Microsoft Excel에서는 열에 필터를 설정하고 클릭 한 번으로 데이터를 걸러낼 수 있습니다. "데이터" 탭의 '필터' 기능을 활용하면 되는데요. 하지만 단순히 열 값을 기준으로 정렬하는 것을 넘어, 여러 조건을 조합해 데이터 세트 전체를 필터링해야 할 때가 있습니다. 특정 기준에 맞는 데이터만 추출하고 싶다면 고급 필터(Advanced Filter)를 사용하는 것이 가장 효과적입니다. 이 글에서는 엑셀에서 고급 필터를 사용하는 방법을 단계별로 자세히 알아보겠습니다.
엑셀 고급 필터 사용법
직원 샘플 데이터를 예로 들어 설명하겠습니다. 데이터 세트에는 '주당 근무 시간', '교육 연수', '연간 소득', '성별', '주(State)' 열이 포함되어 있습니다. 이제 다음과 같은 조건에 맞는 데이터를 필터링하려고 합니다.
남성 직원 조건:
- 주당 근무 시간: 40
- 교육 연수: 13
- 연간 소득: 35,000 초과
- 성별: 남성
- 주: 알래스카(Alaska)
여성 직원 조건:
- 주당 근무 시간: 35 초과
- 교육 연수: 12 초과
- 연간 소득: 12,000 초과
- 성별: 여성
- 주: 알래스카(Alaska)
조건을 살펴보면 남성 직원과 여성 직원의 데이터를 각각 따로 필터링해야 합니다. 즉, 두 조건 사이에는 OR(또는) 관계가 성립하고, 각 조건 내부의 항목들 사이에는 AND(그리고) 관계가 성립하는 구조입니다.
이런 복합 조건으로 데이터를 걸러내려면 일반적인 자동 필터와는 다른 방식으로 접근해야 하는데, 바로 이 지점에서 엑셀의 고급 필터가 빛을 발합니다. 먼저 원본 데이터가 있는 같은 시트 안에 조건 범위를 만들어 보겠습니다. 원본 데이터 세트 바로 위에 두 개의 행을 추가하고, 기존 데이터와 동일한 열 이름을 입력합니다. 아래 예시에서는 A3부터 E5까지가 해당됩니다.
이제 조건 열에 앞서 정의한 내용을 채워 넣습니다. 남성 직원 조건에 따라 4번째 행 전체를 아래와 같이 작성합니다.
같은 방식으로 5번째 행에는 여성 직원 조건을 입력합니다. 여기서 중요한 규칙 하나를 짚고 넘어가겠습니다. 행과 행 사이의 데이터는 OR 조건으로 연결되고, 한 행 안의 열 단위 데이터는 AND 조건으로 연결됩니다. 즉, 우리는 방금 필터링에 사용할 조건에 맞는 두 개의 행을 만든 것입니다.
이제 실제로 고급 필터를 적용할 차례입니다. 먼저 원본 데이터 세트의 아무 셀이나 클릭한 뒤, "데이터" 탭으로 이동해 "고급" 버튼을 클릭합니다. 그러면 목록 범위(List Range)가 자동으로 채워집니다. 다음으로 조건 범위(Criteria Range) 옆의 작은 버튼을 클릭하고, 조건 범위인 A3부터 E5까지 선택한 후 다시 같은 버튼을 눌러 범위를 확정합니다. 마지막으로 "확인"을 클릭하면 설정한 조건에 맞게 데이터가 필터링됩니다.
참고: 조건 범위의 열 이름은 데이터 세트의 열 이름과 완전히 동일해야 기능이 정상적으로 작동합니다. 철자나 띄어쓰기 하나라도 다르면 오류가 발생할 수 있으니 주의하세요.
엑셀의 고급 필터를 활용하면 복잡한 조건의 쿼리에 맞는 데이터도 손쉽게 추출할 수 있습니다. 여러분은 어떤 조건으로 데이터를 필터링해 보셨나요? 추가로 공유하고 싶은 팁이 있다면 댓글로 알려주세요.
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엑셀 고급 필터로 '고유한 레코드만' 표시하려면 어떻게 하나요?
"데이터" 탭에서 고급 필터를 선택한 후, "동일한 레코드는 하나만"(Unique records only) 옵션에 체크하면 됩니다. 이렇게 하면 중복된 레코드는 모두 제거되고 고유한 값만 남습니다. 이 옵션은 데이터를 다른 위치로 복사할 때나 현재 위치에 바로 적용할 때 모두 활용할 수 있습니다.
필터 기능을 사용하기 전에 반드시 해야 할 작업은 무엇인가요?
데이터 세트 사이에 빈 행이 없는지 먼저 확인하세요. 빈 행이 있으면 그 아래의 나머지 행들은 필터에서 제외됩니다. 필터를 설정하면 첫 번째 행은 제목(헤더)으로 인식되고, 그 아래 행들은 데이터로 처리됩니다. 따라서 중간에 비어 있는 셀이 있으면 필터가 깨질 수 있으며, 숫자 데이터라면 최소한 0이라도 입력해 두는 것이 좋습니다.