특정 이메일을 다른 주소로 전달하거나, Outlook 또는 Gmail의 모든 메일을 새로운 받은편지함으로 옮기고 싶으신가요? 다행히 두 서비스 모두 한 번만 설정해두면 자동으로 전달되는 간편한 기능을 제공합니다.
이 글에서는 웹 버전과 데스크톱 앱을 포함해 Outlook 메일을 Gmail로 전달하는 방법, 그리고 그 반대 경우까지 단계별로 자세히 안내해 드립니다.
Outlook 데스크톱에서 이메일 자동 전달하기
먼저 Outlook 데스크톱 버전에서 Gmail로 메일을 자동 전달하는 방법을 알아보겠습니다. 이를 위해서는 아래 단계에 따라 규칙(Rule)을 생성해야 합니다.
- Outlook을 실행하고 홈 탭에서 이동(Move) 섹션을 찾습니다. 규칙(Rules)을 클릭한 뒤 드롭다운 메뉴에서 규칙 및 알림 관리(Manage Rules & Alerts)를 선택하세요.
- 새 창이 열리면 새 규칙(New Rule)을 클릭합니다.
- 빈 규칙으로 시작(Start from a blank rule) 항목 아래에서 받은 메시지에 규칙 적용(Apply rule on messages I receive)을 선택하고 다음을 클릭합니다.
- 전달할 메일의 조건을 선택합니다. 모든 이메일을 전달하려면 이 페이지의 모든 체크박스를 비워두세요. 다음을 클릭하면 '모든 메시지에 적용된다'는 경고 대화상자가 나타나는데, 확인을 눌러 진행합니다.
- 다음 창의 1단계에서 사람 또는 공용 그룹에게 전달(Forward it to people or public group)을 선택합니다. (원한다면 첨부 파일로 전달 옵션도 사용할 수 있습니다.) 이후 2단계에서 사람 또는 공용 그룹 링크 텍스트를 클릭하세요.
- 규칙 주소(Rule Address) 창이 나타나면 하단의 받는 사람(To) 입력란에 전달할 이메일 주소를 입력합니다. 주소를 직접 입력하는 대신 위쪽 목록에서 연락처를 선택할 수도 있고, 여러 개의 주소를 지정하는 것도 가능합니다. 완료 후 확인을 누르고, 규칙 마법사 창에서 다음을 클릭합니다.
- 다음으로 이 규칙에서 제외할 조건을 지정할 수 있습니다. 반드시 선택할 필요는 없지만, 특정 발신자의 메일이나 특정 단어가 포함된 메일을 필터링하는 등의 설정이 가능합니다. 원하는 대로 설정한 뒤 다음을 클릭하세요.
- 마지막으로 나중에 쉽게 찾을 수 있도록 규칙 이름을 입력합니다. 이 규칙 사용(Turn on this rule)에 체크가 되어 있는지 확인하고 마침을 클릭하세요. 기존 받은편지함의 메일도 즉시 전달하고 싶다면 "받은 편지함"에 이미 있는 메시지에 대해 이 규칙 지금 실행에도 체크하면 됩니다.
이제 Outlook 메일을 Gmail(또는 다른 이메일 주소)로 전달하는 설정이 완료되었습니다. 앞으로 수신되는 모든 메일(또는 조건을 지정했다면 해당 조건에 맞는 메일만)이 지정한 주소로 자동 전달됩니다.
전달을 중단하고 싶다면 홈 탭으로 돌아가 규칙 > 규칙 및 알림 관리를 연 뒤, 해당 규칙 옆의 체크박스를 해제하면 됩니다. 이 체크박스를 언제든 켜고 끄면서 전달 기능을 활성화하거나 비활성화할 수 있습니다.
Gmail에서 이메일 자동 전달하기
Gmail에서 메일을 자동 전달하는 과정은 Outlook과 비슷하지만 한 가지 중요한 차이점이 있습니다. Outlook에서는 전달받는 주소 쪽에서 별도 작업이 필요 없지만, Gmail은 전달받을 이메일 주소가 먼저 전달 권한을 승인해야 합니다.
Gmail에 전달 주소 추가하기
Gmail 메일 자동 전달의 첫 번째 단계는 전달 주소를 등록하는 것입니다. 방법은 다음과 같습니다.
- Gmail을 열고 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 뒤 모든 설정 보기를 선택합니다.
- 전달 및 POP/IMAP 탭을 엽니다.
- 페이지 상단의 전달 하위 제목 아래에서 전달 주소 추가를 클릭합니다.
- 팝업 창에 메일을 전달받을 이메일 주소를 입력합니다. 한 번에 하나의 주소만 입력할 수 있다는 점에 유의하세요. 입력 후 다음을 클릭합니다.
- 입력한 이메일 주소로 인증 메일이 발송됩니다. 해당 계정의 소유자가 메일 내 링크를 클릭해야 전달 권한이 부여됩니다.
승인을 받으면 같은 Gmail 설정 페이지에서 모든 메일을 새 주소로 손쉽게 자동 전달할 수 있습니다. 수신 메일 사본을 다음 주소로 전달 옵션을 활성화한 뒤 드롭다운 목록에서 전달 주소를 선택하세요.
그 아래 두 번째 옵션에서는 받은편지함에 남는 원본 메일을 어떻게 처리할지 네 가지 중 선택할 수 있습니다.
- Gmail 사본 보관함에 보관: 원본 메일을 Gmail 받은편지함에 그대로 유지합니다.
- Gmail 사본 읽은 것으로 표시: 새 메일로 표시되지 않도록 처리합니다.
- Gmail 사본 보관: 메인 받은편지함에서 치워 보관함으로 이동시킵니다.
- Gmail 사본 삭제: 원본이 전혀 필요 없을 때 선택합니다.
Gmail에서 특정 메일만 필터링하여 전달하기
모든 메일이 아니라 일부 메일만 전달하고 싶다면, 아래 단계에 따라 필터를 만들어 특정 메시지만 전달되도록 설정할 수 있습니다. 단, Gmail 필터는 새로 도착하는 메일에만 적용되므로 기존 메일에는 적용되지 않습니다.
- Gmail에서 톱니바퀴 > 모든 설정 보기로 이동한 뒤 필터 및 차단된 주소 탭을 엽니다.
- 필터 목록 하단에서 새 필터 만들기를 클릭합니다.
- 전달할 메일의 조건을 입력합니다. 모든 메일을 전달하려면 받는 사람 필드에 자신의 이메일 주소를 입력하면 됩니다. 완료 후 필터 만들기를 클릭하세요.
- 다음 화면에서 다음 주소로 전달 체크박스를 선택하고, 드롭다운 메뉴에서 전달할 주소를 고릅니다. 원하는 주소가 보이지 않으면 전달 주소 추가를 클릭해 위에서 설명한 절차대로 승인된 주소를 등록하세요.
- 필요하다면 다른 옵션도 함께 활성화한 뒤 필터 만들기를 클릭합니다.
전달을 중단하려면 설정 > 필터 및 차단된 주소로 돌아가 삭제하려는 규칙 옆의 삭제를 클릭하면 됩니다.
Outlook.com(웹 버전)에서 이메일 자동 전달하기
마지막으로 웹 버전 Outlook에서 메일을 전달하는 방법을 살펴보겠습니다.
먼저 Outlook.com에 로그인한 뒤 오른쪽 상단의 설정 톱니바퀴를 클릭합니다. 나타나는 사이드바 맨 아래로 스크롤하여 모든 Outlook 설정 보기를 선택하세요.
결과 화면에서 맨 왼쪽의 메일 탭이 선택되어 있는지 확인한 후 전달 섹션으로 이동합니다. 이 단계에서 신뢰할 수 있는 다른 이메일 주소로 인증 코드를 받아 신원을 확인해야 할 수 있습니다.
이후 전달 페이지에서 전달 사용 옵션에 체크하고 전달받을 이메일 주소를 입력합니다. 전달된 메시지 사본 보관에 체크하면 원본 메일도 Outlook 받은편지함에 남게 됩니다.
하단의 저장을 클릭하면 설정이 완료됩니다. 이것으로 Outlook 웹앱에서 Gmail이나 다른 서비스로 메일을 전달하는 과정이 끝납니다. 전달을 해제하려면 같은 페이지로 돌아와 전달 사용 체크를 해제하고 다시 저장을 누르면 됩니다.
Outlook 웹에서 특정 메일만 전달하기
모든 메일을 전달하고 싶지 않다면, Outlook 웹 버전에서도 원하는 조건으로 메시지를 필터링할 수 있습니다. 설정하려면 위에서 설명한 대로 설정 > 메일로 이동한 뒤 규칙 섹션을 엽니다.
여기서 상단에 새 규칙의 이름을 입력한 뒤 조건 추가 드롭다운에서 항목을 선택합니다. 여러 조건을 지정하려면 다른 조건 추가 링크를 활용하세요.
다음으로 작업 추가 아래에서 전달 대상 또는 첨부 파일로 전달을 선택하고, 옆의 입력란에 전달받을 이메일 주소를 입력합니다. 일부 메시지를 규칙에서 제외하고 싶다면 예외 추가를 클릭하세요.
전달된 메시지에도 다른 Outlook 규칙들을 적용하고 싶다면 추가 규칙 처리 중지가 체크 해제되어 있는지 확인하세요. 모든 설정이 끝나면 저장을 선택합니다.
Outlook 메일과 연락처를 Gmail로 가져오기
앞서 새로 도착하는 Outlook 메일을 Gmail 계정으로 전달하는 방법을 알아봤습니다. 여기에 더해 Gmail의 가져오기 도구를 사용하면 현재 받은편지함에 있는 기존 메일과 연락처도 간단한 절차로 옮길 수 있습니다. 참고로 이 기능은 Outlook뿐 아니라 거의 모든 이메일 주소에서 작동합니다.
Gmail 계정을 열고 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 뒤 모든 설정 보기를 선택합니다. 상단의 계정 및 가져오기 탭으로 이동한 후 해당 페이지에서 메일 및 연락처 가져오기를 클릭하세요.
새 창이 열리면 가져올 원본이 되는 Outlook 이메일 주소(또는 다른 이메일 주소)를 입력합니다. 계정 인증을 마치면 승인해야 하는 권한 목록이 표시됩니다.
예를 클릭해 권한을 수락합니다. 마지막으로 가져오기 옵션 창이 나타나는데, 원하는 경우 메일 가져오기와 연락처 가져오기 체크박스를 선택하세요. 30일간 새 메일 가져오기 옵션도 있지만, 위에서 이미 전달 설정을 했다면 굳이 필요하지 않습니다.
Outlook에 저장된 메일 양에 따라 시간이 다소 걸릴 수 있습니다. 가져오기가 진행되는 동안 메일이 순차적으로 Gmail에 나타납니다.
Google 주소록으로 Outlook 연락처 가져오기
위의 도구가 어떤 이유로 작동하지 않았다면 Google 주소록 가져오기 도구를 사용해 Outlook 연락처를 Gmail로 옮길 수 있습니다. Gmail 계정에 로그인한 상태에서 Google 주소록을 열고 화면 왼쪽의 가져오기를 선택하세요.
Gmail이 연락처가 담긴 CSV 파일을 요청합니다. 이 파일을 준비하는 방법은 이메일 연락처 가져오기/내보내기 가이드를 참고하시기 바랍니다.
Outlook 캘린더를 Gmail(Google 캘린더)로 옮기기
메일과 연락처 가져오기를 살펴봤으니, 마지막으로 중요한 요소는 캘린더입니다. 이를 위해서는 Outlook과 Google 캘린더 계정을 동기화할 수 있는 최고의 도구들을 활용해 보시기 바랍니다.
Outlook과 Gmail 이메일 전달 설정 완료!
이제 Outlook에서 Gmail로, 그리고 그 반대로 메일을 전달하는 방법을 모두 알게 되셨습니다. 중요한 몇 통의 메일만 옮기려는 경우든, 아예 서비스 제공업체를 완전히 바꾸려는 경우든 생각보다 어렵지 않게 accomplish할 수 있습니다.
또 다른 방법으로는 Outlook 안에서 Gmail 계정을 설정해 사용하는 것도 고려해 볼 만합니다.