효과적인 이메일을 작성하는 것은 충분히 쉬워 보입니다. 그러나 이메일의 성능을 더 높이려면 다음과 같은 과학 기반 규칙을 염두에 두십시오.
과거에 사람들이 여전히 귀하의 이메일을 무시하는 12가지 이유를 나열했습니다. 바쁜 사람들이 귀하의 메시지에 응답하도록 하는 방법에 대한 단계별 지침도 제공했습니다. 하지만 이제 데이터를 기반으로 하는 훨씬 더 구체적이고 실행 가능한 팁을 공유할 때입니다.
이러한 각 팁은 귀하의 이메일을 읽을 확률을 높일 뿐만 아니라 해당 이메일로부터 긍정적인 응답을 받을 가능성도 높여줍니다. 이것은 이메일이 여전히 비즈니스 세계에서 주요 커뮤니케이션 형식이기 때문에 중요합니다. 효과적인 이메일을 작성하는 방법을 알면 동료보다 확실한 이점을 얻을 수 있습니다.
1. 이름 사용
당연한 말처럼 들리지만 사람들이 당신에게서 이메일을 받았을 때 주의를 기울이기를 정말로 원한다면 그들의 이름을 사용하십시오. 그리고 한 번 이상 사용하십시오.
2006년에 발표된 연구에 따르면 뇌의 여러 영역이 "자신의 이름에 더 큰 활성화를 보임"이 나타나 "자신의 이름을 듣는 것이 고유한 뇌 기능 활성화"라는 증거를 제공합니다.
이메일 제목 및에 수신자 이름 사용 따라서 이메일 본문은 주의를 끌 수 있는 심리적 속임수입니다. "곧 소식을 듣고 싶습니다, Stan"으로 마무리하는 것이 "곧 소식을 듣고 싶습니다"보다 훨씬 더 효과적입니다.
2. 후광 효과 수용
사람들은 그들이 신뢰하는 사람들의 영향을 받습니다. 관리자가 회사의 이사에게 연락하라고 조언하는 경우 소개 이메일에서 해당 관리자의 이름을 지정합니다. 콜드 이메일은 받기가 끔찍합니다. 따라서 받는 사람이 신뢰하는 사람의 지원을 받고 있음을 보여주는 것이 매우 중요합니다.
이것은 부분적으로 후광 효과라는 이론 때문입니다. . 이것은 일종의 확증 편향입니다. 이 경우 편견은 당신에 대한 감독의 일반적인 인상을 향상시킬 것입니다. 단순히 귀하를 추천한 관리자에 대한 호의적인 인상 때문입니다.
그렇다고 상사를 계속 언급할 필요는 없습니다. 전문가, 고객, 상호 친구 및 군중의 견해와 아이디어를 바탕으로 이메일을 강화할 수도 있습니다. 받는 사람이 귀하가 참조하는 사람들의 견해를 중요하게 여긴다면 .
3. 화를 내거나 기뻐하십시오. 하지만 절대 중립
부메랑일 때 인 Gmail 앱은 데이터를 분석한 결과 매우 흥미로운 사실을 발견했습니다. "응답률을 결정하는 가장 중요한 요소 중 하나는 메시지의 단어가 얼마나 긍정적(훌륭한 단어) 또는 부정적인(나쁜 단어)인지입니다."
중간 정도의 긍정적인 및 부정적인 이메일은 중립적인 이메일보다 5~15% 더 많은 응답을 받았습니다. 즉, 극도로 적대적인 이메일은 거의 응답을 받지 못했습니다. 지나치게 아첨하는 이메일도 그다지 좋은 성과를 거두지 못했습니다. 즉, 감정을 전달하되 과민 반응하지 마십시오.
4. 짧게 유지(하지만 얼마나 짧습니까? )
내가 알지. 여기에는 예외가 있습니다. 내가 가장 좋아하는 뇌 사이트 중 하나인 Brain Pickings는 읽기에 매우 좋은 엄청나게 긴 이메일을 보냅니다. 그러나 전반적으로 데이터에 따르면 긴 이메일을 피해야 합니다.
사실, 메시지에 사용해야 하는 단어 유형에 대한 정보와 함께 Boomerang은 이메일의 "이상적인" 길이도 찾았습니다. 4천만 개의 이메일을 분석한 결과 50~175단어 이하의 이메일이 답장을 받을 확률이 가장 높은 것으로 나타났습니다(49~50%). 이는 2010년 MIT 연구 결과에서도 뒷받침됩니다.
이것은 현명한 조언이지만 항상 실용적인 것은 아닙니다. 그러나 교훈은 이메일을 간결하게 유지하는 것입니다. 이를 수행하는 한 가지 방법은 Five Sentences 철학에 가입하고 길이가 다섯 문장이 넘는 이메일을 보내지 않는 것입니다. 투자자이자 작가인 Guy Kawasaki는 Entrepreneur.com에 "5개 미만의 문장은 종종 갑작스럽고 무례하고 5개 이상의 문장은 시간을 낭비합니다."라고 말했습니다.
5. "때문에"라는 단어 사용
누군가에게 당신을 위해 무언가를 해 달라고 과감하게 요청할 수 있다면 최소한 그에게 이유 . 우리는 70년대부터 하버드 대학의 심리학 교수인 Ellen Langer가 "왜냐하면"이라는 단어의 중요성을 강조하는 연구를 발표했을 때부터 알고 있었습니다.
우리는 이유를 설명하지 않고 단지 무언가를 요구하는 이메일("오후 2시까지 보고서를 보내주시겠습니까?")을 너무 자주 받습니다. 그러나 요청에 "때문에"라는 단어를 도입함으로써("오후 5시까지 편집해야 하기 때문에 그 보고서를 오후 2시까지 보내주실 수 있습니까?), 준수 가능성이 높아집니다.
그 연구에 따르면, 이것은 "사람들이 '자동' 행동을 하기 때문일 수 있습니다... 휴리스틱 또는 지름길의 한 형태로. 그리고 '때문에'라는 단어를 듣고 이유가 뒤따르면 (이유가 아무리 절박하더라도) , 우리가 준수하도록 합니다."
6. 3개 이상의 선택을 제공하지 마십시오
선택의 역설은 우리가 마비되는 선택지가 너무 많은 곳입니다. 이메일로 인해 Paradox가 선택되지 않도록 하려면 세 가지 이상의 옵션을 제공하지 마십시오.
인간의 마음은 3의 마법을 사랑합니다. 이것이 우리가 올림픽에서 3개의 메달을 주는 이유입니다. 우리는 낙관적, 현실적, 비관적(또는 높음, 중간, 낮음)의 관점에서 사물을 분석합니다. 그리고 이것이 경제 시장이 종종 3개의 주요 경쟁업체만 수용할 정도로 성숙해지는 이유입니다.
의사 결정의 측면에서 우리는 또한 세 가지 이유 또는 세 가지 선택에 의존하는 것을 좋아합니다. 이것은 When Three Charm But Four Alarms라는 연구를 통해 나타났습니다. , 두 명의 행동 과학자가 수행했습니다. 이메일에 적용하여 회의나 전화를 주선하는 경우 세 가지 시간 및 날짜 옵션만 제공하십시오. 또는 과거에 검토한 Doodle과 같은 회의 예약 도구를 사용할 수 있습니다.
7. 3학년 수준에서 쓰기
이메일의 읽기 등급 수준은 응답률에 막대한 영향을 미칠 수 있습니다. Boomerang에 따르면 대학 읽기 수준에서 작성된 이메일의 응답률은 39%에 불과했습니다. 가장 효과적인 읽기 등급은 53%의 응답률을 달성한 3학년이었습니다.
읽기 수준은 주로 "귀하의 단어의 음절 수와 문장의 단어 수"를 보고 파악됩니다. 응답률을 높이려면 문장과 단어를 모두 짧게 유지하십시오. 자신의 이메일의 읽기 등급을 확인하려면 가독성 점수 또는 Hemingway Editor와 같은 도구에 복사하여 붙여넣습니다.
8. 텍스트 교정
더 긴 이메일의 경우 이는 말할 필요도 없지만 짧은 이메일의 경우 교정이 종종 간과됩니다. 이것은 잘못된 생각입니다.
2001년 연구에서 Larry Beason은 쓰기 실수(철자 및 문법적 실수는 물론 논리적 실수 포함)가 작가의 인식에 여러 가지 부정적인 영향을 미친다는 것을 보여주었습니다.
독자는 실수를 알아차리면 자동으로 작가에 대해 추측합니다. 이 연구에서 가장 일반적인 가정은 작가가 세부적인 사람이 아니라 잘못된 생각을 하는 사람, 의사 소통 능력이 부족하거나 교육을 제대로 받지 못한 사람이라는 것이었습니다.
이러한 속성은 각 이메일을 교정하는 것만으로도 눈에 띄지 않게 할 수 있는 매우 해로운 속성입니다.
9. 숫자를 숫자로 표시
통계, 데이터, 날짜, 시간 등과 같은 숫자가 메시지에서 중요한 경우 입력하는 대신 숫자로 표시합니다(12 대신 12).
시선 추적 연구에 따르면 독자의 눈은 일반적으로 텍스트를 스캔하는 반면 "숫자는 종종 방황하는 눈을 멈추게 합니다". "숫자는 사실을 나타냄"이기 때문입니다. 숫자는 마음이 빠르게 선택할 수 있는 하드 데이터입니다. 독자의 마음은 그 숫자가 메시지의 중요한 부분이라고 가정합니다.
자신의 이메일을 작성할 때 이것을 염두에 두십시오. 숫자가 메시지의 중요한 부분인 경우 독자가 중요하지 않은 것과 중요한 것을 구분할 수 있도록 숫자로 표시하십시오.
효과적인 이메일 만들기
대부분의 직업에서 이메일은 동료와 의사 소통하는 방법에 중요한 부분입니다. 하루에 10개의 이메일을 보내든 100개의 이메일을 보내든 효과적인 메시지를 만드는 방법을 아는 것은 배워야 하는 기술입니다.
위에서 볼 수 있듯이 이것은 어렵지 않습니다. 이메일을 보다 간결하게 작성하거나 교정하거나 글의 감정을 바꾸는 것과 같은 작은 변화가 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 또한 무료 이메일 개선 도구를 사용하면 변명의 여지가 없습니다.
이러한 기회는 귀하의 이메일이 주목받고 응답할 가능성을 높일 뿐만 아니라 자신에 대한 전문적인 이미지를 높이는 데에도 도움이 됩니다.
효과를 개선하기 위해 이메일 작성 방식에 어떤 변화를 주었습니까? 여러분의 의견을 듣고 싶습니다!