엑셀(Excel)의 핵심 기능 중 하나는 다양한 관점에서 데이터를 조작하고 확인할 수 있도록 돕는 것입니다. 그중에서도 가장 단순하면서도 강력한 도구가 바로 정렬(Sort) 기능입니다.
단순한 오름차순·내림차순 정렬부터 여러 변수를 기준으로 데이터를 그룹화하거나 행의 무결성을 유지하는 복합 정렬, 표 형태의 데이터를 깔끔하게 관리하는 영숫자 정렬까지, 엑셀에서 데이터를 정렬하는 능력은 반드시 갖춰야 할 필수 스킬입니다.
표 형태의 데이터를 정렬하는 데 있어 엑셀만큼 뛰어난 프로그램은 드물며, 정렬 작업은 간단한 수준부터 매우 정교한 수준까지 폭넓게 수행할 수 있습니다. 오늘의 팁에서는 가장 기본이 되는 두 가지 정렬 유형을 집중적으로 살펴보겠습니다.
- 단일 열을 기준으로 한 데이터 정렬
- 여러 열을 기준으로 한 데이터 정렬
스프레드시트 구조 이해하기
스프레드시트는 셀(cell)들이 모여 이루어진 표 형태의 데이터로 구성됩니다. 각 열(column)은 이름, 주소, 금액, 부품 번호 등 특정 범주별로 논리적으로 나뉜 정보를 담고 있습니다. 반면 행(row)은 사람, 사물 또는 수치를 나란히 배치하여 하나의 사례나 발생 건을 보여줍니다.
스프레드시트의 유형과 담긴 데이터에 따라 다르지만, 이름·주소·전화번호 목록처럼 행은 데이터베이스의 레코드(record)와 유사한 역할을 하는 경우가 많습니다.
행 단위로 데이터를 정렬할 때는 각 행의 무결성이 반드시 유지되어야 합니다. 즉, 정렬 과정에서 한 행의 데이터가 다른 행으로 잘못 이동해서는 안 됩니다. 이 문제를 해결해 주는 것이 바로 뒤에서 설명할 '다중 열 정렬'입니다.
단일 필드 기준 정렬
스프레드시트의 레코드는 행 단위로 정렬할 수 있고, 레코드 내부의 셀들은 열 단위로 정렬할 수 있습니다. 물론 오름차순과 내림차순 중 원하는 순서를 지정할 수 있습니다. 기본값인 오름차순(영숫자 기준)에서는 텍스트가 A에서 Z로, 숫자는 작은 값부터 큰 값 순으로 배열됩니다. 내림차순으로 정렬하면 Z에서 A로, 큰 숫자가 맨 위에 오도록 순서가 반전됩니다.
엑셀의 많은 기능이 그렇듯이 간단한 정렬을 수행하는 방법은 여러 가지가 있습니다. 하지만 이런 유형의 정렬에 필요한 모든 기능은 아래와 같이 마우스 오른쪽 버튼 팝업 메뉴에 모여 있습니다.
- 정렬 기준으로 사용할 열의 아무 셀이나 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 팝업 메뉴를 엽니다.
- 메뉴를 아래로 스크롤한 뒤 정렬(Sort) 항목에 커서를 올려 하위 메뉴를 펼칩니다.
- A~Z 정렬(Sort A to Z)을 클릭하면 오름차순, Z~A 정렬(Sort Z to A)을 클릭하면 내림차순으로 정렬됩니다. (참고: 엑셀은 1행의 데이터를 정렬 대상에서 제외합니다. 프로그램이 1행을 열 제목, 즉 머리글로 인식하기 때문입니다.)
이러한 간단한 정렬은 대부분의 데이터 유형에 잘 맞습니다. 다만 행과 열에 동일하거나 중복된 데이터가 있는 경우에는 예외입니다. 이럴 때는 두 개 이상의 열을 기준으로 정렬해야 하는데, 바로 다음에서 설명합니다.
다중 필드 기준 레코드 정렬
데이터의 복잡도에 따라 두 개 이상의 열을 기준으로 정렬해야 할 수 있습니다. 가장 좋은 예는 성(last name) 순으로 데이터베이스를 알파벳순으로 정렬하는 경우입니다. 같은 성을 가진 사람이 여럿이라면 어떻게 될까요? Linda Johnson이 Lydia Johnson보다 앞에 오게 하고, Cherri Anderson이 Charles Anderson 뒤에 표시되도록 만들어야 합니다. 감이 오시죠?
이런 경우에는 정렬 대화 상자에서 여러 조건을 조합한 사용자 지정 정렬을 설정할 수 있습니다.
- 정렬하려는 첫 번째 열의 아무 셀이나 클릭합니다.
- 제목 표시줄 바로 아래의 데이터(Data) 탭을 클릭하여 데이터 리본 메뉴를 엽니다. (리본 메뉴란 응용 프로그램 창 상단에 가로로 배치된 상황별 탭 행을 말합니다.)
- 정렬 및 필터(Sort & Filter) 그룹에서 정렬(Sort) 버튼을 클릭하여 정렬 대화 상자를 엽니다.
- 정렬 기준(Sort by) 드롭다운을 클릭하고 첫 번째 정렬 열의 이름을 선택합니다. (엑셀은 해당 열의 1행 내용, 즉 열 제목을 표시합니다. 데이터에 머리글 포함(My data has headers) 체크박스의 선택을 해제하면 이 옵션을 끌 수 있습니다.)
- 수준 추가(Add Level)를 클릭하여 정렬 순서에 다른 열을 추가합니다.
- 다음 정렬 기준(Then by) 드롭다운을 클릭하고 다음 정렬 열을 선택합니다.
- 필요에 따라 위 단계를 반복하여 정렬 조건을 구성합니다.
정렬 대화 상자를 살펴보면 정렬을 세부적으로 조정할 수 있는 다양한 옵션이 있습니다. 다만 각 옵션이 정렬 결과에 어떤 영향을 주는지 정확히 모르는 상태에서 변경하면 의도치 않은 결과가 나올 가능성이 높습니다.
- 확인(OK)을 클릭합니다.
- 정렬 경고(Sort Warning) 대화 상자가 나타나면 선택 영역 확장(Expand the selection)을 선택한 후 정렬(Sort)을 클릭합니다.
또한 열을 선택하면 엑셀은 해당 열 셀들의 내용을 분석하여 정렬 기준(Sort on)과 순서(Order) 필드에 적절한 값을 자동으로 추천합니다. 특별하고 명확한 이유가 없다면 이 값을 변경하지 않는 것이 좋습니다. (물론 직접 실험해 보는 것은 언제든 환영합니다. 엑셀의 실행 취소(Undo) 기능이 훌륭하게 뒷받침해 줄 테니까요.)
짐작하시겠지만, 지금 소개한 내용은 엑셀에서 데이터를 정렬하는 방법의 시작에 불과합니다. 다만 주의할 점이 있습니다. 잘못된 매개변수를 사용하면 데이터가 뒤섞여 스프레드시트 전체에서 위치가 완전히 바뀔 수 있다는 점입니다. 다행히 정렬은 빠르고 설정도 쉬우며, 실행 취소 역시 빠릅니다. 실수했다면 주저하지 말고 실행 취소를 누르고 다시 시도하세요. 몇 번이고요.