Microsoft Outlook에는 받은 편지함과 폴더를 깔끔하게 관리할 수 있는 AutoArchive(자동 보관) 기능이 있습니다. 이 기능을 활용하면 새 메시지, 회신, 전달된 메일 중 오래된 항목을 자동으로 보관 폴더로 이동하고, 필요에 따라 특정 항목을 삭제되도록 예약할 수도 있습니다.
보관함(Archive)은 이메일 내에 존재하는 특수 폴더로, 지정한 기간이 지난 메시지, 회신, 전달 메일이 임시로 저장되는 공간입니다. 보관한 항목을 확인하려면 이메일 목록의 보관 폴더로 이동하면 됩니다. 이번 글에서는 Outlook 항목을 자동으로 보관하는 방법을 단계별로 알아보겠습니다.
Outlook 항목 자동 보관 설정 방법
먼저 Outlook을 실행합니다.
메뉴 표시줄에서 파일(File) 탭을 클릭합니다.
Backstage 보기 화면이 열리면 왼쪽 메뉴에서 옵션(Options)을 클릭합니다.
Outlook 옵션 대화 상자가 나타납니다.
왼쪽 목록에서 고급(Advanced) 페이지로 이동한 뒤, AutoArchive 섹션에서 AutoArchive 설정(AutoArchive Settings) 버튼을 클릭합니다.
AutoArchive 대화 상자가 열립니다.
대화 상자 안에서 매 X일마다 AutoArchive 실행(Run AutoArchive Every) 체크박스를 선택하고, 원하는 숫자를 입력하여 자동 보관 주기를 설정합니다.
다음으로 AutoArchive 실행 전 확인 메시지 표시(Prompt before AutoArchive runs) 체크박스의 선택을 해제합니다.
필요하다면 다음보다 오래된 항목 정리(Clean Out Items Older) 섹션의 값을 변경할 수 있습니다. 기본값 대신 다른 기간을 입력하려면 상자에 숫자를 넣으면 됩니다.
그런 다음 입력 상자 옆의 버튼을 눌러 단위를 개월(Months), 주(Weeks), 일(Days) 중에서 선택하세요.
오래된 항목을 기본 위치가 아닌 다른 폴더로 이동하고 싶다면 오래된 항목 이동(Move Old Items To) 섹션 아래의 찾아보기(Browse) 버튼을 클릭한 후 원하는 폴더를 지정하면 됩니다. 특별한 이유가 없다면 기본값 그대로 두고 확인(OK)을 클릭하는 것을 권장합니다.
확인(OK)을 클릭합니다.
Outlook 옵션 대화 상자로 돌아와서 마지막으로 확인(OK)을 클릭하면 설정이 저장됩니다.
이상으로 Outlook 항목을 자동으로 보관하는 방법을 살펴보았습니다. AutoArchive를 잘 활용하면 받은 편지함을 체계적으로 유지하면서 중요한 메일은 보관함에서 안전하게 관리할 수 있습니다.
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