조직 내에서는 파일을 쉽게 공유할 수 있지만, 조직 외부의 사람들과 공유하는 일은 생각보다 까다로울 수 있습니다. 다행히 Microsoft Teams를 활용하면 이 작업이 한결 수월해집니다. 이 글에서는 Microsoft Teams에서 고객과 보호된 파일을 공유하는 방법을 단계별로 소개합니다.
Microsoft Teams에서 보호된 파일 공유하기
때로는 조직 외부의 사람들과 파일을 공유하면서도 해당 파일에 대한 수정은 제한해야 할 경우가 있습니다. Excel과 같은 Office 응용 프로그램에는 대부분의 편집 기능이 비활성화되는 읽기 전용 모드인 '보호된 보기(Protected View)' 기능이 마련되어 있습니다. 마찬가지로 Microsoft Teams에서도 조직 외부 고객과 파일을 안전하게 공유할 수 있는 방법을 제공합니다.
핵심 단계 요약
- Microsoft Teams에서 파일을 엽니다.
- 파일 탭을 클릭합니다.
- 공유 > 사람들과 공유를 선택합니다.
- 목록 설정 팝업 창에서 '특정 사용자' 링크 옆의 드롭다운 버튼을 누릅니다.
- 특정 사용자 옵션을 선택합니다.
- 고객의 이메일 주소를 입력합니다.
- 편집 허용 옵션의 체크를 해제하고 다운로드 차단을 활성화합니다.
- 적용 버튼을 클릭합니다.
- 링크를 복사한 뒤 별도의 창에서 고객에게 공유합니다.
이제 위 단계를 하나씩 자세히 살펴보겠습니다.
먼저 컴퓨터에서 Microsoft Teams 앱을 실행합니다.
파일 탭을 선택하고 고객에게 공유할 파일을 고릅니다.
파일이 열리면 파일 탭을 클릭하고 왼쪽 패널을 아래로 스크롤하여 공유 옵션을 찾습니다.
다음으로 사람들과 공유 타일을 선택하여 다른 사람이 문서를 보거나 편집할 수 있도록 초대합니다.
화면에 나타나는 목록 설정 팝업 창에서 특정 사용자 옵션으로 이동하는 드롭다운 버튼을 누릅니다.
상대방의 이름 또는 이메일 ID를 입력한 뒤, 편집 허용 체크박스의 체크를 해제하고 다운로드 차단 옵션을 활성화합니다.
설정이 끝나면 화면 하단의 적용 버튼을 클릭합니다.
이제 복사 버튼을 눌러 링크를 복사하고, 별도의 이메일이나 채팅 대화를 통해 고객에게 전달하면 됩니다.
편집 허용 해제와 다운로드 차단의 의미
편집 허용을 해제하면 받는 사람은 문서를 읽기 전용으로만 열람할 수 있으며 내용을 수정할 수 없습니다. 다운로드 차단을 활성화하면 받는 사람이 파일을 자신의 기기로 내려받지 못하므로 정보 유출 위험을 크게 줄일 수 있습니다. 두 옵션을 함께 사용하면 조직 외부와 협업할 때도 문서 보안을 효과적으로 유지할 수 있습니다.
이상으로 Microsoft Teams에서 고객과 보호된 파일을 공유하는 방법을 알아보았습니다. 외부 공유가 필요한 민감한 문서라면 위 설정을 꼭 활용해 보시기 바랍니다.