마이크로소프트 엑셀(Microsoft Excel)로 작업하다 보면 데이터가 여러 시트, 피벗 테이블 등에 흩어져 있어 한눈에 파악하기 어려워지는 경우가 많습니다. 하지만 꼭 여러 개의 워크시트나 엑셀 파일을 사용해야 하는 것은 아니며, 특히 팀 단위로 작업할 때는 더욱 그렇습니다.
데이터를 체계적으로 관리하려면 엑셀에서 데이터를 병합하는 것이 좋습니다. 서로 다른 파일의 워크시트를 합치거나, 여러 엑셀 파일을 하나로 통합하거나, 통합(Consolidate) 기능을 활용해 데이터를 결합할 수 있습니다.
아래에서는 이러한 방법들을 사용해 엑셀 파일과 데이터를 하나로 합치는 방법을 소개합니다.
엑셀에서 단일 워크시트 이동 또는 복사하기
일반적인 엑셀 파일은 여러 개의 시트(워크시트)로 구성되어 있으며, 각 시트는 엑셀 창 하단에 탭 형태로 표시됩니다. 시트는 책의 페이지처럼 작동하여 하나의 파일 안에서 데이터를 여러 시트에 나누어 저장할 수 있게 해줍니다.
서로 다른 엑셀 파일 간에 워크시트를 이동하거나 복사할 수 있으며, 같은 파일 내에서 데이터 세트를 복제하고 싶을 때도 동일한 방법을 사용할 수 있습니다.
- 먼저 엑셀 파일을 엽니다. 복사할 원본이 되는 엑셀 파일 창에서 창 하단의 시트 탭 중 원하는 워크시트를 클릭해 선택합니다. Shift 키를 누른 상태에서 각 시트 탭을 클릭하면 여러 시트를 한 번에 선택할 수 있습니다.
- 시트를 복사하거나 이동하려면 상단 리본 메뉴에서 홈 탭을 클릭합니다.
- 이후 서식 > 시트 이동 또는 복사를 차례로 클릭합니다.
- '시트 이동 또는 복사' 대화상자가 열리면 대상 통합 문서 드롭다운 메뉴에서 복사 또는 이동할 엑셀 파일을 선택합니다. 다음 시트 앞 섹션에서 시트를 배치할 위치를 지정합니다. 기본적으로 엑셀은 시트를 이동하므로, 복사본을 만들고 싶다면 복사본 만들기 체크박스를 선택하세요.
- 준비가 되면 확인 버튼을 눌러 워크시트를 이동하거나 복사합니다.
선택한 워크시트가 원하는 대로 이동되거나 복사되지만, 이 방법만으로는 완전히 하나로 병합되지는 않습니다.
여러 엑셀 파일을 하나로 합치는 방법
엑셀의 시트 이동 또는 복사 도구를 사용하면 여러 엑셀 파일의 데이터를 하나로 합칠 수 있습니다. 파일 내 모든 활성 워크시트를 선택한 뒤 하나의 대상 파일로 병합하고, 이 과정을 여러 파일에 반복하면 됩니다.
- 먼저 엑셀 파일들을 엽니다. 다른 파일로 이동하거나 복사할 엑셀 파일 창에서 Shift 키를 누른 상태로 창 하단의 모든 시트 탭을 클릭해 전체를 선택합니다.
- 다음으로 리본 메뉴에서 홈 > 서식 > 시트 이동 또는 복사를 클릭합니다.
- 열린 시트 이동 또는 복사 대화상자에서 대상 통합 문서 드롭다운 메뉴에서 병합할 대상 엑셀 파일을 선택합니다. 다음 시트 앞 섹션에서 병합된 시트를 배치할 위치를 지정합니다. 원본 파일을 그대로 유지하고 싶다면 복사본 만들기를 선택해 시트를 이동하지 않고 복사한 후, 확인을 눌러 이동 또는 복사 과정을 시작합니다.
여러 개의 엑셀 파일이 있다면 위 단계를 반복해 하나의 파일로 합쳐야 합니다.
통합(Consolidate) 도구로 엑셀 데이터 병합하기
위 방법들은 서로 다른 엑셀 스프레드시트 파일 간에 시트를 이동하고 복사할 수 있게 해줍니다. 하지만 데이터를 옮길 뿐 실질적으로 잘 통합되지는 않습니다. 데이터는 여전히 별개의 시트에 분리되어 있습니다.
이 문제를 해결하려면 엑셀의 통합(Consolidate) 도구를 사용해 여러 워크시트의 숫자 데이터를 새로운 단일 워크시트로 병합할 수 있습니다. 아쉽게도 이 기능은 텍스트가 포함된 셀에는 적용되지 않으므로, 텍스트 데이터는 직접 잘라내기·붙여넣기를 하거나 VBA 매크로를 작성해 처리해야 합니다.
이 기능이 제대로 작동하려면 각 시트의 데이터가 동일한 형식으로 정리되어 있고 머리글(헤더) 레이블이 서로 일치해야 합니다. 시작하기 전에 빈 셀 등 불필요한 공백 데이터도 미리 삭제해 두는 것이 좋습니다.
- 이 방법으로 엑셀 데이터를 병합하려면 엑셀 파일을 연 뒤, 데이터를 병합할 대상 엑셀 파일에서 창 하단의 시트 탭 옆 + (더하기) 버튼을 눌러 새 워크시트를 만듭니다.
- 새 워크시트에서 데이터 > 통합을 클릭합니다.
- 통합 창이 열리면 함수 드롭다운 메뉴에서 합계(Sum)가 선택되어 있는지 확인합니다. 참조 입력란 옆의 버튼을 클릭해 첫 번째 데이터 세트(병합하려는 데이터)를 선택하기 시작합니다. 원한다면 셀 범위 참조를 직접 입력할 수도 있습니다.
- 마우스로 데이터를 선택하려면 통합 - 참조 상자가 보이는 상태에서 해당 워크시트가 있는 시트를 클릭하고 데이터를 선택한 뒤 삽입 버튼을 누릅니다.
- 선택한 셀 범위가 참조 입력란에 표시되면 추가 버튼을 클릭해 모든 참조 목록에 등록합니다.
- 위 단계를 반복해 추가 데이터 세트를 선택하고, 각각 추가 버튼을 눌러 목록에 넣습니다. 데이터에 열 또는 행 레이블이 있다면 레이블 사용 섹션의 첫 행 또는 왼쪽 열 체크박스를 선택해 올바르게 처리되도록 합니다.
- 원본의 개별 워크시트 데이터를 계속 편집하면서 변경 사항을 병합 시트에도 반영하고 싶다면 원본 데이터에 대한 링크 만들기 체크박스를 선택합니다. 이렇게 하면 원본 데이터가 변경될 때마다 병합된 시트에도 자동으로 반영됩니다.
- 데이터를 하나의 시트로 병합할 준비가 되면 확인 버튼을 누릅니다.
- 병합된 데이터가 표시되며, 행 레이블 옆에 옵션 메뉴가 나타나 다양한 데이터 보기를 전환할 수 있습니다. 이 옵션(예: 1 버튼)을 클릭하면 병합된 데이터를 부분적으로 숨기거나 전체를 확인할 수 있습니다.
원본 데이터 링크를 생성하기로 선택했다면 새 워크시트는 개별 시트와 파일의 미러 버전 역할을 합니다. 그렇지 않으면 데이터가 이 시트로 복사되어 직접 편집할 수 있습니다.
병합된 엑셀 데이터 활용하기
엑셀에서 데이터를 단일 시트나 파일로 병합하든, 여러 파일에 걸쳐 작업하는 것을 선호하든, 위 팁들이 데이터를 체계적으로 정리하는 데 큰 도움이 될 것입니다. 준비가 되면 엑셀 파일을 다른 사람들과 공유해 팀 단위로 효과적으로 협업하고 데이터를 분석할 수 있습니다.
병합된 데이터의 변경 사항을 놓칠까 걱정된다면 안심해도 됩니다. 엑셀에는 변경 사항 추적 기능이 내장되어 있어 손쉽게 변경 이력을 관리할 수 있습니다.
여러분만의 엑셀 데이터 분석 팁이 있다면 아래 댓글로 알려주세요.