Outlook에서 보낸 이메일 사본이 저장되지 않도록 설정하는 방법

Microsoft Outlook은 사용자가 보내는 모든 이메일의 사본을 자동으로 저장합니다. 덕분에 나중에 보낸 메일함에서 이전에 발송한 이메일을 손쉽게 확인할 수 있습니다. 하지만 이 기능이 불필요하거나 보낸 메일함을 깨끗하게 비워 두고 싶다면, Outlook이 보낸 이메일의 사본을 저장하지 않도록 설정할 수 있습니다.

이를 설정하는 방법은 여러 가지가 있으며, 이 글에서는 대표적인 방법들을 하나씩 소개합니다.

보낸 이메일을 저장하지 않아야 하는 이유

솔직히 말해 보낸 이메일을 굳이 저장하지 않아야 할 이유는 많지 않습니다. 그래도 몇 가지 분명한 이유는 존재합니다.

첫 번째는 개인 정보 보호입니다. 이 설정을 적용하면 다른 사람이 Microsoft Outlook을 통해 내가 보낸 이메일을 확인할 수 없습니다.

두 번째는 저장 공간 확보입니다. 용량이 큰 첨부 파일이 포함된 이메일까지 저장하지 않으면 저장 드라이브의 여유 공간을 늘릴 수 있습니다.

특정 이메일만 보낸 메일함에 저장되지 않도록 하는 방법

모든 이메일이 아니라 특정 이메일에만 이 설정을 적용할 수도 있습니다. 원하는 이메일을 직접 선택할 수 있어 유용합니다. 절차는 다음과 같습니다.

1. Outlook을 열고 새 이메일 작성을 시작합니다. 이 이메일은 보낸 메일함에 저장되지 않습니다.
2. 이메일 작성 창에서 상단의 옵션(Options)을 클릭합니다.
3. 추가 옵션(More Options) 섹션에서 보낸 메일 항목 저장 위치(Save Sent Items To) 메뉴를 클릭합니다.
4. 표시된 옵션 중 저장 안 함(Do Not Save)을 선택합니다.

이렇게 설정하면 해당 이메일은 보낸 메일함에 저장되지 않습니다.

모든 보낸 이메일이 저장되지 않도록 하는 방법

발송하는 모든 이메일을 저장하고 싶지 않다면 Outlook 설정을 변경하면 됩니다. 아래에서 두 가지 방법을 소개합니다.

Microsoft Outlook 앱 설정 활용하기

가장 간단한 방법은 Outlook 설정 메뉴를 이용하는 것입니다. 옵션 하나만 해제하면 끝입니다. 절차는 다음과 같습니다.

1. 컴퓨터에서 Outlook을 실행합니다.
2. 왼쪽 상단의 파일(File)을 클릭한 후 왼쪽 사이드바에서 옵션(Options)을 클릭합니다.
3. 왼쪽 열에서 메일(Mail) 메뉴를 선택합니다.
4. 오른쪽 창을 아래로 스크롤하여 메시지 저장(Save messages) 섹션을 찾습니다.
5. 보낸 메일 폴더에 메시지 복사본 저장(Save copies of messages in the Sent Items folder) 옵션의 체크를 해제합니다.
6. 하단의 확인(OK)을 클릭합니다.

이제부터 Outlook은 보낸 이메일의 사본을 더 이상 저장하지 않습니다. 나중에 기능을 다시 사용하려면 동일한 경로로 이동하여 옵션을 다시 체크하면 됩니다.

Windows 레지스트리 활용하기

Windows 레지스트리를 편집해서도 Outlook이 보낸 이메일을 저장하지 않도록 설정할 수 있습니다. 레지스트리에 새 값을 추가하는 방식입니다.

작업이 익숙하지 않다면 먼저 Windows 레지스트리를 백업한 후 아래 단계를 진행하는 것이 안전합니다.

1. Outlook을 열고 왼쪽 상단의 파일(File)을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바에서 Office 계정(Office Account)을 선택합니다.
3. 오른쪽 창에서 Outlook 정보(About Outlook)를 클릭합니다.
4. 화면 상단 괄호 안에 표시된 Outlook 버전을 확인해 둡니다.
5. Windows + R 키를 누르고 regedit를 입력한 후 Enter 키를 눌러 레지스트리 편집기를 엽니다.
6. 사용자 계정 컨트롤 프롬프트에서 예(Yes)를 클릭합니다.
7. 레지스트리에서 다음 경로로 이동합니다. 아래 경로는 Outlook 16 기준이므로, 본인의 버전에 맞게 수정해야 합니다.

   HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences

8. 오른쪽 창의 빈 곳을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새로 만들기 > DWORD(32비트) 값(New > DWORD (32-bit) Value)을 선택합니다.
9. DWORD 이름으로 SaveSent를 입력하고 Enter 키를 누릅니다.
10. 새로 만든 DWORD 파일을 더블클릭합니다.
11. 값 데이터(Value data) 필드에 0을 입력하고 확인(OK)을 클릭합니다.
12. 레지스트리 편집기를 닫습니다.

나중에 다시 보낸 이메일을 저장하도록 변경하려면 SaveSent DWORD 값을 1로 바꿔 주면 됩니다.

보낸 이메일을 다른 폴더에 저장하는 방법

보낸 이메일을 반드시 '보낸 메일' 폴더에 저장할 필요는 없습니다. 다른 폴더에 저장하고 싶다면 Outlook에서 규칙을 만들어 저장 위치를 지정할 수 있습니다.

보낸 모든 이메일을 지정한 폴더로 이동시키는 규칙을 만드는 방법은 다음과 같습니다.

1. Outlook을 열고 왼쪽 상단의 파일(File)을 클릭합니다.
2. 오른쪽에서 규칙 및 알림 관리(Manage Rules & Alerts) 옵션을 선택합니다.
3. 전자 메일 규칙(Email Rules) 탭에서 새 규칙(New Rule)을 클릭합니다.
4. 보낸 메시지에 규칙 적용(Apply rule on messages I sent)을 선택하고 다음(Next)을 클릭합니다.
5. 조건 선택 화면이 나타나면 아무것도 선택하지 않고 다음(Next)을 클릭합니다. 그러면 모든 보낸 이메일에 규칙이 적용됩니다.
6. 프롬프트에서 예(Yes)를 클릭합니다.
7. 지정된 폴더로 복사본 이동(move a copy to the specified folder) 항목에 체크합니다.
8. 하단 박스에서 파란색 지정됨(specified) 링크를 클릭합니다.
9. 보낸 이메일을 저장할 폴더를 선택하고 확인(OK)을 클릭합니다.
10. 다음(Next)을 클릭합니다.
11. 새 규칙의 이름을 입력하고 마침(Finish)을 클릭하여 설정을 완료합니다.

이제 앞으로 보내는 이메일은 Outlook의 기본 '보낸 메일' 폴더 대신 지정한 폴더에 저장됩니다.

이 동작을 비활성화하고 싶다면 Outlook의 규칙 메뉴로 이동하여 새로 만든 규칙의 체크를 해제하면 됩니다. 그러면 규칙과 해당 규칙이 수행하는 작업이 모두 비활성화됩니다.

보내는 이메일을 아무도 보지 못하게 하고 싶다면

이메일 내용을 철저히 비밀로 유지하고 싶다면 보낸 메일 폴더에 이메일을 저장하지 않는 것이 좋습니다. 위에서 소개한 방법들을 활용하면 어떤 이메일을 누구에게 보냈는지 아무도 알 수 없습니다.

또한 Microsoft Outlook에 이메일 사본을 남기고 싶지 않다면 이메일을 보관(아카이브)하는 방법도 고려할 수 있습니다. 다만 보관된 이메일은 여전히 검색이 가능하다는 점을 유의하세요. 이메일을 완전히 숨기는 것이 목적이라면 최선의 해결책은 아닐 수 있습니다.