엑셀(Microsoft Excel)로 작업하다 보면 데이터를 다른 형식의 파일로 옮겨야 할 때가 자주 있습니다. 예를 들어 CSV, TXT 같은 텍스트 파일이나 PDF, 웹 페이지 등으로 변환해야 하는 경우죠. 이럴 때는 파일을 올바른 형식으로 저장하는 방법을 알아야 합니다. 이 글에서는 엑셀에서 데이터를 내보내는 두 가지 방법을 단계별로 자세히 소개합니다.
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워크북을 다른 파일 형식으로 변환해 데이터 내보내는 2가지 방법
엑셀 워크북은 CSV, TXT, PRN, PDF, HTML, XPS 등 다양한 형식으로 변환할 수 있습니다. 이 글에서 소개하는 두 가지 방법은 다음과 같습니다.
- 첫 번째 방법: 엑셀 데이터를 텍스트 형식(CSV, TXT, PRN)으로 변환하기
- 두 번째 방법: 엑셀 워크북을 PDF, 웹 페이지(HTML), XPS 등의 다른 형식으로 내보내기
설명에는 아래와 같은 샘플 데이터 세트를 사용합니다.
1. 엑셀 워크북을 텍스트 형식으로 변환하기
리본 메뉴에서 파일 ➪ 다른 이름으로 저장을 선택하고 저장 위치를 지정하면 '다른 이름으로 저장' 대화상자가 나타납니다. 여기서 원하는 텍스트 파일 형식을 고를 수 있는데, 대표적으로 세 가지가 있습니다.
- CSV: 쉼표로 구분된 값 파일
- TXT: 탭으로 구분된 텍스트 파일
- PRN: 서식이 적용된 텍스트(공백 구분) 프린터 파일
1.1 엑셀 워크북을 CSV 파일로 변환하기
워크시트를 CSV 형식으로 내보내면 화면에 표시되는 그대로 데이터가 저장됩니다. 예를 들어 A5 셀의 실제 값이 12.8312344라도, 셀 서식을 소수점 둘째 자리까지 표시하도록 설정했다면 A5에는 12.83이 보입니다. 이 상태에서 CSV로 변환하면 A5 값은 12.83으로 저장됩니다. 즉, 셀은 쉼표로, 행은 줄바꿈 문자로 구분됩니다. 아래 순서대로 따라 해 보세요.
1단계:
- 먼저 데이터 세트를 준비합니다.
- 리본 메뉴에서 파일 탭을 클릭합니다.
2단계:
- 엑셀의 시작 화면이 열리면 다른 이름으로 저장 명령을 선택합니다.
3단계:
- 파일을 저장할 위치를 지정하는 화면이 나타나면 찾아보기(Browse)를 클릭합니다.
4단계:
- 저장할 폴더를 선택하고 새 파일 이름을 입력합니다.
- '저장 형식' 목록에서 CSV(쉼표로 분리)(*)를 선택합니다.
- 마지막으로 저장을 누릅니다.
5단계:
- 엑셀 파일이 CSV 파일로 변환됩니다.
- 컴퓨터의 메모장(Notepad) 프로그램으로 해당 파일을 열어 봅니다.
6단계:
- 메모장으로 파일을 열면 아래 이미지처럼 쉼표로 구분된 데이터가 표시됩니다.
참고 사항:
- 셀 값에 쉼표가 포함되어 있으면 해당 값은 큰따옴표로 묶여 저장됩니다.
- 셀 값에 큰따옴표 문자가 포함되어 있으면 그 문자는 두 번 반복되어 저장됩니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀에서 특정 문자 뒤 텍스트 추출하는 6가지 방법
1.2 엑셀 워크북을 TXT 파일로 변환하기
TXT 파일로 내보내는 과정은 앞서 설명한 CSV 방식과 거의 동일합니다. 차이점은 셀이 쉼표가 아닌 탭 문자로 구분된다는 것뿐입니다. 한 가지 주의할 점은, 워크시트에 한글이나 특수문자 같은 유니코드 문자가 포함되어 있다면 반드시 '유니코드 텍스트' 형식으로 내보내야 한다는 것입니다. 일반 TXT로 저장하면 유니코드 문자가 물음표(?)로 바뀔 수 있습니다.
1단계:
- 데이터 세트를 완성한 후 리본 메뉴에서 파일 탭으로 이동합니다.
2단계:
- 앞선 방법과 동일한 절차로 파일을 저장하되, '저장 형식' 상자에서 텍스트(탭으로 분리)(*)를 선택합니다.
3단계:
- 파일을 저장한 뒤 메모장으로 열면 아래 그림과 같은 결과를 확인할 수 있습니다.
함께 읽으면 좋은 글: 파이프(|) 구분 기호로 엑셀을 텍스트 파일로 변환하는 2가지 방법
1.3 엑셀 워크북을 PRN 파일로 변환하기
PRN 형식 파일은 워크시트를 인쇄한 모습 그대로를 담은 파일입니다. 셀들은 여러 개의 공백으로 구분되며, 한 줄에는 최대 240자까지만 저장할 수 있습니다. PRN 파일은 실무에서 자주 사용되지는 않지만, 필요할 때 아래 절차로 만들 수 있습니다.
1단계:
- 먼저 리본 메뉴에서 파일 탭으로 이동합니다.
2단계:
- 첫 번째 방법과 동일하게 파일을 저장하되, '저장 형식' 상자에서 서식 있는 텍스트(공백으로 분리)(*.prn)를 선택합니다.
3단계:
- 새로 변환된 파일을 메모장으로 열면 아래 이미지와 같은 결과가 나타납니다.
함께 읽으면 좋은 글: 이미지에서 엑셀로 데이터 빠르게 추출하는 방법
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2. 엑셀 워크북을 기타 파일 형식으로 내보내기
앞에서는 텍스트 형식으로 변환해 데이터를 내보내는 방법을 살펴봤습니다. 이번에는 텍스트 외에 엑셀에서 기본 지원하는 다른 형식들, 즉 DIF, SYLK, PDF, XPS, 웹 페이지, ODS 형식으로 내보내는 방법을 알아보겠습니다.
2.1 DIF (데이터 교환 형식)
DIF 확장자를 가진 이 파일은 각 요소가 2~3줄짜리 블록으로 표현되는 형식입니다. 사용 빈도는 낮으며, 한 번에 하나의 워크시트 데이터만 저장할 수 있다는 점에 유의하세요.
1단계:
- 엑셀 워크북을 DIF(데이터 교환 형식)로 저장합니다.
2단계:
- 저장된 파일을 메모장으로 열면 아래와 같은 결과를 볼 수 있습니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀 워크시트 간 데이터 자동 전송하기
2.2 SYLK (심볼릭 링크)
SYLK 파일은 .slk 확장자를 사용하며, 역시 자주 쓰이지 않는 형식입니다. 단, SYLK 형식은 유니코드 문자를 지원하지 않으므로 한글 데이터가 포함된 경우 주의가 필요합니다.
1단계:
- 엑셀 파일을 아래 그림처럼 SYLK 형식으로 저장합니다. 이때 파일 확장자는 반드시 .slk여야 합니다.
2단계:
- 결과를 확인하려면 새로 만든 파일을 메모장으로 엽니다.
2.3 PDF (휴대용 문서 형식)
.pdf 확장자를 가진 PDF는 가장 널리 쓰이는 '읽기 전용' 문서 형식입니다. PDF로 변환한 후에는 데이터를 수정할 수 없으므로, 배포용 문서를 만들 때 매우 유용합니다.
1단계:
- 현재 열려 있는 엑셀 파일을 PDF 형식으로 저장합니다.
2단계:
- 새로 변환된 파일을 PDF 리더 프로그램으로 열어 결과를 확인합니다.
2.4 XPS (XML Paper Specification 문서)
.xps 확장자를 가진 XPS는 마이크로소프트가 PDF 대안으로 만든 문서 형식입니다. 사용 빈도는 낮은 편이며, 이런 파일을 열려면 PC에 XPS 리더 프로그램이 설치되어 있어야 합니다.
2.5 웹 페이지 형식 (HTM/HTML)
HTM/HTML(하이퍼텍스트 마크업 언어) 확장자를 가진 이 형식으로 저장하면 변환된 파일을 웹 브라우저에서 바로 열 수 있습니다.
1단계:
- 현재 엑셀 파일을 저장 형식 웹 페이지로 저장합니다.
2단계:
- 웹 페이지로 게시(Publish as Web Page) 대화상자가 나타나면 게시 버튼을 클릭합니다.
3단계:
- 마지막으로 컴퓨터에 설치된 웹 브라우저에서 변환된 파일을 열면 아래 이미지처럼 표시됩니다.
함께 읽으면 좋은 글: 웹에서 엑셀로 데이터 가져오는 방법
2.6 ODS (OpenDocument 스프레드시트)
.ods 확장자를 가진 ODS 파일은 다양한 오픈소스 스프레드시트 프로그램과 호환됩니다. 구글 독스(Google Docs)나 OpenOffice 같은 프로그램에서 ODS 파일을 바로 열어 편집할 수 있습니다.
마무리
지금까지 엑셀에서 데이터를 내보내는 두 가지 방법, 즉 텍스트 형식(CSV, TXT, PRN)으로 변환하는 방법과 DIF, SYLK, PDF, XPS, 웹 페이지, ODS 등 다양한 형식으로 내보내는 방법을 알아봤습니다. 위에서 소개한 방법 중 상황에 맞는 방식을 활용하면 누구나 손쉽게 데이터를 내보낼 수 있습니다. 추가로 궁금한 점이나 제안이 있다면 댓글로 남겨주세요.
항상 독자님의 의견에 귀 기울이고 있습니다. 댓글을 남겨주시면 최대한 빠르게 확인하여 최선의 답변으로 도움을 드리겠습니다.
즐거운 엑셀 되세요 🙂
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