마이크로소프트 엑셀은 훌륭한 도구지만, 그 활용도는 결국 엑셀이 접근할 수 있는 데이터에 달려 있습니다. 마이크로소프트 액세스(Access), 구글 애즈, 지메일처럼 데이터를 CSV나 XLS 파일로 내보낼 수 있는 프로그램을 사용하고 있다면, 파일을 엑셀로 가져오는 방법을 익혀두는 것이 좋습니다. 그래야 다양한 함수와 수식을 적용해 데이터를 더 깊이 분석하거나, 표시 방식과 관리 방식을 원하는 대로 조절할 수 있습니다.
더 많은 팁이 필요하다면 엑셀 사용법 가이드 모음을 함께 확인해 보세요.
시작하기 전에 알아두세요
본문의 스크린샷은 마이크로소프트 365 버전 엑셀 기준이지만, 소개하는 방법은 엑셀 2019와 엑셀 2016에서도 동일하게 적용됩니다.
데이터를 엑셀로 내보내는 방법
엑셀은 다른 엑셀 통합 문서는 물론 텍스트 파일, 페이스북, 다른 테이블과 데이터 범위, 입력한 웹 URL까지 다양한 소스에서 데이터를 가져올 수 있습니다. 데이터에 바로 접근할 수 있다면 해당 소스에서 직접 가져오는 것이 가장 간단하며, 이 글에서 다룰 내용도 바로 이 방법입니다.
일부 프로그램에서는 먼저 데이터를 내보낸 뒤 엑셀로 가져와야 하거나, 아예 엑셀 형식으로 곧바로 내보내는 옵션을 제공하기도 합니다. 프로그램 종류가 너무 많아 이 글에서 일일이 다루기는 어렵지만, 대체로 파일 > 내보내기 메뉴에서 엑셀과 호환되는 파일 형식을 선택하거나, 직접 내보내기를 지원하는 경우 엑셀 자체를 선택하면 됩니다. 엑셀은 매우 다양한 파일 형식을 지원하지만, 일반적으로는 CSV(쉼표로 구분된 값) 또는 텍스트 형식으로 데이터를 준비하는 것이 좋습니다.
엑셀로 데이터 가져오는 방법
팁: 엑셀로 데이터 가져오기를 연습해 보고 싶다면, 마이크로소프트에서 제공하는 샘플 데이터베이스를 활용해 아래 예제를 그대로 따라 해볼 수 있습니다.
가져오기를 시작하기 전에 먼저 데이터를 훑어보며 정상적인지 확인하세요. 잘못되었거나 불완전한 데이터를 가져오면 전체 작업을 처음부터 다시 해야 할 수 있어 시간 낭비로 이어집니다.
준비가 되었다면 필요한 경우 사용 중인 프로그램이나 소스에서 데이터를 내보내고, 데이터를 가져올 엑셀 워크시트를 열거나 새로 만듭니다.
상단 메뉴에서 데이터 탭을 선택합니다.
데이터 가져오기 및 변환 영역에는 여러 가지 옵션이 있으며, 여기에 맞는 옵션이 없다면 일반적인 데이터 가져오기 버튼을 선택합니다.
액세스 데이터베이스를 가져오려면 데이터 가져오기 > 데이터베이스에서 > Microsoft Access 데이터베이스에서를 차례로 선택합니다.
이어서 열리는 파일 탐색기 창에서 데이터를 가져올 데이터베이스(또는 다른 형식의 파일)를 선택한 뒤 확인을 클릭합니다.
액세스 파일에 여러 개의 테이블이나 쿼리가 포함되어 있다면 탐색기 창에 여러 가져오기 옵션이 나타납니다. 이 예제에서는 qrySalesbyCategory를 선택한 뒤 로드를 눌러 가져옵니다. 가져오기 전에 데이터를 가공하고 싶다면 대신 데이터 변환을 선택하세요.
참고: 엑셀은 데이터시트, 폼, 보고서만 가져올 수 있습니다. 매크로나 모듈 같은 추가 요소는 엑셀 워크시트로 가져오지 않습니다.
데이터베이스 크기와 PC 성능에 따라 가져오기에 시간이 걸릴 수 있으니 완료될 때까지 기다려 주세요. 모든 과정이 순조롭게 진행되었다면, 작업이 끝난 후 데이터가 엑셀에 보기 좋게 정리된 형태로 들어와 있는 것을 확인할 수 있습니다. 더 가져올 데이터가 있다면 같은 방법으로 계속 가져오고, 그렇지 않다면 함수, 수식 등 엑셀이 제공하는 다양한 도구를 활용해 본격적인 분석 작업을 시작하면 됩니다.
팁: 액세스처럼 호환되는 일부 프로그램에서는 실행 중인 데이터베이스의 데이터를 복사해 엑셀에 바로 붙여넣을 수도 있습니다. 복사·붙여넣기에 대한 자세한 내용은 관련 가이드를 참고하세요.