팀 단위나 조직에서 함께 작업하다 보면 Excel 파일을 여러 사람과 공유하고, 모두가 동시에 통합 문서를 편집해야 하는 상황이 자주 발생합니다. 이 글에서는 Excel 파일을 여러 사용자와 공유하여 실시간 협업을 진행하는 방법을 단계별로 자세히 알아보겠습니다.
Excel 파일을 여러 사용자와 공유하는 2가지 방법
Sales Report of Frutis.xlsx라는 이름의 Excel 파일이 있다고 가정해 보겠습니다. 이 파일을 여러 명의 사용자와 공유해야 한다면 어떻게 해야 할까요?
Excel 버전에 따라 크게 두 가지 공유 방법이 있습니다.
1. Microsoft 365에서 Excel 파일 공유하기
Microsoft 365 및 Excel 2021 사용자라면 공동 작성(Co-authoring) 기능을 활용해 여러 사용자와 파일을 공유할 수 있습니다. 공유는 OneDrive를 이용하는 방법과 파일을 직접 전송하는 방법 두 가지로 나뉩니다.
1.1. OneDrive를 이용한 Excel 파일 공유
Excel 파일을 OneDrive에 업로드한 후 공유하면 다양한 부가 기능을 활용할 수 있습니다. 아래 단계를 따라 해 보세요.
1단계: 공유 버튼 클릭
- 먼저 파일 > 공유 메뉴로 이동합니다.
- 또는 스프레드시트 오른쪽 상단에 있는 공유 버튼을 클릭해도 됩니다.
2단계: Excel 파일을 OneDrive에 업로드
- 다음으로 OneDrive 계정을 선택합니다.
그러면 아래와 같은 안내 메시지가 표시됩니다.
3단계: 사용자에게 파일 공유
잠시 후 아래와 같은 공유 옵션이 나타납니다.
- 사용자 이름, 그룹 또는 이메일 주소를 입력한 후 보내기 버튼을 클릭합니다.
전송이 완료되면 확인 메시지가 표시되고, 초대받은 사용자에게는 해당 파일에 대한 알림이 전달됩니다.
1.2. OneDrive 없이 Excel 파일 공유하기
OneDrive에 업로드하지 않고 간단하게 파일을 공유하고 싶다면 어떻게 해야 할까요?
- 공유 버튼을 클릭한 후 .xlsx 형식 그대로 공유하려면 Excel 통합 문서를, 인쇄용 등 PDF 변환이 필요한 경우에는 PDF 아이콘을 선택합니다.
- 상대방의 이메일 주소를 입력하고 보내기 버튼을 클릭합니다.
추가로 읽어볼 만한 글: Excel 파일 온라인 공유 방법(간단한 2가지 방법)
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2. 구버전 Excel에서 여러 사용자와 파일 공유하기
구버전에서는 변경 내용 추적이라는 고유 기능을 제공합니다. 구버전을 사용 중이거나 해당 기능을 직접 체험해 보고 싶다면 아래 단계를 따르세요.
1단계: 명령 추가하기
통합 문서 공유 관련 명령은 기본적으로 검토 탭 > 변경 내용 리본에서 찾을 수 있습니다.
또한 최신 버전을 사용 중이라면 해당 명령들을 직접 추가할 수도 있습니다.
- 먼저 리본 메뉴의 빈 곳에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 리본 사용자 지정 옵션을 선택합니다.
- Excel 옵션 창에서 리본 사용자 지정 항목으로 이동합니다.
이제 아래 명령들을 추가해야 합니다.
- 공유 통합 문서(레거시)
- 변경 내용 추적(레거시)
- 공유 보호(레거시)
- 통합 문서 비교 및 병합
- 명령 선택 항목을 모든 명령으로 설정한 뒤 공유 통합 문서(레거시)를 먼저 선택하고 추가 버튼을 클릭합니다.
참고: 여기서는 전용 탭과 그룹을 새로 만들었습니다. 새 탭과 새 그룹 옵션만 활용하면 어렵지 않게 만들 수 있습니다.
- 모든 명령을 추가하면 아래와 같이 표시되며, 확인을 눌러 마무리합니다.
2단계: 보안 센터로 이동
간혹 통합 문서 공유가 정상적으로 작동하지 않는 경우가 있습니다. 미리 대비하려면 아래 작업을 수행하세요.
- Excel 옵션에서 보안 센터로 이동한 후 보안 센터 설정을 클릭합니다.
- 그런 다음 저장 시 파일 속성에서 개인 정보 제거 옵션 앞의 체크박스를 해제하고 확인을 누릅니다.
3단계: 통합 문서 공유
마지막으로 공유 탭에서 공유 통합 문서(레거시) 명령을 선택하고, 아래와 같이 편집 탭의 체크박스에 표시합니다.
확인을 누르면 아래와 같은 메시지가 나타나는데, 역시 확인을 클릭합니다.
이제 파일 이름 뒤에 [공유됨]이라는 표시가 나타나며, Excel 파일을 공유할 준비가 완료되었습니다. 온라인 또는 오프라인으로 파일을 공유하세요.
필요하다면 Excel 파일을 보호한 후 여러 사용자와 공유할 수도 있습니다.
추가로 읽어볼 만한 글: Excel에서 통합 문서 공유 활성화 방법
공동 작성(Co-authoring) 기능 활용 방법
이번 섹션에서는 Microsoft 365가 제공하는 최신 파일 공유 시스템인 공동 작성(Co-authoring) 기능의 유용한 활용법을 소개합니다.
⧪ 파일 링크만 공유하기
- 다른 플랫폼을 통해 공유 파일 링크를 알리고 싶다면 복사 버튼을 클릭합니다.
- 링크를 복사한 후 원하는 곳에 붙여넣으면 됩니다.
⧪ 특정 사용자에게만 Excel 파일 공유하기
기본 설정에서는 링크가 있는 누구나 파일을 열 수 있습니다. 하지만 특정 사용자에게만 공유해야 한다면 아래처럼 설정을 변경할 수 있습니다.
- 링크가 있는 사용자는 누구나 편집 가능 항목을 선택합니다.
- 링크 설정에서 특정 사용자 옵션을 선택한 후 적용 버튼을 누릅니다.
⧪ 비밀번호를 설정해 Excel 파일 공유하기
추가로 공유 파일을 열 때 비밀번호를 요구하도록 설정할 수도 있습니다.
- 암호 설정 옵션을 클릭합니다.
- 비밀번호를 입력한 후 적용 버튼을 누릅니다.
⧪ 파일 공유 권한 제한하기
때로는 편집 권한 없이 Excel 파일을 공유해야 할 수도 있습니다. 즉, 사용자가 파일을 열람만 가능하도록 하는 것입니다.
- 이 경우 편집 허용 옵션 앞의 체크박스를 해제하면 됩니다.
추가로 읽어볼 만한 글: [해결됨] Excel에서 통합 문서 공유가 표시되지 않을 때
공유 Excel 파일에서 변경 내용 추적하기
구버전 Excel에서는 사용자가 수정한 내용을 추적할 수 있습니다.
- 변경 내용 추적(레거시) 명령을 클릭하고 변경 내용 강조 표시 옵션을 선택합니다.
- 시간과 작성자 항목 앞의 체크박스에 표시한 후 확인을 누릅니다.
이후 사용자가 변경을 하면 해당 셀이 강조 표시되고, 수정된 내용과 함께 날짜·시간 정보가 팝업으로 나타납니다.
통합 문서 비교 및 병합 방법
공유받은 파일을 회수한 후에는 통합 문서를 업데이트해야 합니다.
- 통합 문서 비교 및 병합 명령으로 이동합니다.
- SHIFT 키를 누른 상태에서 여러 파일을 선택하고 확인을 클릭합니다.
참고: 내 파일과 공유했던 다른 파일들이 반드시 같은 폴더에 있어야 합니다. 파일 이름은 달라도 무방합니다.
공유 중단 또는 사용자 제거 방법
보너스 섹션입니다. 더 이상 공유를 원하지 않거나 특정 사용자를 제외하고 싶을 때 아래 단계를 따르세요.
⧪ Microsoft 365에서 공유 중단하기
Excel 파일 공유를 중단하려면 아래 작업을 수행합니다.
- 공유 대상 항목 옆의 아이콘을 클릭합니다.
- 그런 다음 공유 중지를 클릭합니다.
⧪ 구버전에서 사용자 제거하기
- 구버전의 경우 먼저 편집 탭에서 공유 통합 문서(레거시) 명령으로 이동합니다.
- 그다음 사용자를 선택하고 사용자 제거 버튼을 누릅니다.
추가로 읽어볼 만한 글: 공유 Excel 파일에 접속 중인 사용자 확인 방법
기억해야 할 사항
⧬ 공동 작성과 변경 내용 추적은 동시에 사용할 수 없습니다. 변경 내용 추적은 레거시 명령이기 때문입니다.
⧬ 공동 작성 방식에서는 변경 내용 추적이 불가능하지만, 간편하고 쉬우며 시간도 절약할 수 있는 장점이 있습니다.
마치며
오늘 세션은 여기까지입니다. 이 글이 여러 사용자와 Excel 파일을 공유하는 데 큰 도움이 되었기를 바랍니다. 의견이나 궁금한 점이 있다면 언제든지 공유해 주세요.
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