Excel에서 요약 보고서를 만들고 싶으신가요? 이 글에서는 누구나 쉽게 따라 할 수 있는 두 가지 효율적인 방법을 단계별로 소개합니다. 함수와 필터 기능을 활용하는 방법과 피벗 테이블을 이용하는 방법을 모두 익히면 상황에 맞게 선택하여 사용할 수 있습니다.
2가지 방법으로 Excel 요약 보고서 만들기
이번 예제에서 사용할 ABC 서점 판매 보고서 테이블에는 도서명, 판매 수량, 가격 열이 포함되어 있습니다. 이 데이터를 바탕으로 두 가지 방식의 요약 보고서를 만들어 보겠습니다. 본 가이드는 Excel 365를 기준으로 작성되었지만, 다른 버전의 Excel에서도 동일하게 적용할 수 있습니다.
방법 1: 고급 필터와 SUMIF 함수로 요약 보고서 작성하기
첫 번째 방법은 고급 필터 옵션을 사용해 중복 없는 도서명 목록을 추출한 뒤, SUMIF 함수로 요약 보고서 테이블의 총 판매 수량과 총 가격을 계산하는 방식입니다. 마지막으로 SUM 함수를 사용해 전체 합계까지 구해 보겠습니다.
1단계: 고급 필터 적용하기
먼저 고급 필터 기능으로 중복을 제거한 고유한 도서명을 요약 보고서 테이블에 추출합니다.
➤ 상단 메뉴에서 데이터 탭 > 정렬 및 필터 > 고급을 차례로 클릭합니다.
고급 필터 대화상자가 나타납니다.
➤ 다른 위치에 복사를 선택하고, 목록 범위로 B4부터 B19까지의 셀을 지정합니다.
팁: B4 셀을 클릭한 후 Ctrl + Shift + ↓(아래 방향키)를 누르면 범위를 빠르게 선택할 수 있습니다.
➤ 복사 위치 상자에 F4 셀을 입력하고, 동일한 레코드는 하나만 항목에 체크한 뒤 확인을 클릭합니다.
완료하면 요약 보고서 테이블의 도서명 열에 중복 없이 정리된 도서 목록이 표시됩니다.
2단계: 이름 정의하기
다음으로 ABC 서점 판매 보고서 테이블의 열 제목들을 이름 상자에 등록합니다. 이름을 미리 정의해 두면 수식 작성이 훨씬 간편해집니다.
➤ 먼저 판매 보고서 테이블의 전체 데이터 범위를 선택합니다.
팁: B4 셀을 클릭한 후 Ctrl + Shift + →(오른쪽 방향키) + ↓(아래 방향키)를 누르면 전체 테이블을 한 번에 선택할 수 있습니다.
➤ 수식 탭 > 정의된 이름 > 선택 영역에서 만들기를 클릭합니다.
선택 영역에서 이름 만들기 창이 나타납니다.
➤ 왼쪽 열 항목의 체크를 해제하고 첫 행 항목에 체크가 되어 있는지 확인한 후 확인을 클릭합니다.
➤ 이후 이름 상자를 클릭하면 판매 보고서의 열 이름들이 등록된 것을 확인할 수 있습니다. 이 이름들은 곧 SUMIF 함수에서 사용됩니다.
3단계: SUMIF 함수로 값 계산하기
이제 요약 보고서 테이블의 총 판매 수량과 총 가격을 SUMIF 함수로 계산하겠습니다.
➤ G5 셀에 아래 수식을 입력합니다.
=SUMIF(Book_Name,F5,Units_Sold)SUMIF 함수는 특정 조건을 충족하는 범위 내의 값을 합산하는 함수입니다. 여기서 Book_Name은 조건을 검사할 범위, F5는 조건, Units_Sold는 실제로 더해질 합계 범위입니다.
➤ Enter 키를 누르면 결과가 G5 셀에 표시됩니다.
➤ 채우기 핸들(셀 우측 하단의 작은 사각형)을 아래로 끌어 나머지 행에도 수식을 적용합니다.
모든 도서명에 대한 총 판매 수량이 요약 보고서에 완성되었습니다.
같은 방식으로 총 가격도 계산합니다.
➤ H5 셀에 아래 수식을 입력합니다.
=SUMIF(Book_Name,F5,Price)여기서 Book_Name은 범위, F5는 조건, Price는 합계 범위입니다.
➤ Enter 키를 눌러 결과를 확인합니다.
H5 셀에 결과가 표시되면 채우기 핸들을 사용해 수식을 아래로 끌어 복사합니다.
이렇게 하면 총 판매 수량과 총 가격 열이 모두 완성된 요약 보고서 테이블을 확인할 수 있습니다.
4단계: 전체 합계 구하기
마지막으로 SUM 함수를 사용해 요약 보고서의 전체 합계를 계산합니다.
➤ G10 셀에 아래 수식을 입력합니다.
=SUM(G5:G9)SUM 함수는 G5부터 G9까지의 셀 값을 모두 더해 줍니다.
➤ Enter 키를 누르면 결과가 G10 셀에 표시됩니다.
➤ 이어서 H10 셀에 아래 수식을 입력합니다.
=SUM(H5:H9)SUM 함수가 H5부터 H9까지의 값을 합산합니다.
➤ Enter 키를 눌러 마무리합니다.
이것으로 전체 합계까지 포함된 완성된 요약 보고서를 확인할 수 있습니다.
방법 2: 피벗 테이블로 요약 보고서 작성하기
두 번째 방법은 피벗 테이블을 활용하는 것으로, 몇 번의 클릭만으로 요약 보고서를 빠르게 만들 수 있는 가장 간편한 방법입니다.
➤ 먼저 ABC 서점 판매 보고서 테이블의 전체 데이터를 선택한 뒤, 삽입 탭 > 피벗 테이블 > 테이블/범위에서를 클릭합니다.
피벗 테이블 생성 대화상자가 나타납니다.
➤ 새 워크시트를 선택하고 확인을 클릭합니다.
➤ 오른쪽에 열린 피벗 테이블 필드 창에서 도서명을 행 영역으로, 판매 수량과 가격을 값 영역으로 드래그합니다.
이제 피벗 테이블로 자동 생성된 요약 보고서를 확인할 수 있습니다. 원본 데이터가 변경되더라도 새로 고침만 하면 최신 결과가 반영된다는 점이 큰 장점입니다.
마무리
지금까지 Excel에서 요약 보고서를 만드는 두 가지 방법을 살펴보았습니다. 고급 필터와 SUMIF 함수를 활용하는 방법은 세부적인 계산 과정을 직접 제어할 수 있고, 피벗 테이블을 활용하는 방법은 속도와 편의성 면에서 뛰어납니다. 두 방법 모두 실무에서 유용하게 활용할 수 있으니 상황에 맞게 선택해 보세요. 글이 도움이 되었다면 좋아요와 공유 부탁드립니다. 궁금한 점이나 추가로 알고 싶은 내용이 있다면 댓글로 남겨주세요.
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