Excel의 두 가지 주요 기능은 다양한 관점에서 데이터를 조작하고 볼 수 있도록 하는 것이며, 이를 위한 프로그램의 보다 간단하지만 강력한 도구 중 하나는 정렬 함수.
단순한 오름차순/내림차순 정렬이든, 데이터를 그룹으로 표시하거나 행 무결성을 유지하기 위한 둘 이상의 변수에 대한 정렬이든, 테이블 형식 데이터를 순서대로 유지하기 위한 간단한 영숫자 정렬이든, Excel에서 데이터 정렬은 필수 기술입니다.
Excel보다 표 형식 데이터를 정렬하는 데 더 적합한 프로그램은 거의 없으며 정렬은 단순하고 비교적 복잡하지 않은 것부터 매우 정교한 것까지 실행할 수 있습니다. 올바른 데이터 세트와 프로그램의 내부 작동에 대한 약간의 지식으로 수행할 수 있는 Excel의 정렬 능력은 실제로 강력하고 심층적이지만, 오늘의 기술 팁은 다음과 같은 두 가지 기본 유형 유형에 중점을 둡니다.
- 단일 열의 데이터 정렬
- 여러 열의 데이터 정렬
물론 스프레드시트는 셀의 열과 행 또는 표 형식 데이터로 구성되며, 각 열은 이름, 주소, 통화, 부품 번호와 같은 범주별로 사실, 숫자 또는 기타 세부 정보의 논리적 구분으로 구성됩니다. 등 - 스프레드시트 유형에 따라 다릅니다. 반면에 행은 사람, 개체 또는 그림을 나란히 또는 동일한 인스턴스 또는 발생으로 표시합니다.
스프레드시트의 유형과 스프레드시트에 포함된 데이터(예:이름, 주소, 전화번호 및 기타 관련 데이터의 테이블 형식 목록)에 따라 행은 데이터베이스 레코드와 유사한 경우가 많습니다.
데이터 행을 정렬할 때 각 행은 실수로 한 행에서 다른 행으로 데이터를 이동하지 않고 무결성을 유지해야 합니다. 여기서 더 아래에서 볼 수 있듯이 여러 열의 데이터를 정렬하는 것이 편리합니다.
단일 필드에서 정렬
스프레드시트의 레코드를 행별로 정렬하고 레코드 내의 셀을 열별로 정렬할 수 있습니다. 물론 오름차순 또는 내림차순 정렬 순서를 지정할 수 있습니다. 기본적으로 프로그램은 A 의 텍스트를 오름차순/영숫자순으로 정렬합니다. Z 까지 그리고 숫자가 작은 것부터 큰 것까지. 내림차순 정렬은 물론 Z 에서 오래된 것부터 역순으로 정렬합니다. A에게 , 또는 더 큰 숫자가 상단에서 시작하도록 합니다.
Excel의 많은 기능과 마찬가지로 간단한 정렬을 수행하는 몇 가지 방법이 있습니다. 그러나 이러한 유형에 필요한 모든 것은 아래와 같이 마우스 오른쪽 버튼 플라이아웃 메뉴에 있습니다.
- 스프레드시트를 정렬할 열의 필드를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 팝업 메뉴를 엽니다.
- 아래로 스크롤하여 정렬 위로 커서를 이동합니다. 플라이아웃 메뉴를 엽니다.
- A에서 Z로 정렬 클릭 오름차순 또는 SortZ to A 내림차순(Excel은 정렬에서 1행 셀의 데이터를 포함하지 않습니다. 프로그램은 이 행에 열 레이블 또는 헤더가 있다고 가정합니다.)
이 간단한 정렬은 행과 열에 동일하거나 중복된 데이터가 있는 경우를 제외하고 많은 유형의 데이터에 대해 작동합니다. 이러한 경우 다음에 오는 두 개 이상의 열을 기준으로 정렬해야 합니다.
여러 필드에서 레코드 정렬
데이터의 복잡성에 따라 둘 이상의 열을 정렬해야 할 수도 있습니다. 아마도 가장 좋은 예는 성의 순서에 따라 데이터베이스를 알파벳순으로 정렬하는 것입니다. 데이터에 성이 같은 사람이 여러 명 있다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 LindaJohnson이 Lydia Johnson보다 먼저 표시되고 Cherri Anderson이 CharlesAnderson 다음에 표시되는지 확인하고 싶을 것입니다. 아이디어를 얻었습니다.
다음과 같이 정렬 대화 상자에서 여러 기준으로 사용자 정의 검색을 설정할 수 있습니다.
- 정렬하려는 데이터의 첫 번째 열에서 셀을 클릭합니다.
- 데이터 를 클릭합니다. 제목 표시줄 바로 아래에서 데이터 리본을 엽니다. (물론 리본은 애플리케이션 창 상단에 있는 상황별 탭의 행입니다.)
- 정렬 및 필터에서 섹션에서 정렬 버튼을 눌러 정렬 대화 상자를 엽니다.
- 정렬 기준 드롭다운을 클릭하고 정렬할 첫 번째 열 이름을 선택합니다. (Excel은 열의 row1에 내용을 표시하며 이 경우 열 레이블이 있습니다. 내 데이터에 머리글이 있음을 선택 취소하여 이 옵션을 끌 수 있습니다. 확인란.)
- 레벨 추가 를 클릭하십시오. 정렬 순서에 다른 열을 추가합니다.
- 다음 기준 드롭다운을 클릭하고 정렬할 다음 열을 선택합니다.
- 6단계와 7단계를 반복합니다. 원하는 대로 매개변수를 구성합니다.
정렬 대화 상자를 클릭하면 정렬을 수정할 수 있는 여러 가지 옵션이 표시되지만 각 옵션이 정렬에 어떤 영향을 미치는지 정확히 알지 못하는 경우에는 원하지 않는 결과가 나올 가능성이 큽니다.
- 확인을 클릭합니다. .
- 정렬 경고 대화 상자가 표시되면 선택 항목 확장을 선택합니다. 정렬을 클릭합니다.
또한 열을 선택하면 Excel에서 해당 열의 셀 내용을 분석하고 정렬 기준을 채워야 할 값에 대해 추측합니다. 및 주문 필드. 변경해야 하는 특정(그리고 논리적인) 이유가 없다면 변경하지 마십시오. (물론 실험을 하지 않는 한. 저는 항상 권장합니다. Excel의 실행 취소 기능은 훌륭하게 작동합니다.)
상상할 수 있겠지만 이것은 Excel에서 데이터를 정렬하는 방법의 시작에 불과합니다. 그러나 주의하지 않는 한 잘못된 매개변수를 사용하면 데이터가 나란히 놓여 스프레드시트에서 데이터의 위치가 완전히 바뀔 수 있다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 정렬은 빠르고 쉽게 설정할 수 있습니다. 좋은 소식은 실행 취소도 빠르다는 것입니다. 실행 취소하고 다시 시도하는 것을 두려워하지 마십시오. 그리고 다시.