이메일 별칭(alias)은 Gmail에서 새로운 이메일 주소를 손쉽게 만들 수 있는 방법입니다. 번거로운 회원가입을 다시 거칠 필요 없이, 하나의 계정만으로 무제한에 가까운 주소를 얻을 수 있죠.
별칭을 만드는 방법은 아주 간단합니다. Gmail 사용자 이름 뒤에 + 기호를 붙이고 원하는 키워드를 추가하면 끝입니다. 예를 들어 muoreader+work@gmail.com처럼요. 이렇게 만든 새 주소로 발송된 메일은 모두 기본 Gmail 받은편지함으로 전달되지만, 메일의 받는 사람(To) 필드에는 기본 주소와 다른 별칭 주소가 표시됩니다.
이 강력한 기능을 어떻게 활용하면 좋을지, 바로 실전에 적용할 수 있는 세 가지 방법을 소개합니다.
1. 할 일 알림 받기
해야 할 일은 머릿속에서 자꾸 떠오르다가도, 어딘가에 적어두기 전까지는 계속 신경 쓰이기 마련입니다. 다행히 요즘은 스마트폰 덕분에 언제 어디서나 할 일 목록을 확인하고 업데이트할 수 있지만, 스마트폰이 손에 없다면 어떻게 할까요?
그럴 때 Gmail 별칭이 유용합니다. 아무 PC나 이메일 클라이언트에서 특정 별칭 주소(예: muoreader+work@gmail.com)로 메일을 보내면, 그것이 곧 할 일 알림이 됩니다. 주소에서 +work 부분이 바로 별칭에 해당하죠.
Gmail 필터 만들기
별칭으로 들어온 알림 메일을 별도 라벨(예: ToDo) 아래에 자동으로 정리하고 싶다면 필터를 설정하는 것이 좋습니다. 먼저 Gmail 화면 오른쪽 상단 프로필 사진 옆의 톱니바퀴(설정) 아이콘을 클릭하고 모든 설정 보기를 선택하세요.
설정 페이지에서 필터 및 차단된 주소 탭으로 이동한 뒤, 기존 필터 목록 아래의 새 필터 만들기 링크를 클릭합니다.
필터 조건 입력란의 To 필드에 할 일 알림용으로 사용할 별칭 주소를 입력하고 필터 만들기를 클릭합니다. 이어서 나타나는 대화상자에서 라벨 적용 체크박스를 선택하고, 드롭다운 메뉴에서 적절한 라벨을 지정하거나 새로 만듭니다. 마지막으로 필터 만들기 버튼을 누르면 완료입니다.
이렇게 하면 ToDo 라벨 아래에 모인 알림 메일 목록을 그대로 할 일 목록처럼 사용할 수 있습니다. 물론 해당 작업들을 평소 쓰던 할 일 관리 앱으로 옮겨도 무방합니다.
Google 할 일(Google Tasks)을 사용한다면 더욱 편리합니다. 알림 메일을 연 후 더보기 메뉴에서 할 일에 추가 옵션을 선택하면 메일이 곧바로 Google Tasks에 등록됩니다.
별칭과 라벨은 몇 개든 자유롭게 만들 수 있으니, 업무·개인·취미 등 용도별로 구분해 체계적으로 관리해 보세요!
2. 개인 이메일 주소 숨기기
회사 이메일 주소나 개인 이메일 주소를 외부에 공개하고 싶지 않을 때도 별칭이 큰 도움이 됩니다.
예를 들어, 낮 시간에 회사에서 특정 메일을 받고 싶지만 회사 이메일 주소는 공유하고 싶지 않다고 가정해 봅시다. 이럴 때는 다음 순서대로 진행하면 됩니다.
- 회사 이메일 대신 공유할 Gmail 별칭을 정한다.
- Gmail 계정에 회사 이메일을 전달 주소로 추가한다.
- 별칭으로 수신되는 메일을 회사 이메일로 전달하는 필터를 만든다.
각 단계를 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.
먼저 회사 이메일 대신 공유할 별칭을 정합니다(여기서는 muoreader+vip@gmail.com을 예로 듭니다).
다음으로 Gmail 설정에서 전달 및 POP/IMAP 탭으로 이동합니다. 전달 섹션의 전달 주소 추가를 클릭하고, 팝업 창에 회사 이메일 주소를 입력한 뒤 화면 안내에 따라 해당 주소를 인증합니다.
(전달 사용 안 함 옵션은 선택된 상태로 그대로 두세요. 모든 메일이 아니라 특정 메일만 전달하려는 것이므로.)
이제 To 필드에 별칭을 넣어 Gmail 필터를 생성합니다. Gmail이 실행할 동작을 지정할 때 다음 주소로 전달 체크박스를 선택하고, 드롭다운 메뉴에서 회사 이메일을 반드시 선택하세요.
이렇게 해두면 공유한 별칭으로 들어온 메일이 모두 회사 이메일로 전달됩니다.
같은 방식으로 개인용 이메일 계정에도 메일을 전달할 수 있습니다. 만약 그 계정으로 원치 않는 메시지가 들어오기 시작하면 필터만 삭제하면 끝입니다. 기본 주소는 그대로 안전하게 지켜지니, 필요할 때마다 새 별칭을 만들어 쓰면 됩니다.
3. 필요할 때 중요한 데이터 꺼내 보기
앞서 별칭으로 할 일 알림을 모으는 방법을 살펴봤습니다. 이번에는 생일 목록, 주간 장보기 리스트, 서버 이름, 각종 사용법 노트 같은 정보를 별칭으로 관리하는 방법을 알아보겠습니다. 별칭과 템플릿(구 ‘답변 템플릿’, canned responses)을 조합하면 어떤 종류의 목록이나 노트든 만들어 두었다가, 이메일 한 통으로 어디서든 꺼내볼 수 있습니다.
방법은 다음과 같습니다.
- 꺼내보고 싶은 데이터로 템플릿을 만든다.
- 데이터에 접근할 별칭을 정한다.
- 별칭으로 메일이 오면 Gmail이 자동으로 템플릿 내용으로 답장하도록 필터를 설정한다.
생일 목록을 예로 들어 템플릿을 만들어 보겠습니다.
Gmail에서 메일 쓰기 창을 열고 저장해 둔 생일 정보를 입력하거나 붙여넣습니다. 이 초안을 템플릿으로 저장하려면 추가 옵션 > 템플릿 메뉴에서 관련 항목을 찾으면 됩니다. (참고로 현재 Gmail에서는 ‘템플릿’이라는 이름으로 제공되며, 과거에는 ‘답변 템플릿’으로 불렸습니다.)
템플릿 이름은 생일 목록으로 정했습니다. 매일 Gmail을 확인하는 김에 템플릿도 함께 업데이트하면 되니 관리가 어렵지 않습니다. 생일을 추가하거나 삭제할 때는 메일 쓰기 창을 열어 템플릿을 불러온 뒤 수정하고 다시 저장하면 됩니다.
별칭은 muoreader+birthdays@gmail.com으로 정했습니다. 이제 To 필드에 이 별칭을 넣은 필터를 만들고, Gmail이 실행할 동작으로 템플릿 보내기 체크박스를 선택합니다. 그런 다음 드롭다운 메뉴에서 생일 목록 템플릿을 지정하세요.
필터가 준비되면, 이 별칭으로 메일을 보낼 때마다 Gmail이 생일 목록 템플릿 내용으로 자동 답장을 보내줍니다. 멋지지 않나요? (보내는 메일의 제목이나 내용은 중요하지 않습니다.)
Gmail 별칭, 창의적으로 활용하기
별칭을 활용하면 새로운 이메일 주소를 즉석에서 만들어 Gmail 받은편지함을 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 받은편지함은 물론 일상 관리까지 얼마든지 응용할 수 있으니, 위의 방법들을 시작점으로 삼아 자신만의 활용법을 찾아보세요!