컴퓨터를 초기화하거나 메일 앱을 바꾸려는 경우, 혹은 이메일에 영향을 줄 수 있는 작업을 진행하기 전이라면 미리 Microsoft Outlook의 이메일을 내보내 백업해 두는 것이 좋습니다.
Outlook은 다양한 형식으로 이메일을 내보낼 수 있습니다. 내보낸 이메일을 어떤 용도로 활용할지에 따라 적합한 방법이 달라지는데요. Outlook 밖에서 활용하는 경우까지 포함해 상황별로 하나씩 살펴보겠습니다.
윈도우에서 Outlook 이메일 내보내기 (PST 파일)
윈도우 PC에서 Outlook을 사용하고 있다면 이메일을 PST 형식으로 내보낼 수 있습니다. PST 파일에는 이메일뿐 아니라 연락처와 일정 정보까지 함께 저장됩니다. 이 파일을 다른 컴퓨터의 Outlook에서 가져오면 모든 데이터를 그대로 복원할 수 있습니다.
PC를 교체할 때, 윈도우에서 맥으로 전환할 때, 계정 간에 이메일을 옮길 때, 또는 정기적인 백업본을 만들어 두고 싶을 때 특히 유용한 방법입니다. 아래 순서대로 진행해 보세요.
- Outlook을 실행한 뒤 파일 탭을 클릭하고 왼쪽 사이드바에서 정보를 선택합니다.
- 메인 화면에서 계정 설정을 클릭한 후, 다시 계정 설정을 눌러 설정 창을 엽니다.
- 데이터 파일 탭으로 이동하면 등록된 이메일 계정 목록이 표시됩니다.
- 내보낼 이메일이 있는 계정을 선택하고 상단의 파일 위치 열기를 클릭합니다.
- 파일 탐색기가 열리며 PST 파일이 선택된 상태로 표시됩니다. 이 파일 안에 모든 이메일이 담겨 있으므로 원하는 위치 어디든 복사하면 됩니다.
PST 파일의 활용 방법은 목적에 따라 자유롭게 정하면 됩니다. 클라우드 스토리지에 올려 안전하게 보관하거나, 다른 PC로 옮겨 새 Outlook에서 불러올 수도 있고, 외장 드라이브에 복사해 장기 보관용 아카이브로 활용할 수도 있습니다.
맥(Mac)에서 Outlook 이메일 내보내기 (OLM 파일)
macOS의 Outlook은 윈도우 버전과 작동 방식이 조금 다릅니다. 맥에서는 이메일을 OLM 파일로 내보내는데, 윈도우의 PST 형식과 마찬가지로 이메일과 연락처, 일정 항목이 모두 포함됩니다. 차이가 있다면 실제 파일 형식뿐입니다. Outlook은 운영체제별로 가장 적합한 형식을 사용합니다.
맥에서 이메일을 OLM 파일로 저장하는 방법은 다음과 같습니다.
- 맥에서 Outlook을 실행하고 상단의 도구 탭을 클릭합니다. 이때 맥 최상위 메뉴바의 '도구' 메뉴가 아니라 Outlook 앱 안에 있는 도구 탭을 눌러야 합니다.
- 도구 탭에서 내보내기를 클릭해 이메일 내보내기를 시작합니다.
- 윈도우와 달리 맥용 Outlook은 내보낼 항목을 직접 고르게 해줍니다. 백업에 포함할 항목을 선택한 뒤 계속을 누릅니다.
- 저장 위치를 지정하는 화면이 나타나면 편리한 폴더를 선택하고 저장을 클릭합니다.
- 모든 이메일이 지정한 폴더로 내보내질 때까지 잠시 기다립니다.
작업이 완료되면 선택한 폴더에서 OLM 파일을 확인할 수 있으며, 필요할 때 언제든 다른 위치로 옮길 수 있습니다.
다른 이메일 계정(Gmail 등)으로 이메일 옮기기
단순 백업이 아니라 Gmail이나 Yahoo 같은 다른 이메일 계정으로 이메일을 가져가고 싶은 경우도 있습니다. 다행히 Outlook은 앱에 등록된 계정이라면 계정 간에 자유롭게 이메일을 이동시킬 수 있는 기능을 제공합니다. 대상 계정만 미리 Outlook에 추가해 두면 됩니다.
계정 간 이메일 이전 절차는 다음과 같습니다.
- 아직 추가하지 않았다면 먼저 옮길 대상 이메일 계정(Gmail 등)을 Outlook에 등록합니다.
- Outlook을 열고 이메일을 내보낼 원래 계정에 접속합니다.
- 받은 편지함을 연 뒤 키보드에서 Ctrl + A를 눌러 모든 이메일을 선택합니다.
- 이메일 중 하나를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 이동, 이어서 다른 폴더를 차례로 선택합니다.
- 대화상자가 열리면 이동할 대상 계정(예: Gmail 계정)을 고르고, 해당 계정 안에서 이메일을 저장할 폴더를 지정한 후 확인을 누릅니다.
- 선택한 이메일들이 대상 계정의 지정한 폴더로 하나씩 이동하기 시작합니다.
Outlook 이메일을 Excel 파일로 내보내기
이메일을 분석하거나 정렬하고, 대량 작업을 처리하고 싶다면 스프레드시트 형태가 훨씬 편리합니다. Outlook은 이메일을 Excel 파일로 바로 내보내는 기능을 기본으로 제공합니다.
내보낸 파일은 일반 스프레드시트처럼 이메일 데이터가 여러 열로 깔끔하게 정리되어 있어, Outlook이나 다른 메일 프로그램에서 일일이 확인하는 것보다 훨씬 쉽게 분석할 수 있습니다.
- Outlook을 열고 파일 탭을 클릭한 뒤 왼쪽 사이드바에서 열기 및 내보내기를 선택합니다.
- 메인 패널에서 가져오기/내보내기를 클릭합니다.
- 데이터를 내보내는 방식을 묻는 화면이 나타나면 파일로 내보내기를 선택합니다.
- 다음 화면에서 첫 번째 옵션인 쉼표로 구분된 값(CSV)을 선택합니다. 이 형식은 Excel과 완벽하게 호환됩니다.
- 내보낼 폴더를 지정하는 단계에서 메인 이메일 폴더를 선택하고 다음을 클릭합니다.
- 찾아보기를 눌러 내보낸 파일을 저장할 위치를 지정합니다.
- 다음과 마침을 차례로 누르면 이메일이 Excel에서 열 수 있는 파일로 저장됩니다.
개별 이메일만 골라서 내보내기
몇 통의 이메일만 내보내면 되는 상황이라면 드래그 앤 드롭 방식이 가장 간편합니다. Outlook에서 원하는 이메일을 선택한 뒤 파일 탐색기의 폴더로 끌어다 놓기만 하면 됩니다. 그러면 이메일마다 메시지 내용이 담긴 MSG 파일이 자동으로 생성됩니다.
마치며: 상황에 맞는 내보내기 방법 선택하기
새 메일 앱으로 갈아타려는 경우든, 단순히 백업 사본을 만들고 싶은 경우든 위에서 소개한 방법만 알면 Outlook에서 이메일을 내보내는 일은 생각보다 간단합니다. 데스크톱 메일 앱을 바꿔보고 싶다면 Microsoft Outlook의 무료 대안 프로그램들도 함께 살펴보는 것을 추천합니다.