휴가를 떠날 때 가장 현명한 방법 중 하나는 업무용 이메일을 확인하지 않는 것입니다. 그래야 업무 관련 걱정에 시달리지 않고 온전히 휴식에 집중할 수 있기 때문입니다.
하지만 문제가 있습니다. 이메일을 확인하지 않으면 중요한 내용을 놓칠 수 있다는 점이죠.
만약 큰 규모의 판매 계약을 진행하려면 내 의견이 꼭 필요하다면? 급하게 도움을 요청하는 고객이 있다면 어떻게 될까요?
이러한 상황의 해결책은 바로 Microsoft Outlook에서 이메일 자동 전달을 설정하는 것입니다. 자동 전달 기능을 미리 구성해 두면 업무용 이메일 계정으로 들어오는 모든 메일이 다른 이메일 주소로 자동 전송되므로 안심하고 휴가를 보낼 수 있습니다.
이번 글에서는 Outlook 2019에서 이메일을 자동으로 전달하는 방법을 단계별로 자세히 살펴보겠습니다.
Windows 사용자
파일(File) 메뉴로 이동합니다.
규칙 및 알림(Rules and Alerts)을 선택합니다.
팝업 창에서 전자 메일 규칙(Email Rules) 탭을 선택한 뒤 새 규칙(New Rule)을 클릭합니다.
그러면 규칙 마법사(Rules Wizard) 화면이 나타납니다.
첫 번째 단계는 템플릿을 선택하는 것입니다. 빈 규칙으로 시작(Start from a blank rule) 섹션으로 이동하여 받은 메시지에 규칙 적용(Apply rule on messages I receive)을 선택합니다.
2단계에서 규칙 설명이 메시지가 도착하면 이 규칙 적용(Apply this rule after the message arrives)으로 되어 있는지 확인한 후 다음(Next)을 클릭합니다.
그다음에는 전달할 메시지의 조건을 선택하라는 안내가 표시됩니다. 어떤 조건을 선택할지는 전적으로 사용자의 필요에 따라 결정하면 됩니다.
단, 모든 메시지를 다른 이메일 주소로 전달하고 싶다면 모든 조건을 선택하지 않은 상태로 그대로 두어야 합니다.
2단계에서 해당 필드 역시 메시지가 도착하면 이 규칙 적용으로 표시되어 있는지 확인한 후 다음을 클릭합니다.
"이 규칙은 받는 모든 메시지에 적용됩니다. 맞습니까?"라는 확인 메시지가 나타나면 예(Yes)를 선택합니다.
그다음에는 받은 메시지를 어떻게 처리할지 묻는 화면이 표시됩니다. 사람 또는 공용 그룹에게 전달(forward it to people or public group) 항목의 체크박스에 체크합니다.
2단계에서도 사람 또는 공용 그룹에게 전달로 표시되어 있는지 확인한 뒤, 해당 텍스트에서 밑줄 친 부분을 클릭합니다.
그러면 규칙 주소(Rule Address) 창이 열립니다. 여기서는 주소록에 바로 접근할 수 있어, 자동 전달된 이메일을 받을 이메일 주소를 손쉽게 선택할 수 있습니다.
물론 받는 사람(To) 입력란에 이메일 주소를 직접 입력하는 방법도 가능합니다. 이메일 주소를 지정한 후 확인(OK)을 클릭합니다.
창이 닫히면 다시 규칙 마법사 화면으로 돌아갑니다. 이제 다음을 클릭합니다.
그다음에는 예외 조건을 설정하라는 안내가 표시됩니다. 대부분의 사용자처럼 특별한 예외가 필요 없다면 모든 항목을 선택하지 않은 채로 두는 것이 좋습니다.
마지막으로 규칙 이름을 지정하면 됩니다. 이름은 자유롭게 정하되, 나중에 한눈에 알아볼 수 있도록 간결하게 짓는 것이 좋습니다.
이 규칙 켜기(Turn on this rule) 항목에 체크합니다. 3단계에서 규칙 설명을 검토한 후 문제가 없다면 마침(Finish)을 클릭하여 설정을 완료합니다.
Mac(OS) 사용자
Mac을 사용하더라도 걱정할 필요가 없습니다. 자동 전달을 설정하는 개념 자체는 Windows와 Mac이 동일하기 때문입니다.
홈(Home) 탭으로 이동한 후 규칙(Rules)과 규칙 편집(Edit Rules)을 차례로 선택합니다. 그런 다음 사용 중인 클라이언트 유형(IMAP, Exchange, Outgoing 또는 POP3)을 선택합니다.
그다음 + 버튼을 클릭하고, 규칙 이름을 지정한 뒤 조건을 설정하면 자동 전달 설정이 완료됩니다.