이메일 확인에 쓰는 시간이 필요 이상으로 많다고 느끼시나요? 받은 편지함을 체계적으로 정리하고 관리하면 그만큼 에너지와 시간을 아껴 다른 일에 집중할 수 있습니다.
Gmail은 현재 세계 최대 규모의 이메일 서비스입니다. 그래서 이 글에서 소개하는 방법과 앱 대부분은 Gmail 사용자를 기준으로 설명하지만, 여기서 다루는 팁은 다른 이메일 앱에서도 충분히 활용할 수 있습니다. 대부분의 도구는 공식 웹사이트에서 다른 서비스용 사용법도 함께 안내하고 있으니 참고하세요.
1. You vs. Your Inbox(웹): 받은 편지함 관리를 위한 4가지 전략
받은 편지함을 장악하는 노하우는 사람마다 조금씩 다릅니다. Forge 매거진은 이런 다양한 전략을 조명하는 'You vs. Your Inbox'라는 흥미로운 시리즈를 진행했습니다. 현재까지 발표된 네 편의 글은 각각 색다른 관점에서 이메일 과부하 문제를 다루고 있으니, 모두 읽어보면 자신에게 맞는 방법을 찾는 데 큰 도움이 될 것입니다.
첫 번째 글은 '더 나은 이메일 쓰기'가 핵심이라고 말합니다. 어떤 답변을 원하는지 명확히 드러나는 이메일을 작성하면 오해가 줄고, 애매한 메시지가 오가는 일도 훨씬 적어집니다. 두 번째 글은 이메일을 '세션' 단위로 확인하되, 각 세션마다 명확한 목적을 정해두라고 조언합니다.
세 번째 방법은 라벨을 활용해 받은 편지함을 분류하는 것입니다. 메시지를 정렬하고 필터링하기가 훨씬 수월해집니다. 마지막 전략은 굳이 '받은 편지함 제로'를 목표로 하지 않아도 된다는 것인데, 이 글에는 인상 깊은 문장이 등장합니다. "이메일 자체는 일(work)이 아니라는 점을 기억하는 것이 중요하다."
2. Instaclean(안드로이드, iOS): 열지 않는 발신자와 구독 찾아내기
Instaclean은 받은 편지함을 관리할 수 있는 최고의 무료 앱 중 하나입니다. 불필요한 뉴스레터를 삭제하고 차단할 수 있을 뿐 아니라, 정작 읽지도 않으면서 편지함만 가득 채우는 발신자를 찾아내 줍니다.
'Bulk Delete(대량 삭제)' 기능은 이메일을 발신자별로 정렬해, 각 발신자의 메시지가 편지함에 몇 통 있는지 그리고 그중 몇 통을 실제로 열어봤는지 보여줍니다. 누군가에게서 이메일이 계속 쌓이는데 막상 연 비율이 0~1%에 불과하다면, 해당 발신자를 차단하고 남아 있는 메시지를 모두 삭제하는 것이 좋겠죠. 이메일은 발신자 또는 용량 기준으로 정렬할 수 있습니다.
또한 스팸으로 분류되지 않은 채 계속 도착하는 구독 메일을 모두 찾아냅니다. 몇 번의 탭만으로 더 이상 받고 싶지 않은 이메일을 차단할 수 있습니다. 한 번에 모든 구독이 삭제되지는 않고 여러 차례 반복해야 하는데, 사실 이것이 좋은 점이기도 합니다. 좋아하는 구독을 실수로 지워버릴 걱정이 없으니까요.
삭제나 차단 같은 동작 하나하나마다 코인이 적립됩니다. 코인 1,000개를 모으면 Instaclean에 요청해 내 이름으로 나무 한 그루를 심을 수 있습니다. 친구에게 앱을 추천해도 코인을 얻을 수 있습니다.
3. Paced Email(웹): 잦은 이메일을 묶음·요약으로 받기
모든 뉴스레터가 필요 없는 건 아니지만, 도착 빈도가 너무 잦으면 부담스럽습니다. 마찬가지로 회사 메일링 리스트에 대량 메일을 습관적으로 보내는 동료의 메시지도 무시할 수 없죠. Paced Email을 사용하면 잦은 메시지를 묶음(batch)으로 변환해, 원하는 시점에 받은 편지함으로 받아볼 수 있습니다.
웹사이트에 가입하면 john.doe@daily.paced.email처럼 개인용 이메일 별칭(alias)을 받게 됩니다. 이후 너무 자주 메일을 보내는 뉴스레터, 메일링 리스트, 서비스에 접속해 이메일 주소를 이 별칭으로 변경하세요. 그러면 Paced가 해당 발신처의 모든 이메일을 모아 하루 한 번 다이제스트 형태로 보내줍니다. 더 빨리 확인하고 싶은 날에는 웹사이트에 로그인해 즉시 다이제스트를 받을 수도 있습니다.
특정 서비스에서 이메일을 받는 주기도 직접 지정할 수 있습니다. 기본값은 별칭 이름 그대로 '매일(daily)'이지만, '매주(weekly)' 또는 '매월(monthly)'로 변경하면 설정에 맞춰 묶음 메일을 보내줍니다.
4. Slimbox(웹): Gmail 뉴스레터 한 번에 묶기
받은 편지함을 가득 채우는 주범은 단연 뉴스레터일 겁니다. Slimbox는 구독 해지나 삭제 없이도 이런 뉴스레터를 하나의 묶음 메시지로 바꿔주는 간편한 도구입니다.
Slimbox가 평범한 묶음 앱보다 나은 데에는 몇 가지 이유가 있습니다. 첫째, Google의 검증을 받은 서비스라 데이터가 안전하다는 확신을 갖고 Gmail 또는 Google Apps 계정에 로그인할 수 있습니다. 둘째, Paced Email처럼 다른 서비스에서 이메일 주소를 변경할 필요가 없습니다.
로그인하면 앱이 모든 메시지를 스캔해 자주 오는 뉴스레터 목록을 만들어 줍니다. 각 뉴스레터를 계속 받은 편지함으로 받을지, 하루 한 번 오는 'Slimbox blast'로 보낼지 선택하면 됩니다. Slimbox는 하루에 한 번(시간대 설정 가능) 지정된 시간에 놓친 이메일을 모두 담은 메일을 보내며, 기존 Gmail 필터에는 영향을 주지 않습니다.
사이트에 로그인하면 언제든 Slimbox를 확인하고, 어떤 발신자를 받은 편지함으로 보내고 어떤 발신자를 Slimbox로 보낼지 변경하는 등의 관리도 가능합니다. 한 달간 무료로 체험할 수 있고, 이후에는 월 1달러의 요금이 듭니다.
5. gfeed(안드로이드, iOS): 스크롤 피드로 더 빠르게 편지함 정리
gfeed를 한번 써보면 "왜 Gmail에는 처음부터 이 기능이 없었을까?"라고 생각하게 됩니다. 이 앱은 받은 편지함을 소셜 네트워크처럼 끊임없이 스크롤하는 피드 형태로 바꿔줍니다. 이미지는 미리보기로 표시되고, 그 아래 메시지의 첫 몇 줄이 함께 보입니다.
메시지를 펼치려면 이미지, 제목 또는 '더보기(more)' 링크를 탭하세요. 그 상태에서 gfeed 자체로 답장(전체 답장 포함)이나 전달도 할 수 있습니다. 간단한 텍스트 답장에는 유용하지만, 대체로 공식 Gmail 앱으로 답장하는 편이 더 좋습니다.
메시지를 스크롤로 지나갈 때마다 gfeed는 설정에 따라 자동으로 '읽음' 표시를 하거나 보관함으로 옮깁니다. 별표를 붙이거나 라벨을 달아 필터를 추가할 수도 있고, Gmail을 열면 해당 필터 아래에서 그 메시지들을 확인할 수 있습니다.
받은 편지함을 정리하는 데 너무 많은 시간을 쓴다면, gfeed는 이메일 정리 속도를 높여주는 최고의 앱 중 하나입니다.
오래된 이메일 보관으로 받은 편지함 제로 달성하기
위에서 소개한 앱 하나만 쓰거나 여러 방법을 조합하면, 어질러진 이메일 더미도 훨씬 관리하기 쉬운 상태로 바뀔 겁니다. 받은 편지함 제로든, 그저 좀 더 정돈된 편지함이든 목표가 무엇이든 이미 갖춰져 있는 도구들을 먼저 살펴보세요.
예를 들어 가장 간과되는 기능이 바로 이메일 앱의 '보관(Archive)' 버튼입니다. 받은 편지함을 비우면서도 나중에 검색으로 언제든 꺼내볼 수 있다는 점에서 탁월한 방법입니다. 오래된 메일을 보관 처리해 받은 편지함 제로에 도달하는 방법도 함께 확인해 보세요.