가끔 여유가 있어서 답장이나 새 이메일을 미리 작성해 두고 싶지만, 당장 보내고 싶지 않은 순간이 있습니다. 그 이유는 다양하죠. 친구나 동료에게 생일 축하 메시지를 잊지 않고 보내고 싶을 수도 있습니다.
새벽에 잠깐 깨어서 상사에게 보낼 완벽한 이메일을 작성했는데, 새벽 2시 30분 타임스탬프로 전송되기는 원치 않는다면 어떨까요? 아니면 다른 시간대에 사는 동료에게 이메일을 보내되, 상대방이 깨어 활동 중인 시간에 도착하도록 하고 싶을 수도 있습니다.
어떤 경우든 이메일 예약 전송 기능은 매우 유용합니다. 블로그나 SNS 게시물을 특정 날짜와 시간에 맞춰 예약하는 것과 같은 원리입니다. 이메일을 작성하고 필요한 첨부 파일이나 하이퍼링크를 추가한 뒤 임시 저장해 두면, 지정한 시간에 자동으로 발송되는 것입니다.
다행히 Gmail 사용자라면 이를 도와주는 여러 도구를 활용할 수 있습니다. 일부는 구글 계정에 연결해야 하는 앱이나 부가 서비스이고, 일부는 설정형 '꿀팁'에 가까운 방법입니다.
Gmail에서 이메일 예약 전송하는 4가지 방법
1. 부메랑(Boomerang)
Gmail에서 이메일을 예약 전송하는 가장 대표적이고 널리 쓰이는 방법은 '부메랑(Boomerang)'이라는 도구를 사용하는 것입니다. 이름 그대로 이 앱은 이메일을 나중에 다시 돌려받는 기능과 함께, 예약 전송을 위해 특별히 설계된 서비스입니다.
부메랑 확장 프로그램을 설치한 후 안내에 따라 몇 단계만 거치면 이메일 예약이 완료됩니다. 크롬에서 가장 잘 작동하지만 파이어폭스, 오페라, 사파리, 엣지용 버전도 제공됩니다. 아이폰과 안드로이드용 모바일 앱도 있으니 언제 어디서나 활용할 수 있습니다.
이런 도구를 Gmail의 기본 정리 기능인 라벨이나 필터와 함께 활용하면 생산성을 크게 높일 수 있습니다.
2. 랩놀(Labnol)의 Gmail 스케줄러
숙련된 사용자라면 구글 앱스 스크립트(Google Apps Script)를 직접 작성해 메시지를 자동으로 나중에 발송하게 만들 수도 있습니다. 이 방법은 뒤에서 더 자세히 다룹니다.
직접 만들 지식이나 의욕이 없는 분들을 위한 훨씬 간단한 해결책도 있습니다. 바로 랩놀(Labnol)이 이미 만들어 둔 'Gmail 스케줄러'라는 구글 스프레드시트용 스크립트입니다.
부메랑이나 사이드킥(Sidekick) 같은 확장 프로그램과 달리, 이 도구는 특정 브라우저에 종속되지 않습니다. 구글 스프레드시트 안에서 바로 작동하기 때문에 모든 브라우저와 기기에서 사용할 수 있다는 것이 장점입니다.
사용법도 놀랍도록 간단합니다. 먼저 Gmail에서 예약할 이메일을 작성해 임시 보관함에 저장합니다. 그다음 구글 스프레드시트에서 스크립트를 열고 발송 날짜와 시간을 지정하면, 나머지는 스크립트가 알아서 처리해 줍니다.
3. 직접 스크립트 작성하기
도전해 볼 마음이 있다면 이메일 예약용 구글 앱스 스크립트를 직접 작성할 수도 있습니다. 앞서 소개한 랩놀의 스크립트처럼 구글 스프레드시트를 활용해 예약된 내용을 발송하는 방식입니다.
방법을 안다면 직접 만들어 보세요. 잘 모르겠다면 걱정할 필요 없습니다. 베테랑 웹 개발자 아미트 아가왈(Amit Agarwal)이 공개한 기본 스크립트를 찾아 활용하면 됩니다.
참고로 이 방법 역시 구글 스크립트와 스프레드시트를 이용해 이메일을 나중에 발송하기 때문에, 어떤 브라우저나 기기에서든 사용할 수 있습니다. 이동 중에 이메일을 예약하고 싶다면? 문제없습니다. 설정을 마쳐 둔 스프레드시트 파일을 열기만 하면 됩니다.
4. 지멜리우스(Gmelius)
부메랑이나 사이드킥처럼 지멜리우스(Gmelius)는 Gmail 애플리케이션을 통째로 개선해 주는 확장 프로그램입니다. 본질적으로 비즈니스용 CRM이자 커뮤니케이션 도구이며, Gmail을 포함한 여러 애플리케이션 및 서비스와 연동됩니다. 우리가 필요한 것은 바로 이 Gmail 연동 기능입니다.
설정을 마친 후에는 지멜리우스로 이메일을 예약해 두고, 마음껏 준비가 됐을 때 작성만 하면 됩니다. 지멜리우스의 특별한 점은 처음부터 비즈니스용으로 설계되었다는 것입니다. 회사 업무나 공식적인 이메일을 자주 다루는 분이라면 이 도구가 가장 적합합니다.
그 외에도 반복 이메일 전송, 상세 추적, 사전 구성된 템플릿, 개인 메모 작성, CRM 연동 등 다양한 기능을 제공합니다.
그 외 대안 방법들
위에서 소개한 방법 외에도 이메일을 예약 전송할 수 있는 방법은 여러 가지가 있습니다.
- Outlook에서 Gmail을 사용하면 이메일 예약 전송이 가능합니다.
- 허브스팟 세일즈(HubSpot Sales, 구 Sidekick) 서비스를 활용할 수도 있습니다. 크롬 확장 프로그램으로 설치해 사용합니다.
- ContactMonkey의 'Gmail Delay Send'도 예약 전송 기능을 갖춘 또 하나의 도구입니다.
- 'Right Inbox'는 예약 전송과 알림 기능을 제공하며 크롬 브라우저 확장 프로그램 형태로 배포됩니다.
- 'Newton Mail'은 iOS부터 Windows까지 거의 모든 플랫폼에서 작동하는 크로스플랫폼 예약 전송 서비스입니다.
- 'Wavebox'는 클라우드 서비스와 앱을 하나의 대시보드로 통합해 주는 도구로, 이메일 전용 예약 기능도 함께 제공합니다.
지금까지 이메일 예약 전송에 활용할 수 있는 다양한 서비스와 방법을 살펴봤습니다. 이 중 아무거나 활용하면 정해진 시간에 맞춰 메일을 보내야 하는 부담이 사라집니다. 밤낮으로 이메일을 보내는 실수도 없어지니, 받는 사람들의 호감도 함께 얻을 수 있겠죠.
빠진 방법이 있나요? 여러분이 가장 자주 쓰는 이메일 예약 도구를 댓글로 알려주세요!