엑셀(Excel)은 단순한 계산 도구를 넘어 다양한 솔루션을 만들고 다른 프로그램으로 전달할 수 있을 만큼 강력하고 유용한 소프트웨어입니다. 많은 사용자가 엑셀에서 작업한 결과물을 다른 응용 프로그램으로 옮기거나 이메일로 전송하는데, 이 과정에서 원본 서식이 깨지는 문제가 자주 발생합니다.
예를 들어 표를 만들어 누군가에게 이메일로 보내야 한다고 가정해 보겠습니다. 아웃룩(Outlook)에서 직접 표를 만들 수도 있지만, 서식을 일일이 맞추느라 추가 시간이 걸릴 수 있습니다. 그래서 표가 필요하면 대부분 엑셀을 먼저 떠올리게 됩니다. 아래는 엑셀에서 만든 표를 일반적인 복사·붙여넣기 방식으로 그대로 옮긴 예시입니다.
원본 엑셀 표를 보지 않았다면 크게 이상해 보이지 않을 수도 있습니다. 하지만 사실 이 표에는 문제가 있습니다. 셀 값들이 세로·가로 방향 모두 가운데 정렬되어 있어야 하는데 정렬이 무너졌고, 비용(Cost) 열의 통화 기호 위치도 어색합니다. 화폐 기호는 금액 위가 아니라 앞에 표시하는 것이 일반적이니까요. 그렇다면 원본 표는 어떤 모습이었을까요?
훨씬 깔끔하고 정돈된 모습입니다. 하지만 단순 복사·붙여넣기만으로는 항상 이런 결과를 얻을 수 없습니다. 지금부터 엑셀 데이터를 다른 프로그램에 붙여넣을 때 활용할 수 있는 다양한 방법을 하나씩 살펴보겠습니다.
엑셀에서 복사할 때 서식 문제 해결 방법
위의 예제를 그대로 사용해 어떤 해결책이 있는지 확인해 보겠습니다. 먼저, 데이터를 붙여넣을 때 선택할 수 있는 옵션에는 어떤 것들이 있을까요?
왼쪽부터 차례대로 각 옵션을 살펴보겠습니다.
1. 원본 서식 유지 (Keep Source Formatting)
원본 서식 유지는 기본 붙여넣기 옵션입니다. 대체로 기대한 대로 작동하지만, 원본 데이터가 어떻게 서식되어 있었는지에 따라 결과가 달라집니다. 이 예시에서 원본 서식에는 '회계(Accounting)' 스타일이 포함되어 있는데, 아웃룩을 비롯한 많은 응용 프로그램은 이 스타일을 인식하지 못합니다. 원본에서 스타일을 '통화(Currency)'로 변경한 후 원본 서식 유지 옵션으로 붙여넣으면 훨씬 자연스러운 결과를 얻을 수 있습니다.
2. 대상 스타일 사용 (Use Destination Styles)
붙여넣는 곳의 다른 텍스트와 어울리는 서식을 적용하고 싶다면 이 옵션을 사용하세요. 굵게, 기울임 같은 기본 서식은 유지되지만, 글꼴 종류와 크기 등은 붙여넣는 문서의 스타일을 따르게 됩니다.
3. 링크 및 원본 서식 유지 (Link & Keep Source Formatting)
이 옵션은 원본 서식을 그대로 유지하면서 표를 원본 파일과 연결 상태로 만듭니다. 추가 기능도 있는데, 데이터를 받은 사람이 표를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 '링크 업데이트'를 선택하면 최신 내용으로 갱신할 수 있습니다. 물론 이 기능이 의도대로 작동하려면 사전에 올바르게 설정되어 있어야 합니다.
4. 링크 및 대상 스타일 사용 (Link & Use Destination Styles)
링크 및 대상 스타일 사용은 '링크 및 원본 서식 유지'와 동일하게 작동하지만, 붙여넣는 곳의 서식을 적용한다는 점이 다릅니다. 색상 같은 요소는 처음 복사된 이후 자동으로 갱신되지 않지만, 데이터의 텍스트 변경 사항은 업데이트됩니다.
5. 그림 (Picture)
그림 옵션은 데이터를 보여주기만 하면 되고, 더 이상 서식 수정·편집·업데이트가 필요 없는 경우에 유용합니다. 그림으로 붙여넣으면 이미지가 원본과 완전히 동일하게 표시됩니다. 다만 받는 사람이 내용을 수정할 수 없으므로, 이 방식이 상황에 맞는지 반드시 확인하세요.
6. 텍스트만 유지 (Keep Text Only)
텍스트만 유지 옵션은 표의 내용을 텍스트 형태로 표시합니다. 서식이 적용된 표는 사라지며, 글꼴 크기나 글꼴 종류처럼 붙여넣는 문서의 기본 스타일 외에는 어떤 서식도 남지 않습니다.
마무리 팁
물론 위의 붙여넣기 스타일들을 조합하거나 결과물을 직접 수정해서 원하는 모양을 만들 수도 있습니다. 간단한 예를 들자면, '원본 서식 유지' 방식으로 붙여넣은 뒤 아웃룩에서 비용(Cost) 열의 너비를 살짝 조정하기만 해도 서식이 제대로 보이면서 회계 형식까지 그대로 유지됩니다.
가장 좋은 학습 방법은 직접 여러 붙여넣기 옵션을 실험해 보면서 자신에게 가장 잘 맞는 방식을 찾는 것입니다. 상황별로 적절한 옵션을 익혀두면 엑셀과 아웃룩 사이의 데이터 전달이 한결 수월해질 것입니다.