가끔은 특정 사람만 볼 수 있는 기밀 이메일을 보내고 싶을 때가 있습니다. 이메일을 완벽하게 보호하는 방법은 없지만, Gmail과 Outlook은 모두 이메일 전달 자체를 막는 기능을 제공합니다.
물론 상대방이 화면을 캡처해서 공유할 수도 있습니다. 하지만 Gmail과 Outlook의 전달 방지 기능을 사용하면 간단하게나마 이메일을 보호할 수 있습니다. 지금부터 두 서비스에서 이 기능을 사용하는 방법을 알아보겠습니다.
Gmail에서 이메일 전달 방지하기
Gmail에는 '기밀 모드(Confidential Mode)'라는 기능이 있어, 받는 사람이 Gmail 사용자일 경우 전달, 복사, 인쇄, 다운로드 기능을 비활성화할 수 있습니다. Gmail을 사용하지 않는 받는 사람에게는 브라우저에서 이메일을 열 수 있는 특수 링크가 담긴 메일이 발송됩니다. 일반적인 방식으로 바로 읽는 것보다는 조금 불편하지만, 원하는 목적은 달성할 수 있습니다.
또한 이메일에 만료일을 설정하고, SMS로 받은 암호(passcode)를 통해 잠글 수도 있습니다.
Gmail에서 기밀 모드를 사용하는 방법은 다음과 같습니다.
- 새 이메일을 작성합니다.
- 하단 도구 모음에서 기밀 모드 버튼을 클릭합니다. 자물쇠와 타이머 모양의 아이콘입니다.
- 열리는 창에서 만료일 설정 드롭다운을 사용해 이메일의 만료 날짜를 지정합니다. 만료일은 반드시 설정해야 하므로, 받는 사람의 받은 편지함에 오래 남아 있어도 상관없다면 최대치인 5년으로 설정하면 됩니다.
- 다음으로 암호 옵션을 선택합니다. SMS 암호 없음을 선택하면 추가 보호가 적용되지 않습니다. SMS 암호를 선택하면 받는 사람의 전화번호를 입력해야 하며, 해당 번호로 암호가 문자 메시지로 전송됩니다.
- 저장을 클릭합니다. 그러면 이메일 하단에 기밀 이메일을 보내고 있다는 안내 메시지가 표시됩니다. 설정을 변경하려면 수정을 클릭하고, 기밀 모드를 해제하려면 X 버튼을 클릭하세요.
- 나머지 이메일 내용을 평소처럼 작성한 뒤 보내기를 클릭합니다.
Outlook에서 이메일 전달 방지하기
Outlook은 웹 버전과 데스크톱 앱 모두에서 암호화된 이메일을 보낼 수 있지만, 진입 장벽이 Gmail보다 훨씬 높습니다. 이 기능은 주로 기업 사용자를 위해 설계되었기 때문입니다. S/MIME 암호화 인증서 또는 Office 365 Enterprise 라이선스가 필요합니다. 인증서를 발급받는 방법은 이 글의 범위를 벗어나며, 마이크로소프트 지원 웹사이트에 자세히 설명되어 있습니다.
Outlook에서 이메일 암호화가 설정되어 있다면, 의도된 수신자만 열 수 있는 메시지를 보낼 수 있습니다. 즉, 전달도 불가능합니다.
Outlook 데스크톱 앱에서 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
- 새 이메일을 작성합니다.
- 옵션(Options) 탭을 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 전달 금지(Do Not Forward)를 선택합니다.
- 전송 전에 마음이 바뀌었다면 암호화 제거(Remove encryption)를 클릭하면 됩니다.
Outlook 웹 버전에서는 다음과 같이 설정합니다.
- 새 이메일을 작성합니다.
- 가로 점 세 개 아이콘을 선택하고 메시지 옵션(Message options)을 클릭합니다.
- 이 메시지 암호화(S/MIME)를 클릭합니다.
이메일을 안전하게 지키세요
한 명의 사람만 볼 수 있는 이메일이라는 것은 존재하지 않는다는 점을 기억하세요. 받는 사람이 스크린샷을 찍거나 직접 내용을 입력하는 등 다른 방식으로 이메일을 배포할 수 있기 때문입니다. 누군가 정말로 당신의 이메일을 전달하려 한다면 방법을 찾아낼 것입니다. 하지만 여기서 소개한 방법들은 좋은 첫 번째 방어선이 됩니다.
다만 이메일 보안이 매우 중요하다면, 보안을 최우선으로 하는 이메일 서비스 제공업체를 고려해 보는 것이 좋습니다. ProtonMail이 대표적인 예이며, 그 외에도 데이터와 메시지를 안전하게 지켜주는 다른 서비스들도 있습니다.