업무를 하다 보면 엑셀 파일을 온라인으로 공유해야 하는 경우가 자주 발생합니다. 이번 글에서는 엑셀 파일을 온라인으로 공유하는 2가지 간단한 방법을 소개합니다. 설명을 위해 직원들이 소유한 차량 정보를 담은 데이터셋을 사용하며, 이 데이터는 '이름(Name)', '모델(Model)', '제조사(Company)'의 3개 열로 구성되어 있습니다.
엑셀 파일 온라인 공유 방법 2가지
방법 1: 리본 메뉴의 공유 기능 활용하기
첫 번째 방법은 리본 메뉴(Ribbon)에 있는 공유(Share) 기능을 사용하여 엑셀 파일을 공유하는 것입니다.
단계별 진행 순서:
- 먼저, 리본 메뉴에서 공유(Share)를 선택합니다.
또는 파일(File) >>> 공유(Share) 경로로 이동해도 동일한 기능을 사용할 수 있습니다.
그러면 공유 대화 상자가 나타납니다.
- 다음, OneDrive를 선택합니다.
하단의 '복사본 대신 첨부(Apply a copy instead)' 옵션을 이용하면 파일을 이메일로 직접 전송할 수도 있습니다.
로그인이 되어 있지 않다면 먼저 계정에 로그인해야 합니다. 로그인 후 또 다른 대화 상자가 표시됩니다.
- 세 번째, 링크를 통해 모든 사람과 공유할지 아니면 특정 사용자와만 공유할지 선택합니다.
- 이어서 파일을 편집 가능하게 할지 읽기 전용으로만 볼 수 있게 할지 지정합니다.
- 설정 후 복사(Copy) 버튼을 누릅니다.
그러면 '링크가 클립보드에 복사되었습니다'라는 내용의 대화 상자가 나타납니다.
또한 '링크가 있는 모든 사용자가 편집할 수 있음 >' 항목을 클릭하면 더 많은 세부 옵션을 확인할 수 있습니다.
- 여기서 파일에 비밀번호와 만료 날짜를 설정할 수 있습니다.
- 마지막으로 적용(Apply)을 누르면 됩니다.
특정 사용자를 지정하지 않았다면, 생성된 링크를 소셜 네트워크, 이메일 등 다양한 수단으로 공유할 수 있습니다.
이렇게 하면 엑셀 파일을 온라인으로 공유하는 첫 번째 방법이 완성됩니다.
추가 팁: 엑셀에서 통합 문서 공유 기능 활성화하는 방법
방법 2: 클라우드 드라이브 + 변경 내용 추적 기능으로 공유하기
두 번째 방법은 변경 내용 추적 기능을 활성화한 후 구글 드라이브(Google Drive)를 통해 엑셀 파일을 온라인으로 공유하는 것입니다. 여기서는 변경 내용 추적을 위해 레거시 기능(Legacy Features)을 사용합니다.
단계별 진행 순서:
먼저 리본 메뉴를 사용자 지정해야 합니다.
- 첫째, ALT → F → O 키를 차례로 눌러 엑셀 옵션(Excel Options) 창을 엽니다.
- 둘째, 리본 사용자 지정(Customize Ribbon) 메뉴에서 검토(Review) 탭 아래에 새 그룹(New Group)을 추가합니다.
- 셋째, 새 그룹을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 이름 바꾸기(Rename)를 선택하여 '추적(레거시)'으로 이름을 변경합니다.
- 넷째, 확인(OK)을 누릅니다.
이제 생성된 하위 탭에 명령(Commands)을 추가합니다.
- 첫째, '추적(레거시)(사용자 지정)'이 선택된 상태를 유지합니다.
- 둘째, '다음 명령 선택:' 드롭다운 목록에서 모든 명령(All Commands)을 선택합니다.
- 셋째, 아래로 스크롤하여 '통합 문서 비교 및 병합(Compare and Merge Workbooks…)'을 찾아 선택합니다.
- 넷째, 추가(Add) 버튼을 누릅니다.
- 같은 방식으로 아래 세 가지 명령도 추가합니다.
- 공유 통합 문서 보호(레거시)(Protect Sharing (Legacy)).
- 통합 문서 공유(레거시)(Share Workbook (Legacy)).
- 변경 내용 추적(레거시)(Track Changes (Legacy)).
- 마지막으로 확인(OK)을 눌러 설정을 마칩니다.
이제 파일의 변경 내용을 추적하도록 설정합니다.
- 먼저, 검토(Review) 탭 >>> 변경 내용 추적(레거시)(Track Changes (Legacy)) >>> '변경 내용 강조 표시(Highlight Changes…)'를 선택합니다.
대화 상자가 나타나면 다음과 같이 설정합니다.
- 둘째, '편집 시 변경 내용 추적. 통합 문서도 함께 공유됩니다.' 항목을 선택합니다.
- 셋째, '강조 표시할 변경 내용'에서 아래 옵션을 지정합니다.
- 시점(When): 모두(All).
- 사람(Who): 모든 사람(Everyone).
- 설정 후 확인(OK)을 누릅니다.
추가로 데이터에 보호 기능을 적용할 수도 있습니다.
- 검토(Review) 탭 >>> 공유 통합 문서 보호(레거시)(Protect Shared Workbook (Legacy))를 선택합니다.
새로운 대화 상자가 나타나면:
- '변경 내용 추적과 함께 공유(Sharing with track changes)'를 선택합니다.
이렇게 하면 변경 이력이 파일에 그대로 유지됩니다.
- 확인(OK)을 눌러 완료합니다.
이제 변경 사항을 추적할 수 있도록 통합 문서 준비가 끝났습니다. 다음은 이 파일을 구글 드라이브를 통해 공유하는 단계입니다.
- 첫째, 구글 드라이브 웹사이트에 접속합니다.
- 둘째, 파일을 드라이브 내 원하는 위치로 드래그하여 업로드합니다.
- 셋째, 업로드한 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 공유(Share)를 선택합니다.
- 이메일 주소를 입력해 특정 사용자를 초대할 수 있습니다.
- 또는 링크가 있는 모든 사용자와 공유되도록 설정할 수도 있습니다.
- 설정이 완료되면 완료(Done)를 누릅니다.
이 링크로 열린 파일은 구글 스프레드시트(Google Sheets)에서 표시됩니다. 다만 일부 기능이 손실될 수 있으므로, 파일을 다운로드한 후 엑셀에서 편집해야 합니다. 이러한 불편함을 피하려면 OneDrive를 사용하는 것이 좋습니다.
참고: 공유된 엑셀 파일에 누가 접속 중인지 확인하는 빠른 방법
알아두어야 할 주의사항
- 통합 문서에 표(Table)가 포함되어 있으면 변경 내용 추적 기능이 작동하지 않습니다. 모든 표를 범위(range)로 변환해야 합니다.
- 구글 드라이브에 업로드한 경우, 받는 사람이 파일을 다운로드하여 엑셀로 편집해야 합니다. 그렇지 않으면 일부 기능이 손실됩니다.
- 이 글은 Office 365 기준으로 작성되었으며, 사용 중인 버전에 따라 일부 옵션이 없을 수 있습니다.
- 변경 내용 추적과 공동 작성(Co-Authoring)은 동시에 사용할 수 없습니다.
마무리
지금까지 엑셀 파일을 온라인으로 공유하는 2가지 쉬운 방법을 알아보았습니다. 진행 과정에서 어려움이 있다면 언제든지 댓글로 질문해 주세요. 읽어주셔서 감사합니다. 즐거운 엑셀 되세요!
관련 글
- 첨부 파일과 함께 엑셀 매크로로 이메일 보내는 방법
- 엑셀과 아웃룩으로 대량 이메일 보내는 3가지 방법
- 엑셀 매크로로 이메일 자동 발송하기 (3가지 예제)
- VBA로 엑셀 워크시트에서 알림 이메일 자동 전송하기
- 엑셀에서 조건 충족 시 이메일 자동 발송하는 방법
- 엑셀 파일을 이메일로 자동 전송하는 3가지 방법