Outlook에서 이메일 보관하는 방법 – 웹·데스크톱 완벽 가이드

이메일을 보관(아카이브)하는 것은 받은 편지함을 깔끔하게 유지하는 가장 효과적인 방법 중 하나입니다. 다행히 Outlook 웹 버전과 데스크톱 앱 모두 몇 번의 클릭만으로 이메일을 손쉽게 보관할 수 있도록 지원합니다.

이 가이드에서는 PC의 Microsoft Outlook에서 이메일을 보관하는 다양한 방법을 모두 소개합니다.

Outlook에서 '보관(Archive)'이란 무엇인가요?

Outlook과 이메일의 맥락에서 보관함(Archive)은 기본적으로 기존 받은 편지함과 분리해 따로 관리하기로 선택한 이메일들이 모여 있는 공간을 의미합니다.

Outlook 웹 버전에서 이메일을 보관하면 해당 메일이 기본 받은 편지함 폴더에서 '보관' 폴더로 이동합니다.

반면 Outlook 데스크톱 앱에서 보관은 메인 PST 파일에 있는 이메일을 새로운 PST 파일로 옮기는 작업입니다. 이 PST 파일은 자유롭게 이동할 수 있으며, 언제든 열어서 보관된 이메일 전체를 확인할 수 있습니다.

Outlook을 처음 사용한다면 웹 버전과 데스크톱 버전을 비교해 보고 자신에게 맞는 환경을 선택하는 것도 좋습니다.

모든 이메일 계정에서 Outlook 보관 기능을 사용할 수 있나요?

Outlook의 보관 기능을 사용할 수 없는 경우는 두 가지입니다.

첫째, Exchange Server 이메일 계정을 사용 중이고 조직에서 Microsoft Exchange Server Online Archive를 활용하고 있다면 Outlook의 기본 보관 기능을 사용할 수 없습니다.

둘째, 네트워크 관리자가 보관 기능을 비활성화한 경우에도 이메일을 보관할 수 없습니다.

두 경우 모두 조직의 네트워크 관리자에게 문의해 도움을 받는 것이 좋습니다.

Outlook 웹 버전에서 이메일 보관하는 방법

웹 버전에서 이메일을 보관하는 것은 데스크톱 앱보다 훨씬 간단합니다. 몇 가지 옵션만 클릭하면 선택한 이메일이 바로 보관됩니다.

방법은 다음과 같습니다:

1. Outlook.com에 접속해 이메일 계정으로 로그인합니다.
2. 왼쪽 목록에서 보관할 이메일이 있는 폴더를 클릭합니다.
3. 오른쪽 창에서 보관할 이메일을 선택합니다.
4. 상단 메뉴 모음에서 보관(Archive) 옵션을 클릭합니다.
5. 실수로 보관했다면 하단의 실행 취소(Undo)를 클릭해 되돌릴 수 있습니다.

보관된 모든 이메일은 왼쪽 메뉴에서 보관 폴더를 클릭하면 확인할 수 있습니다.

보관된 이메일을 다시 기본 폴더로 옮기고 싶다면 보관 폴더에서 해당 메일을 찾아 클릭한 뒤, 상단의 이동(Move to)을 누르고 원하는 위치를 선택하면 됩니다.

Outlook에서 이메일 자동 보관 설정하기

Outlook 데스크톱 앱에서는 이메일을 자동 또는 수동으로 보관할 수 있습니다. 이 섹션에서는 자동 보관 기능을 활용하는 방법을 알아봅니다.

'자동 보관(AutoArchive)'은 Outlook 앱에서 이메일을 자동으로 보관해 주는 기능입니다. 미리 설정한 기간이 지나면 주요 폴더의 이메일이 보관함으로 자동 이동됩니다.

이 기능은 다양한 옵션으로 구성할 수 있으며, 설정 방법은 아래 단계를 따라 하세요:

1. PC에서 Outlook을 실행합니다.
2. 상단의 파일(File)을 클릭한 뒤 왼쪽 사이드바에서 옵션(Options)을 선택합니다.
3. 왼쪽에서 고급(Advanced) 옵션을 클릭합니다.
4. 오른쪽 창에서 AutoArchive 항목을 찾아 자동 보관 설정(AutoArchive Settings) 버튼을 클릭합니다.
5. 상단의 다음 간격으로 자동 보관 실행(Run AutoArchive every) 옵션에 체크하고 자동 보관이 실행될 주기를 지정합니다.
6. 보관용 기본 폴더 설정(Default folder settings for archiving) 섹션에서 항목이 보관되는 시점을 지정합니다. 즉, 얼마나 오래된 콘텐츠부터 보관할지 정하는 것입니다.
7. 찾아보기(Browse)를 클릭해 보관 파일이 저장될 대상 폴더를 선택합니다. 기본 Outlook PST 경로가 마음에 들지 않을 때만 변경하면 됩니다.
8. 마지막으로 하단의 확인(OK)을 눌러 변경 사항을 저장합니다.

나중에 Outlook이 이메일을 자동으로 보관하지 않게 하려면 AutoArchive 기능을 비활성화하면 됩니다.

비활성화 방법은 다음과 같습니다:

1. PC에서 Outlook을 엽니다.
2. 상단의 파일을 클릭하고 왼쪽에서 옵션을 선택합니다.
3. 왼쪽에서 고급 옵션을 클릭합니다.
4. 오른쪽 창에서 자동 보관 설정을 클릭합니다.
5. 상단의 다음 간격으로 자동 보관 실행 옵션 체크를 해제합니다.
6. 하단의 확인을 클릭합니다.

Outlook에서 이메일 수동으로 보관하는 방법

보관 과정을 더 세밀하게 제어하고 싶다면 이메일을 수동으로 보관할 수 있습니다. 이렇게 하면 필요할 때마다 주요 이메일을 보관함으로 보낼 수 있습니다.

이 방법을 사용하려면:

1. PC에서 Outlook을 실행합니다.
2. 왼쪽 상단의 파일을 클릭합니다.
3. 왼쪽에서 정보(Info) 탭을 선택합니다.
4. 도구(Tools)의 아래 화살표 아이콘을 클릭하고 오래된 항목 정리(Clean Up Old Items)를 선택합니다.
5. 수동 보관을 구성할 수 있는 대화 상자가 나타납니다.
6. 상단에는 보관 항목의 범위를 정하는 두 가지 옵션이 있습니다. 원하는 옵션을 선택하세요.
7. 보관할 폴더를 선택합니다.
8. 달력 옵션을 사용해 항목의 기준 날짜(보관 시점)를 지정합니다.
9. 찾아보기를 클릭해 Outlook 보관 파일을 저장할 폴더를 선택합니다.
10. 하단의 확인을 누르면 이메일 보관 생성이 시작됩니다.

보관이 완료되면 생성된 PST 파일을 원하는 위치로 자유롭게 이동할 수 있습니다.

Outlook에서 보관된 이메일 확인하는 방법

데스크톱용 Outlook에서 보관된 이메일에 접근하는 것도 웹 버전만큼 쉽습니다. 보관 파일(PST)을 Outlook에 불러오기만 하면 보관된 모든 이메일을 볼 수 있습니다.

PST 이메일 보관 파일을 PC의 Outlook으로 가져오는 방법은 다음과 같습니다:

1. Outlook을 실행합니다.
2. 상단의 파일 메뉴를 클릭합니다.
3. 왼쪽 사이드바에서 열기 및 내보내기(Open & Export)를 선택합니다.
4. 오른쪽 창에서 Outlook 데이터 파일 열기(Open Outlook Data File)를 클릭합니다. PST 데이터 파일을 프로그램으로 가져오는 작업입니다.
5. 보관 파일이 있는 폴더로 이동해 파일을 클릭한 뒤 하단의 열기를 누릅니다.
6. 파일이 프로그램에 로드되면 보관된 모든 이메일을 확인할 수 있습니다.

보관 파일이 여러 개라면 Outlook PST 파일을 하나로 병합할 수도 있습니다.

이메일 보관으로 Outlook 받은 편지함 정리하기

받은 편지함의 이메일 개수만 봐도 부담스럽게 느껴진다면, 이제 일부 이메일을 보관함으로 옮겨 정리할 때입니다. 위에서 소개한 방법들을 활용해 중요도가 낮은 이메일을 보관함으로 이동하면, 당장 처리해야 할 이메일에 집중할 수 있습니다.

이메일 관리는 전문가에게도 쉽지 않은 일입니다. 하지만 몇 가지 팁과 요령만 익혀도 이메일 관리가 한결 수월해질 수 있습니다.