이메일은 편리한 소통 수단이 되어야 하지만, 많은 사람들이 받은 편지함을 정리하는 데 생각보다 훨씬 많은 시간을 소모하고 있습니다. 체계적인 정리가 이루어지지 않으면 이메일은 시간을 절약해 주기는커녕 오히려 시간을 빼앗아 가는 존재가 되어버립니다.
마이크로소프트 아웃룩에는 이러한 문제를 해결할 수 있는 다양한 기능이 내장되어 있지만, 상당수 사용자가 프로그램 안에 숨겨진 기능들을 제대로 파악하지 못하고 있습니다. 아래에서 소개하는 기능들을 활용하면 받은 편지함을 깔끔하게 관리하고, 정말 중요한 업무에 집중할 수 있게 됩니다.
나에게 맞는 보기 방식 찾기
아웃룩을 능숙하게 사용하기 위한 첫걸음은 프로그램을 자신의 업무 방식에 맞게 조정하는 것입니다. 요즘은 거의 모든 사람이 이메일을 사용하지만, 그렇다고 모두가 같은 방식으로 사용하지는 않습니다. 다른 사람에게 잘 맞는 설정이 나에게는 적합하지 않을 수 있으므로, 아웃룩의 기본 레이아웃을 본인의 사용 습관에 맞게 바꿔 보는 것이 좋습니다.
보기(View) 탭으로 이동하면 다양한 옵션을 확인할 수 있습니다. 현재 보기(Current View) 섹션의 보기 변경 버튼을 누르면 몇 가지 선택지가 제공되지만, 정렬(Arrangement)과 레이아웃(Layout) 섹션까지 살펴보면 더 세밀한 사용자 지정이 가능합니다.
예를 들어 메시지 미리 보기를 3줄로 변경하면 한 번에 확인하는 이메일 수는 줄어들지만 각 메시지를 더 자세히 미리 볼 수 있습니다. 반대로 읽기 창(Reading Pane)을 꺼짐으로 설정하면 화면 공간을 크게 절약할 수 있고, 필요할 때 개별 메일을 새 창으로 열어 읽으면 됩니다.
핵심은 자신이 아웃룩을 사용하는 방식에 가장 잘 맞는 설정을 찾는 것입니다. 여러 가지를 직접 시도해 보세요. 결과가 기대에 미치지 못하더라도 언제든 기본값으로 되돌릴 수 있으니 부담 없이 실험해 보면 됩니다.
규칙(Rules)으로 메일 관리 자동화하기
규칙 기능은 이메일을 체계화하는 훌륭한 출발점입니다. 규칙을 한 번 설정해 두면 받은 편지함을 열어보기도 전에 이미 상당 부분의 분류 작업이 끝나 있습니다. 규칙을 시작하려면 아웃룩에서 홈 탭으로 이동한 뒤 규칙 > 규칙 및 알림 관리로 진입하세요.
여기서 새 규칙을 클릭하면 다양한 템플릿과 처음부터 새로 만드는 옵션이 나타납니다. 우선은 제공되는 템플릿을 사용하는 것이 좋습니다. 다음 화면에서 원하는 대로 충분히 세부 조정할 수 있기 때문입니다. 예시로 특정 사람이 보낸 메시지를 폴더로 이동 항목을 선택해 보겠습니다.
이제 규칙에 실질적인 목적을 부여할 차례입니다. 예를 들어 특정 도메인에서 오는 메일을 우선 폴더로 자동 이동하는 시스템을 만들고 싶다고 가정해 봅시다. 조건 창에서 보낸 사람 주소에 특정 단어 포함 항목에 체크한 뒤, 아래 영역의 '특정 단어'를 클릭해 원하는 키워드를 입력합니다. 그런 다음 지정됨을 클릭해 메일을 이동시킬 폴더를 선택하면 됩니다.
다음으로 이 규칙으로 분류된 메시지를 어떻게 처리할지 결정하고, 더 많은 규칙 처리 중지 옵션의 사용 여부를 신중하게 고민해야 합니다. 다른 활성 규칙들과의 충돌로 인해 정리 과정에 문제가 생길 수 있기 때문입니다. 이후 예외 조건을 선택하고, 규칙에 이름을 붙여 활성화하면 완료입니다. 이렇게 설정한 규칙은 직접 끄기 전까지 계속해서 메일을 자동으로 분류해 줍니다.
범주(Categories)로 분류 정복하기
규칙이 대량의 메일을 처리하는 데 유용하다면, 일부 정리 작업은 여전히 사람의 판단이 필요합니다. 범주 기능을 꾸준히 활용하면 이 과정을 매끄럽게 만들어 빠르고 정확한 분류가 가능합니다. 범주를 설정하려면 아웃룩 홈 탭의 태그 섹션에서 분류 > 모든 범주로 이동하세요.
여기에는 현재 설정된 모든 범주 목록이 표시됩니다. 기본적으로 단순한 색상 체계로 되어 있으므로, 우선은 해당 항목들을 수정하는 것부터 시작하는 것이 좋습니다. 범주를 클릭해 선택한 후, 받게 될 메일 유형에 맞는 이름으로 변경하고, 드롭다운에서 기억하기 쉬운 바로 가기 키를 지정하면 실용성이 크게 높아집니다.
이렇게 설정해 두면 메일을 받는 즉시 빠르고 간편하게 분류할 수 있습니다. 받은 편지함에서 해당 메시지를 선택한 뒤 방금 지정한 바로 가기 키만 누르면 됩니다. 또한 아웃룩 검색창에 특정 범주 이름을 입력하면 그 범주로 태그된 모든 메시지를 한눈에 확인할 수 있습니다.
검색창 적극 활용하기
이메일을 깔끔하게 유지하는 비결은 사전 계획입니다. 미리 조금만 손을 써 두면 나중에 골치 아픈 일을 예방할 수 있습니다. 하지만 아무리 폴더와 범주를 성실하게 관리해도 어느 순간 메일 하나가 행방불명되는 경우가 생기기 마련입니다. 그럴 때는 검색창을 활용하는 것이 현명합니다.
아웃룩의 검색 기능은 빠르면서도 정교합니다. 받은 편지함 위 검색창에 단어를 입력하면 제목이나 본문 등 해당 단어가 포함된 모든 메일을 즉시 찾아 보여줍니다. 평소 방법으로 찾을 수 없는 특정 메일의 세부 내용이 기억날 때 특히 유용합니다.
다만 받은 편지함이 가득 차면 검색 속도가 느려질 수 있다는 점을 기억하세요. 그런 경우라면 아웃룩이 접근할 수 있는 모든 메일 대신 특정 폴더 안에서만 검색하는 편이 좋습니다. 검색창 오른쪽의 드롭다운 메뉴를 이용해 검색 범위를 좁히면 됩니다. 더 정교한 조정이 필요하다면 검색 탭의 구체화(Refine) 섹션을 활용해 보세요.
Outlook.com 웹 버전도 잊지 말기
웹 버전 아웃룩은 데스크톱 버전의 모든 기능을 갖추고 있지는 않지만, 웹 브라우저가 있는 어떤 기기에서든 손쉽게 접근할 수 있다는 점은 무시할 수 없는 장점입니다. 자리를 비운 상태에서 급하게 메일을 확인해야 할 때 훌륭한 대안이 됩니다.
그런데 웹 아웃룩은 단순히 메일을 확인하는 것 이상의 기능을 제공합니다. 화면 오른쪽 상단의 설정(톱니바퀴) 아이콘을 클릭하면 외출 중에도 유용하게 쓸 수 있는 꽤 방대한 옵션 목록에 접근할 수 있습니다. 같은 드롭다운 메뉴에서 규칙과 범주 설정도 함께 관리할 수 있습니다.
어디서든 아웃룩 메일에 접근할 수 있다는 점은 규칙 기능과 결합하면 컴퓨터 앞에 있지 않은 동안에도 받은 편지함을 정리하는 데 도움이 됩니다. 출퇴근길이 길다면 버스나 지하철에서 하루가 시작되기 전에 받은 편지함을 점검하는 습관을 만들어 볼 수도 있습니다.
아웃룩으로 이메일을 체계적으로 관리하는 나만의 팁이 있으신가요? 아래 댓글로 알려주세요.