현대의 업무 환경에서 협업은 필수 요소입니다. 대부분의 프로젝트에서는 여러 사용자가 동시에 같은 파일에 접근해야 하기 때문에, 공동 작업 환경 구축은 선택이 아닌 필수가 되었습니다.
Microsoft Excel은 전 세계 기업들이 가장 널리 사용하는 프로그램 중 하나입니다. 따라서 공유 통합 문서(Shared Workbook)를 활용한 협업의 중요성도 그만큼 커지고 있습니다.
이 글에서는 Excel 2016 및 Excel 온라인 버전을 활용해 팀원들과 함께 효율적으로 협업하는 방법을 단계별로 알려드립니다.
오프라인으로 Excel 파일 공유하기
로컬 영역 연결(LAN) 환경을 갖추고 있다면, 네트워크에 속한 모든 사용자가 파일에 접근할 수 있습니다. 여기에 더해 파일에 대한 변경 사항 추적도 가능하며, 특정 사용자에게만 접근 권한을 부여하는 설정도 할 수 있습니다.
먼저 그룹 내 모든 사람이 접근할 수 있는 위치에 파일을 저장하세요. 이후 아래 과정을 통해 파일을 공동 작업용으로 설정할 수 있습니다.
공유 통합 문서 기능 다시 추가하기
Office 365 사용자라면 공유 통합 문서 기능이 기본적으로 숨겨져 있는 것을 발견할 수 있습니다. Microsoft가 온라인 방식의 통합 문서 공유를 권장하고 있기 때문입니다.
다음은 해당 기능을 활성화하는 방법입니다. 구버전 Excel을 사용 중이라면 이 단계를 건너뛰고 바로 문서 공유 섹션으로 이동하세요.
- 파일 > 옵션 > 빠른 실행 도구 모음으로 이동합니다.
- 명령 선택 드롭다운 메뉴에서 모든 명령을 선택합니다. 목록을 스크롤하여 공유 통합 문서(레거시) 항목을 찾아 선택합니다.
- 추가 버튼을 클릭합니다.
- 아래 명령들에 대해서도 동일하게 추가합니다:
- 변경 내용 추적(레거시)
- 공유 보호(레거시)
- 통합 문서 비교 및 병합
- 완료되면 확인을 클릭합니다.
문서 공유하기
- 검토 탭에서 통합 문서 공유 버튼을 클릭합니다.
앞서 '공유 통합 문서 기능 다시 추가하기' 섹션의 단계를 따랐다면, 통합 문서 공유 버튼과 추가한 다른 명령들은 빠른 실행 도구 모음에서 찾을 수 있습니다.
- 대화 상자가 나타나면 공유 통합 문서 기능을 활성화하는 옵션에 체크합니다.
- 고급 탭으로 이동하여 변경 내용 추적 및 필요한 기타 설정을 활성화합니다.
파일 보호하기
위 단계를 거치면 모든 사용자가 파일에 접근할 수 있게 됩니다. 하지만 기본적으로 모든 사용자에게 관리자 권한까지 부여된다는 점에 유의해야 합니다. 파일을 보호하면 접근이 제한되고 모든 변경 사항이 추적됩니다.
- 검토 탭에서 통합 문서 보호 및 공유 버튼을 클릭합니다.
- 변경 내용 추적과 함께 공유 확인란에 체크합니다.
- 누구나 통합 문서를 원래 설정으로 되돌릴 수 없도록 반드시 암호를 설정하세요.
- 변경 사항을 저장하고 종료합니다.
온라인으로 Excel 파일 공유하기
오프라인 작업도 좋은 방법이지만, 공유 로컬 드라이브가 필요하다는 제약이 있습니다. 온라인 작업이 분명히 더 나은 선택입니다. 방법은 다음과 같습니다.
OneDrive 활용하기
- 파일을 열고 파일 > 공유 > 클라우드에 저장으로 이동합니다.
- 협업할 사람들의 이메일 주소를 입력하여 초대합니다. 이때 권한 설정도 함께 지정할 수 있습니다.
- 완료되면 공유를 클릭합니다.
Google Drive 활용하기
Google Drive는 프로젝트를 실시간으로 함께 진행할 수 있는 가장 간편한 방법 중 하나입니다. Google 계정만 있다면 누구나 파일에 접근하고 필요에 따라 편집할 수 있습니다.
- 계정에 로그인한 후 Google Drive로 이동합니다.
- 접속 후 새 파일을 만들거나 기존 파일을 업로드할 수 있습니다.
- 문서 생성 또는 업로드가 완료되면 워크시트 오른쪽 상단의 공유 버튼을 클릭합니다.
이메일 주소를 입력하거나 링크를 공유하는 방식으로 동료들과 스프레드시트를 공유할 수 있습니다.
모든 변경 사항은 자동으로 추적되고 저장됩니다. 실시간으로 문서를 함께 편집할 수 있어 매우 편리합니다.