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 인라인 답장으로 모든 사람이 언제든지 다시 참조할 수 있습니다.
인라인 회신을 올바르게 사용하여 이메일에 회신하는 방법
대부분의 사람들은 인라인으로 답장을 보낼 때 응답하려는 텍스트 옆에 인라인 답장을 쓰고 이 텍스트를 굵게 또는 빨간색으로 표시합니다.
이것은 이상적이지 않습니다. 누군가가 이메일을 일반 텍스트로 여는 경우 이 형식을 볼 수 없습니다. 그리고 스레드에 다른 두 사람을 초대하는 즉시 일이 엉망이 될 수 있습니다.
다음은 혼란을 최소화하는 데 도움이 되는 몇 가지 인라인 이메일 팁과 요령입니다.
1. 포맷에 의존하지 마세요
앞서 언급했듯이 수신자는 이메일에 포함된 서식을 항상 볼 수 있는 것은 아닙니다(예를 들어 수신자는 끝에 일반 텍스트를 선호할 수 있음). 색맹인 경우 여러 색상이 포함된 스레드를 따라가기가 어려울 수 있습니다.
서식을 사용하여 이메일을 스캔할 때 답장을 더 쉽게 찾을 수 있지만 유일한 자기 식별 수단은 아닙니다. 이 다음 요점은 훨씬 더 안정적인 접근 방식입니다.
2. 귀하의 이름으로 회신 서문
형식에 의존하기 보다는 모든 답장 앞에 자신의 이름과 날짜(특별히 정리해야 하는 경우에는 날짜)를 사용하는 습관을 들이십시오. 모든 수신자에게 동일한 작업을 수행하도록 요청하십시오.
현재 Gmail이나 Outlook 웹 앱에서는 이름을 수동으로 입력할 수 밖에 없습니다. 그러나 Outlook Desktop을 사용하는 경우 답장 앞에 자동으로 이름을 추가하는 기능이 있습니다.
이렇게 하려면 파일로 이동하세요.> 옵션> 메일 . 그런 다음 답장 및 전달으로 이동합니다. , 서문 주석을 확인하세요. 상자에 이름을 입력합니다. 이메일 본문에 답장을 보내면 자동으로 이름이 괄호 안에 표시됩니다.
3. 줄 바꿈을 사용하십시오.
인라인 답장을 남길 때마다 문장 중간이나 단락 끝에 삽입되지 않고 새 줄에 있어야 합니다.
이렇게 하면 다른 사람들이 귀하의 댓글에 더 쉽게 답장하고 대화를 스캔할 수 있습니다.
4. 다단계 답장 들여쓰기
하나의 이메일에서 여러 요점을 처리하는 경우 단일 메시지 내에서 여러 스레드가 발생하게 됩니다.
이러한 내용을 체계적으로 유지하려면 스레드 응답을 들여써서 각 요점과 관련된 주석을 명확하게 해야 합니다. 개인적으로 꺾쇠 괄호(> ) 글머리 기호가 일반 텍스트 이메일에 항상 표시되지 않을 수 있으므로 선택하기에 가장 직관적인 문자입니다.
5. 최후의 수단:다른 도구 사용
인라인 회신은 프로젝트를 계속 진행시키는 가장 좋은 방법입니다. 또한 모든 사람이 대화 기록을 샅샅이 뒤지는 데 시간을 낭비하지 않고 같은 페이지를 유지하는 데 도움이 됩니다. 그러나 일부 사람들은 이 솔루션이 지나치게 복잡하고 불필요하며 따르기 어렵다고 생각합니다.
Slack, Yammer 및 Huddle과 같은 커뮤니케이션 도구는 팀이 전자 커뮤니케이션의 고통을 덜어주는 데 도움이 될 수 있습니다. 세 가지 모두 직원이 어려움을 겪고 있는 경우 훌륭한 이메일 대안 또는 보완 솔루션입니다.
말씀 전파
이러한 간단한 인라인 회신 규칙은 귀하와 동료가 이메일을 통해 많은 논의를 할 때마다 훨씬 더 원활한 거래를 가능하게 합니다.
누가 알아? 당신은 그들을 이러한 작업 방식으로 전환시키는 사람이 될 수도 있습니다. 실제로 단점이 없습니다. 그 차이는 순식간에 명백해집니다.