직장을 그만두면서 나중에 필요할 때 참고할 수 있도록 모든 이메일 사본을 미리 확보해 두고 싶으신가요? 아니면 아웃룩 PST 파일이 손상되는 상황에 대비해 백업용으로 내보내고 싶으신가요? PST 파일 손상은 생각보다 자주 발생하는 문제입니다.
어떤 이유에서든 이메일을 백업해 두는 것은 항상 현명한 습관입니다. Outlook.com이나 Gmail 같은 웹 서비스를 사용하더라도 아웃룩 같은 데스크톱 클라이언트를 활용해 모든 메일을 로컬에 저장해 두는 것이 좋습니다. 마이크로소프트나 구글 같은 거대 기업의 웹 서비스가 절대 고장 나지 않을 것처럼 보이지만, 언제 예기치 못한 장애가 발생할지는 아무도 알 수 없습니다.
이 글에서는 아웃룩 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 버전에서 이메일을 내보내는 방법을 단계별로 소개합니다. 맥용 아웃룩을 사용하는 경우의 절차도 함께 다룹니다. 참고로 가져오기/내보내기 마법사 자체는 모든 버전에서 거의 동일하지만, 마법사에 접근하는 경로는 버전마다 조금씩 다릅니다.
윈도우용 아웃룩에서 이메일 내보내기
아웃룩 2003, 2007, 2010 또는 2013을 사용 중이라면, 가져오기/내보내기 마법사에 접근하는 방법은 아웃룩 연락처 내보내기 과정과 동일합니다. 아웃룩 2016을 사용 중이라면 상단 메뉴에서 파일(File)을 클릭한 후 열기 및 내보내기(Open & Export)를 선택합니다.
오른쪽 메뉴에서 가져오기/내보내기(Import/Export) 버튼을 클릭합니다.
그러면 가져오기/내보내기 마법사가 실행됩니다. 이 마법사는 모든 오피스 버전에서 거의 동일한 모양입니다. 시작하려면 파일로 내보내기(Export to a file)를 선택합니다.
다음 화면에서 파일 형식을 선택해야 합니다. CSV(쉼표로 구분된 값) 파일 또는 아웃룩 데이터 파일(PST) 중에서 고를 수 있습니다. 일반적으로는 다시 아웃룩으로 가져오기가 쉬운 PST 형식을 권장하지만, 다른 이메일 클라이언트나 엑셀, 워드 같은 프로그램으로 이메일을 불러오고 싶다면 CSV를 선택하면 됩니다.
다음 화면에서는 내보낼 항목을 선택합니다. 모든 이메일을 내보내려면 일반적으로 받은 편지함(Inbox)을 선택하고 하위 폴더 포함(Include subfolders) 옵션에 체크합니다. 일부 이메일만 내보내고 싶다면 필터(Filter) 버튼을 클릭해 다양한 조건을 지정함으로써 내보낼 이메일 수를 줄일 수 있습니다.
다음(Next)을 클릭하면 CSV 또는 PST 파일을 저장할 위치를 지정해야 합니다. 이 화면에서는 중복 항목을 처리하는 방식에 대한 여러 옵션도 함께 선택할 수 있습니다.
마지막으로 마침(Finish)을 클릭하면 PST 파일을 암호로 보호할지 묻는 창이 나타납니다. 암호를 설정할 경우 16자 이상으로 지정해야 하며, 이 암호는 보안 수준이 높지 않아 전용 소프트웨어로 쉽게 해독될 수 있다는 점도 유의해야 합니다.
이제 모든 과정이 끝났습니다. 모든 이메일이 담긴 CSV 또는 PST 파일이 생성되었을 것입니다. 이 파일을 안전한 위치에 복사해 두면 백업이 완료됩니다.
맥용 아웃룩에서 이메일 내보내기
맥용 오피스를 사용 중이라면 이메일 내보내기 절차가 다르고, 파일 형식도 다릅니다. 맥에서는 맥용 아웃룩 아카이브 파일(.OLM)이라는 단 하나의 옵션만 제공됩니다.
메뉴에서 파일(File)을 클릭한 후 내보내기(Export)를 선택합니다.
대화상자가 나타나면 아카이브 파일로 내보낼 항목을 선택할 수 있습니다. 메일, 캘린더, 연락처, 작업, 메모 중에서 고르거나, 특정 카테고리에 속한 항목만 선택할 수도 있습니다.
계속(Continue)을 클릭하면 파일을 저장할 위치를 묻는 화면이 나타납니다. 맥용 아웃룩에서 내보내기는 이것으로 끝이며, 그 외에 별도의 옵션은 없습니다.
이메일 내보내기를 완료했다면, 이메일 서비스를 옮길 계획이라면 Gmail 같은 다른 이메일 서비스로 가져오는 방법에 대한 가이드도 함께 참고해 보시기 바랍니다.