"왜 나한테 이런 메일을 보냈지? 도대체 뭘 해야 하는 거야?"라는 생각이 들게 하는 이메일을 받아본 적이 얼마나 자주 있나요? 성인이라면 시간을 절약하고 답장을 받을 수 있는 전문적인 이메일을 작성하는 방법을 아는 것이 필수적인 기술입니다.
매일 여러 통의 이메일을 보내고 있더라도 메시지를 잘 구성하지 못할 수 있습니다. 그리고 모든 소통 형식이 그렇듯이, 이메일 에티켓도 시간이 지나면서 변화합니다. 데이터에 기반한 전문적인 이메일 작성 방법을 배우거나, 손쉬운 템플릿과 규칙을 제공하는 앱과 웹사이트를 활용해 보세요.
1. Your Email Could Be Better(웹): 흔한 실수 10가지와 해결책
이메일에는 명시되지 않은 규칙과 해야 할 일, 하지 말아야 할 일이 있습니다. 우리가 이러한 규칙을 얼마나 자주 어기는지 놀랍기까지 합니다. 'Your Email Could Be Better'는 흔히 저지르는 10가지 실수와 그 해결 방법을 빠르게 안내해 주는 가이드입니다.
흔한 만큼 우리는 잘 눈치채지 못합니다. 예를 들어, 막연한 제목 줄을 피하고 수신자에게 행동 지침(call to action)을 포함하는 것은 상식처럼 보입니다. 하지만 받은 편지함을 살펴보면 이런 요소를 완전히 생략한 이메일이 많다는 것을 발견하게 될 것입니다.
10가지 실수 각각에는 올바른 프로토콜에 대한 짧은 설명이 포함되어 있습니다. 다른 사람에게 이 규칙 중 하나를 알려줘야 한다면, 웹사이트에서 각 항목마다 유용한 링크를 제공하니 활용하세요. 다만 예시로 제시된 접근 방식이 다소 공격적이거나 무례하게 느껴질 수 있으니, 수신자에게 사용하고자 하는 톤에 맞게 조정하는 것이 좋습니다.
2. Networking Emails(웹): 커리어 성장을 위한 무료 템플릿
일에 도움을 줄 수 있는 사람을 만나 이메일을 교환한 후, 후속 연락을 해야 합니다. 하지만 어떻게 해야 할까요? 호의를 부탁하거나, 취업 기회를 문의하거나, 업무 관련 목표를 더욱 발전시키기 위해 적절한 표현을 찾는 데 대부분의 사람들이 어려움을 겪습니다. 최고의 이력서·CV 사이트 중 하나인 Resume Worded가 이런 상황을 위한 50개 이상의 이메일 템플릿 모음을 정리했습니다.
편리한 검색창이 있고, 콜드/웜 네트워킹 이메일 템플릿, 소개나 조언 요청, 오래된 인맥과의 재연결 같은 태그를 선택할 수도 있습니다. 목록을 둘러보면 용도별로 세분화된 템플릿을 찾을 수 있는데, 예를 들어 답장이 없는 사람에게 보내는 후속 이메일과 답장을 준 사람에게 보내는 후속 이메일이 별도로 마련되어 있습니다.
템플릿을 클릭하면 전체 내용을 확인할 수 있고, 이를 복사해서 이메일 작성란에 붙여넣으면 됩니다. 또한 템플릿은 논리적 근거를 설명하고, 수신자에게 원하는 효과를 거두기 위한 몇 가지 팁도 알려줍니다.
3. Cold Email Template(웹): 처음 연락하는 사람을 위한 무료 템플릿
네트워킹에서 가장 어려운 일 중 하나는 콜드 이메일, 즉 나를 모르는 사람에게 무언가를 요청하는 이메일을 보내는 것입니다. 호의를 부탁하든, 판매를 제안하든, 어떤 것이든 낯선 사람에게 요청하는 것은 부담스러운 일입니다.
Cold Email Template은 콜드 이메일용 무료 템플릿 40개를 모아둔 곳입니다. 추천 요청, 잠재 고객 재접촉, 판매 제안, 관계를 따뜻하게 구축하는 방법, 간결하고 핵심적인 메시지 등 다양한 유형이 포함되어 있습니다. 이 컬렉션은 연락처 앱 Markd가 개발했으며, 이메일은 Freshworks, Sumo, Medium 게시물 등 다양한 출처에서 가져온 것들입니다.
어떤 이메일이든 이메일 클라이언트에 복사해 붙여넣고 해당 필드를 채우거나 교체하기만 하면 됩니다. 단, 이것들은 템플릿이므로 출발점으로 삼고 가능한 한 자신에게 맞게 커스터마이징하는 것을 잊지 마세요. 급할 때를 대비해 검색창과 필터 기능도 제공됩니다.
4. 12 Done-For-You Email Scripts(전자책): 문을 열어주는 상세 템플릿
벤처 캐피털리스트이자 커리어 어드바이저인 잭 슬레이백(Zak Slayback)은 자신보다 영향력이 큰 사람들과 이메일을 주고받았습니다. 그는 자신을 모르고 자신이 제공하는 것이 무엇인지 모르는 사람들과 이메일을 교환했습니다. 이 짧은 50페이지 분량의 전자책 가이드에는 그가 검증해 온 12가지 이메일 스크립트가 담겨 있습니다.
슬레이백 스스로 이것이 마법 같은 템플릿은 아니라고 말합니다. 빈칸은 직접 채워야 합니다. 하지만 다른 템플릿과 달리, 무엇을 써야 하는지 그리고 왜 그렇게 써야 하는지 설명해 줍니다. 이메일을 통해 개인적인 연결을 만드는 것, 그리고 수신자가 당신이 스크립트를 따라 작성했다고 생각하지 않을 만큼 진정성 있게 쓰는 데 초점이 맞춰져 있습니다.
12가지 스크립트는 미팅 설정, 피드백 받기, 소개 및 추천 요청 등 전문 커리어에서 마주할 가능성이 높은 상황들을 다룹니다. 특히 비평을 받고 싶은 작가, 존경하는 사람에게 공유를 요청하고 싶은 작가, 게스트 블로그 자리를 찾는 작가에게 매우 유용합니다.
무료 전자책을 받으려면 슬레이백의 뉴스레터에 가입해야 합니다. 늘 그렇듯, 이런 경우에는 번거로움을 피하기 위해 일회용 이메일 서비스를 이용하는 것을 권장합니다.
5. Email Guidelines for Students(웹): 대학생을 위한 필수 에티켓
문자와 트윗을 아무리 잘한다 해도 전문적인 이메일은 전혀 다른 영역입니다. 특히 학생들은 이메일의 암묵적인 규칙을 따르는 데 어려움을 겪고, 교수들은 이에 짜증을 냅니다. 교육 블로그 Inside Higher Ed가 고등교육 학생들을 위한 필수 가이드라인을 정리했습니다.
이 글은 학생들이 흔히 저지르는 실수와 그 원인이 되는 문제를 통찰력 있게 다룹니다. 하지만 더 좋은 것은 글 안에 포함된 링크들입니다. Inside Higher Ed는 교수들이 자신의 학생들을 위해 작성한 몇 가지 유용한 글을 소개합니다:
- How to Email Your Professor - 효과적인 이메일의 10가지 요소와 따라 하기 쉬운 간단한 템플릿을 제공합니다.
- 5 Ways to Get a Busy Professor to Answer Your Emails - 교수가 답장하기 전에 확인하는 5가지 사항을 알려줍니다.
- How to email a professor - 간결하면서도 설명이 충분한 이메일 작성법과, 중요한 후속 연락 에티켓을 다룹니다.
이 중 하나만 실천할지, 세 가지를 모두 실천할지, 아니면 Inside Higher Ed의 글을 참고할지는 여러분의 선택입니다. 하지만 학생이라면 나쁜 이메일 하나가 얼마나 큰 손해를 가져올 수 있는지, 그리고 그것을 얼마나 쉽게 고칠 수 있는지 이해하기 위해 세 가지를 모두 읽어보는 것이 좋습니다.
더 나은 이메일을 위한 도구들
위의 이메일 전문가들은 모두 일관된 조언을 하고 있습니다. 철자 검토와 교정을 거치고, 가독성을 위해 텍스트 서식을 정리하고, 간결하고 짧게 작성하며, 사소한 실수를 피해야 한다는 것입니다. 다행히 이를 도와주는 앱들이 있습니다.
철자와 문법에 대한 자동 제안부터 BCC로 참조된 경우 전체 답장 버튼을 누르지 않도록 경고해 주는 기능까지, 이러한 도구들을 활용해 사람들이 읽고 답장을 달 법한 더 나은 이메일을 작성해 보세요. 이런 작은 디테일들이 종종 큰 차이를 만들어냅니다.