Google Tasks로 Gmail 받은편지함 스마트하게 관리하는 방법

Gmail만으로도 업무를 어느 정도 체계적으로 관리할 수 있지만, Google Tasks(구글 작업)와 연동하면 생산성이 한 단계 더 높아집니다.

Gmail 안에서 Google Tasks를 활용하면 처리해야 할 이메일을 우선순위별로 특정 목록에 정리할 수 있습니다. 이메일을 작업으로 변환하고 받은편지함 안에서 바로 할 일 목록을 만드는 방법을 알아보세요.

Google Tasks란 무엇인가?

Google Tasks는 대부분의 G Suite 제품에 기본으로 통합되어 있는 애플리케이션입니다. 별도의 모바일 앱으로도 다운로드할 수 있으며, 받은편지함을 벗어나지 않고도 작업을 추가하고 관리할 수 있게 도와주는 할 일 목록 도구입니다.

이 앱을 사용하면 집 청소나 장보기 같은 일상적인 할 일도 손쉽게 기록할 수 있습니다. 동시에 이메일을 작업으로 전환하는 것도 간편해집니다. 이메일을 보관하거나 삭제하지 않고도 중요도가 높은 메일과 낮은 메일을 분류할 수 있습니다.

또한 Google 캘린더, Gmail, Google Docs, Google Sheets 사이를 오가지 않아도 한 곳에서 모든 해야 할 일을 관리할 수 있다는 점이 큰 장점입니다.

Google Tasks는 무료로 사용할 수 있으며 이미 Gmail 받은편지함에 포함되어 있습니다. 생산성을 높여주는 Gmail의 필수 기능이라고 할 수 있습니다.

Gmail에서 작업 추가하는 방법

Gmail 계정에 로그인하면 화면 오른쪽에 사이드바가 나타나며, 여기에 Google Tasks 아이콘이 포함되어 있습니다. 이 아이콘을 클릭하면 앱이 열립니다.

Gmail에서 새 작업 추가하기

1. 작업 추가(Add a task)를 클릭합니다.
2. 제목을 입력하고 Enter 키를 누릅니다.
3. 연필 아이콘을 클릭합니다.
4. 설명을 입력하고, 날짜와 시간을 지정하거나 하위 작업을 추가합니다.
5. 뒤로 가기 화살표를 클릭합니다.

작업을 처음 추가할 때는 제목만 입력하면 되지만, 더 자세한 정보를 담고 싶다면 연필 아이콘을 클릭하세요.

그러면 작업 설명을 추가하고, 특정 날짜와 시간을 지정하고, 하위 작업을 추가할 수 있습니다.

날짜와 시간을 지정하면 해당 작업이 Google 캘린더와 자동으로 동기화되어 일정으로 등록됩니다.

이 기능은 Google의 다양한 G Suite 연동 서비스와 잘 어울립니다. 하위 작업을 추가하면 원래 작업 아래에 세부 작업이 생성되므로, 규모가 큰 프로젝트를 작은 단위로 나눠 관리하기에 좋습니다.

이메일을 Google Tasks에 추가하기

1. Google Tasks를 엽니다.
2. 이메일을 클릭한 상태로 드래그하여 Tasks 영역에 놓습니다.

이메일을 올바른 위치로 드래그하면 자동으로 작업에 추가됩니다. 이전과 동일한 옵션으로 작업을 편집할 수 있으며, 이번에는 Google이 작업에 이메일 링크를 함께 넣어줍니다.

이메일 링크를 클릭하면 받은편지함에서 해당 이메일이 바로 열립니다. 덕분에 받은편지함을 일일이 뒤질 필요 없이 이메일 내용을 손쉽게 확인할 수 있습니다.

Google Tasks 관리하기

작업 순서 재배치, 목록 이름 변경, 목록 삭제, 작업 삭제, 키보드 단축키 익히기, 알림 복사 등 다양한 기능을 활용하면 Google Tasks를 100% 활용할 수 있습니다.

할 일 목록을 재정렬하면 최우선 항목이 묻히거나 잊혀지는 일을 방지할 수 있습니다.

항목을 클릭한 상태로 원하는 순서대로 드래그하면 됩니다. 항목을 하위 작업 위치로 끌어다 놓아 상위 작업 아래에 배치하거나, 반대로 하위 작업을 독립적인 상위 작업으로 만들 수도 있습니다.

목록을 날짜순으로 정렬하려면 점 세 개(⋮)를 클릭한 후 날짜(Date)를 선택하세요. 다시 사용자 지정 순서로 돌아가려면 내 순서(My Order)를 클릭하면 됩니다.

완료로 표시한 모든 작업도 확인할 수 있습니다. Tasks 하단의 화살표를 클릭하세요.

여기에서 완료된 작업을 개별적으로 삭제하거나, 특정 작업을 미완료로 되돌려 메인 화면에 다시 표시되게 할 수 있습니다. 옵션 메뉴에서 완료된 작업을 한 번에 대량 삭제하는 것도 가능합니다.

Google Tasks가 강력한 이유는 작업 성격별로 서로 다른 목록을 만들 수 있기 때문입니다. 예를 들어 업무용, 개인용, 장보기용 목록을 따로 만들어 관리할 수 있습니다.

Google Tasks에서 목록 만들고 관리하기

1. 내 작업(My Tasks)을 클릭합니다.
2. 새 목록 만들기(Create New List)를 클릭합니다.
3. 목록 이름을 입력합니다.
4. 완료(Done)를 클릭합니다.

목록을 만들면 Google Tasks가 자동으로 새 목록을 열어주므로 바로 작업을 추가할 수 있습니다.

다른 목록으로 전환하려면 My Tasks를 다시 클릭하고 원하는 목록을 선택하세요. 점 여섯 개 아이콘을 클릭한 후 목록을 원하는 위치로 드래그하면 목록 순서를 재배열할 수 있습니다.

목록 이름은 언제든지 변경할 수 있고, 필요하다면 목록 전체를 삭제할 수도 있습니다. 작업을 한 목록에서 다른 목록으로 옮기려면 연필 아이콘을 클릭한 후 드롭다운 메뉴에서 올바른 목록을 선택하면 됩니다.

앞서 설명한 방법으로 목록 순서를 재정렬할 수 있습니다. 작업 화면을 종료하려면 오른쪽 위의 X를 클릭하세요. 그러면 사이드바가 사라지고 아이콘만 남아 언제든 쉽게 다시 열 수 있습니다.

다른 작업 연동 기능

Google Tasks는 Google 캘린더, Google Docs, Google Drive, Google Sheets, Google Slides와도 통합되어 있습니다.

이러한 연동 기능을 활용하면 특정 작업을 완료하는 데 필요한 파일에 링크를 걸어둘 수 있습니다. 링크를 클릭하면 파일이나 문서가 새 탭에서 자동으로 열리고, Google Tasks 앱은 계속 접근 가능한 상태로 유지됩니다.

필요한 모든 것이 한곳에 모여 있으니 업무 효율이 크게 향상됩니다. 캘린더에서 특정 날짜와 시간을 설정해 두면 해당 작업에 대한 알림도 받을 수 있습니다.

작업 관리를 한 단계 끌어올리기

Google Tasks는 받은편지함 전체와 G Suite 제품군을 효율적으로 정리할 수 있는 훌륭한 도구입니다. 전체 받은편지함을 일일이 관리하지 않고도 처리해야 할 항목에 우선순위를 부여할 수 있습니다.

Google Tasks를 G Suite의 다른 제품들과 연동하면 여러 플랫폼에 로그인할 필요 없이 하나의 중앙 할 일 목록을 유지할 수 있습니다. 어디에 있든 한 곳에서 체계적으로 정리된 업무 환경을 누려보세요.