이메일은 편리한 의사 소통 수단이어야 하지만 우리 중 많은 사람들이 받은 편지함을 이해하는 데 원하는 것보다 훨씬 더 많은 시간을 할애합니다. 적절한 조직이 없으면 이메일로 인해 절약되는 시간보다 더 많은 시간이 소요될 수 있습니다.
Microsoft의 Outlook에는 이 문제를 완화하는 데 도움이 되는 여러 기능이 포함되어 있지만 많은 사용자가 프로그램에 숨겨져 있는 기능을 인식하지 못하고 있습니다. 이러한 기능을 사용하여 받은편지함을 최대한 잘 관리하여 더 중요한 문제에 집중할 수 있습니다.
나에게 맞는 보기 찾기
전문 Outlook 사용자가 되기 위한 첫 번째 단계 중 하나는 워크플로에 맞게 프로그램을 조정하는 것입니다. 오늘날 거의 모든 사람이 이메일을 사용하지만 이것이 우리 모두가 똑같은 방식으로 이메일을 사용한다는 의미는 아닙니다. 다른 사람에게는 효과가 있는 것이 나에게는 효과가 없을 수 있으므로 Outlook의 기본 레이아웃을 사용 용도에 가장 적합하게 조정하는 것이 좋습니다.
보기로 이동 탭을 클릭하여 사용할 수 있는 옵션을 확인합니다. 보기 변경 버튼 현재 보기에서 섹션에서 몇 가지 다른 선택을 할 수 있지만 배열 및 레이아웃 섹션을 참조하여 맞춤설정의 핵심을 살펴보세요.
예를 들어 메시지 미리보기를 변경할 수 있습니다. 3줄까지 , 한 번에 적은 양의 이메일에 대해 더 자세한 미리보기를 제공합니다. 또는 읽기 창을 설정하고 싶을 수도 있습니다. 끄기 , 개별 이메일을 읽고 싶을 때 새 창으로 열 수 있도록 매우 필요한 화면 공간을 절약할 수 있습니다.
여기서 핵심은 Outlook 사용 방식에 가장 적합한 것이 무엇인지 파악하는 것입니다. 시도해 보세요. 원하는 대로 작동하지 않는 경우 이러한 설정을 기본값으로 다시 변경하는 것만큼 쉽습니다.
규칙을 사용하여 프로세스 자동화
규칙은 이메일을 정리하기 위한 좋은 첫 번째 단계입니다. 규칙이 설정되면 받은 편지함을 확인하기도 전에 많은 양의 작업을 처리하기 때문입니다. 규칙을 시작하려면 홈으로 이동하세요. Outlook에서 탭을 클릭하고 규칙으로 이동합니다.> 규칙 및 알림 관리 .
여기에서 새 규칙을 클릭합니다. . 템플릿 선택과 처음부터 시작하기 위한 옵션이 표시됩니다. 당분간은 제공된 템플릿을 사용하는 것이 가장 좋습니다. 다음 화면에서 원하는 대로 규칙을 사용자 지정할 수 있는 충분한 기회가 있을 것입니다. 이 데모에서는 다른 사람의 메시지를 폴더로 이동을 선택하겠습니다. .
이제 규칙을 목적에 맞게 만들 차례입니다. 다른 MakeUseOf 작성자로부터 받은 모든 메일이 우선 순위 폴더로 직접 전송되는 시스템을 설정하고 싶습니다. 그렇게 하려면 조건 창에서 발신자 주소의 특정 단어 포함 확인란을 선택하세요. . 그런 다음 아래 섹션에서 특정 단어를 클릭합니다. 저는 makeuseof로 설정했습니다. 따라서 사이트의 이메일 계정에서 보낸 이메일에만 응답하지만 분명히 원하는 것은 무엇이든 될 수 있습니다. 그런 다음 지정된 을 클릭하여 적절한 폴더를 선택합니다. 탐색합니다.
다음으로 이 규칙이 따로 보관하는 메시지로 수행할 작업을 선택하고 추가 규칙 처리를 중지할지 여부를 신중하게 고려하세요. . 활성 상태인 다른 규칙에 따라 이 옵션을 선택한 상태로 유지하면 나중에 조직 문제가 발생할 수 있습니다. 그런 다음 예외를 선택하면 규칙의 이름을 지정하고 활성화할 수 있습니다. 그때부터 사용자가 이 기능을 끌 때까지 자동으로 메일을 정렬합니다.
카테고리로 분할 및 정복
규칙은 대량의 이메일을 처리하는 좋은 방법이지만 특정 조직 작업에는 사람의 눈이 필요합니다. 카테고리를 엄격하게 사용하면 이 프로세스를 간소화하여 메일을 빠르고 정확하게 분류할 수 있습니다. 카테고리를 설정하려면 태그로 이동하세요. 홈 섹션 Outlook에서 탭을 클릭하고 분류로 이동합니다.> 모든 카테고리 .
여기에서 현재 배치된 모든 범주의 개요를 볼 수 있습니다. 기본적으로 간단한 색상 시스템이 사용되므로 처음부터 해당 항목을 간단히 편집할 수 있습니다. 좀 더 유용하게 만들려면 카테고리를 클릭하여 강조 표시하고 받을 메일 종류와 관련된 이름으로 이름을 변경하고 드롭다운에서 기억할 수 있는 바로 가기 키를 할당하세요.
이러한 설정을 사용하면 수신한 이메일을 빠르고 쉽게 정리할 수 있습니다. 받은 편지함에서 특정 메시지를 강조 표시하고 방금 할당한 적절한 바로 가기를 사용하기만 하면 됩니다. 이제 Outlook 검색 표시줄에 해당 범주의 이름을 입력하기만 하면 특정 범주에 따라 태그가 지정된 모든 메시지를 볼 수 있습니다.
검색창 활용
이메일을 체계적으로 관리하는 비결은 앞으로의 계획에 있습니다. 미리 조금만 노력하면 나중에 골치 아픈 일을 예방할 수 있습니다. 그러나 이메일이 잘못된 방향으로 가고 신중하게 유지 관리되는 폴더나 범주에 이메일의 흔적이 없는 경우가 있습니다. 이 경우 검색창에 전화를 거는 것이 현명합니다.
Outlook의 검색 기능은 철저한 만큼 민첩합니다. 받은 편지함 위의 필드에 검색어를 입력하면 제목 제목이든 이메일 본문이든 찾을 수 있는 해당 단어의 모든 인스턴스를 빠르게 표시합니다. 이것은 일반적인 방법으로 찾을 수 없는 특정 이메일의 특정 세부사항을 기억할 수 있는 경우 특히 유용할 수 있습니다.
받은 편지함이 가득 차면 검색 속도가 느려진다는 사실을 기억할 가치가 있습니다. 작업 중인 상황이라면 Outlook에서 액세스할 수 있는 모든 단일 전자 메일보다 특정 폴더를 검색하는 것이 좋습니다. 그렇게 하려면 검색 창의 오른쪽에 있는 드롭다운 메뉴를 사용하여 시야를 좁힙니다. 더 자세한 조정을 보려면 세부 조정으로 이동하세요. 검색 섹션 탭.
Outlook.com을 사용하는 것을 잊지 마십시오.
Outlook의 온라인 버전에는 데스크톱 버전의 모든 기능이 포함되어 있지 않을 수 있지만 웹 브라우저가 있는 모든 장치에서 쉽게 액세스할 수 있다는 사실을 간과해서는 안 됩니다. 직장에서 멀리 떨어져 있을 때 즉시 이메일에 액세스해야 하는 경우 완벽하게 허용되는 옵션입니다.
그러나 웹 기반 Outlook에는 이메일을 확인하는 것 이상의 기능이 있습니다. 설정 톱니바퀴를 클릭하여 화면 오른쪽 상단에서 매우 포괄적인 옵션 세트에 액세스할 수도 있습니다. 이동 중에도 매우 편리할 수 있습니다. 또한 동일한 드롭다운 메뉴를 통해 규칙에 액세스할 수 있습니다. 및 카테고리 .
어디에서나 Outlook 이메일에 액세스할 수 있다는 사실을 규칙과 결합할 수 있습니다. 컴퓨터를 사용하지 않는 동안에도 받은 편지함을 줄이는 데 도움이 됩니다. 정기적으로 통근하는 경우 버스나 기차를 이용하여 하루가 시작되기 전에 받은편지함을 확인하는 편리한 시간으로 전환할 수 있습니다.
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