Microsoft Teams는 텍스트 채팅, 음성 및 화상 통화, 파일 공유, 온라인 교대 근무 기록, 공유 캘린더 등 직원 간 소통과 생산성을 높이는 다양한 도구를 제공합니다.
특히 Teams의 공유 캘린더 기능을 활용하면 그룹 구성원이 Teams 앱 안에서 바로 회의를 만들고 세부 정보를 지정한 뒤 다른 구성원을 추가할 수 있습니다. 초대받은 구성원은 이벤트 알림을 받을 뿐만 아니라 자신의 Microsoft Teams 캘린더에도 해당 일정이 자동으로 추가됩니다.
이 글에서 설명하는 방법은 Windows 10, iOS, Android용 Microsoft Teams 앱과 웹 버전 모두에 적용됩니다.
Microsoft Teams 캘린더의 작동 방식
Microsoft Teams는 조직이나 그룹을 위한 협업 도구로 설계되었기 때문에 그룹(팀) 중심의 구조를 가지고 있습니다. 일반 개인 이메일로 Teams 그룹에 로그인할 수도 있지만, 대부분의 경우 회사에서 발급한 업무용 이메일 계정을 통해 Teams와 Microsoft 365 관련 앱·서비스에 접속하게 됩니다.
Teams 앱에는 조직 전체에 할당되는 하나의 메인 캘린더가 있습니다. 그룹 구성원은 이 캘린더에 회의나 이벤트를 추가할 수 있으며, 추가된 일정은 다른 구성원들의 캘린더에 자동으로 나타납니다. 참석이 필요한 특정 개인만 이벤트나 회의에 추가할 수도 있습니다.
엄밀히 말해, Teams에 내장된 기본 캘린더는 '그룹 캘린더(Group calendar)'라고 부르고, Outlook 등 외부에서 Teams 내부로 공유되는 캘린더는 '공유 캘린더(Shared calendar)'라고 구분합니다. 다만 실제로는 두 용어가 자주 혼용되며 그 경계도 모호해졌습니다.
혼란을 피하려면 '공유' 또는 '그룹'이라는 용어 대신 고유한 이름으로 캘린더를 부르는 것이 좋습니다.
또한 캘린더는 Teams 안에서만 쓰이는 것이 아니라 Outlook이나 Google 캘린더 같은 외부 일정 서비스에서 가져와 함께 사용할 수도 있습니다.
Teams 공유 캘린더 이벤트 만들기
다음은 Microsoft Teams에서 '회의(meeting)'라고 불리는 이벤트를 만들어 다른 그룹 구성원에게 공유하고 그룹 캘린더에 자동으로 추가하는 절차입니다.
아래 예시는 Windows 10용 Teams 앱을 기준으로 하지만, 다른 버전에서도 화면 구성과 메뉴는 동일합니다.
1. Teams 앱 실행 후 캘린더 열기
Microsoft Teams 앱을 실행하고 왼쪽 메뉴에서 캘린더(Calendar)를 선택합니다.
2. 새 회의 클릭
새 회의(New meeting) 버튼을 클릭합니다.
3. 시간대 선택
화면 상단의 드롭다운 메뉴에서 적절한 시간대를 선택합니다.
팀원들이 어느 시간대에 있는지 걱정할 필요가 없습니다. 회의 시간은 참석자별로 자동으로 조정되어 표시됩니다.
4. 회의 제목 입력
제목 추가(Add title) 필드에 회의 이름을 입력합니다.
5. 필수 참석자 추가
필수 참석자 추가(Add required attendees) 필드에 알림을 받을 사람들의 이름을 입력합니다. 이름을 입력하기 시작하면 선택할 수 있는 목록이 자동으로 나타납니다.
Teams 그룹에 속하지 않았거나 아예 Teams를 사용하지 않는 사람과도 이 일정을 공유하고 싶다면, 이름 대신 상대방의 전체 이메일 주소를 입력하면 됩니다.
참석은 필수가 아니지만 일정을 알아야 하는 그룹 구성원을 추가하려면 선택 사항(Optional)을 클릭하세요.
회의가 생성되면 초대된 모든 사람의 연결된 이메일 주소로 초대장이 발송됩니다.
6. 시작 및 종료 시간 지정
회의의 시작 시간과 종료 시간을 지정합니다.
7. 반복 설정
반복 안 함(Does not repeat)을 클릭하면 메뉴가 열리고, 필요에 따라 정기 회의로 설정할 수 있습니다. 예를 들어 평일마다, 매주, 또는 매월 한 번씩 같은 회의를 진행하도록 지정할 수 있습니다.
8. 채널 추가
회의가 회사 Teams 내 특정 카테고리와 관련된 것이라면 채널 추가(Add channel)를 클릭합니다. 예를 들어 '관리자' 채널에 배치하면 해당 채널을 사용하는 팀원들만 회의 소식을 확인하게 됩니다.
이 단계의 여러 항목은 원한다면 비워둬도 괜찮습니다.
9. 위치(회의실) 설정
다음은 위치 추가(Add location) 필드입니다. 이름과 달리 이 항목은 물리적인 장소를 지정하는 곳이 아니라, Teams와 연동된 회의실 시스템(Room system)이나 컨퍼런스 폰 장비를 선택하는 곳입니다.
회사에서 이런 장비를 사용하지 않는다면 이 필드는 신경 쓸 필요가 없습니다.
10. 세부 정보 입력
화면 하단의 넓은 입력란에 회의 세부 정보를 입력합니다. 회의 설명, 안건, 또는 참석자에게 전할 메시지를 작성할 수 있습니다.
11. 보내기 클릭
마지막으로 보내기(Send)를 클릭합니다. 이벤트가 내 Teams 캘린더에 추가되고, 추가한 참석자들에게 초대장이 발송됩니다. 참석자가 응답(RSVP)하면 해당 이벤트가 자동으로 그들 캘린더에도 추가됩니다.
참석자를 아무도 추가하지 않았다면 저장(Save) 버튼이 대신 표시됩니다. 이 경우 이벤트는 본인의 개인 Teams 캘린더에만 저장됩니다.
Teams 일정 도우미(Scheduling Assistant)란?
PC에서 Teams로 회의를 만들 때 표시되는 일정 도우미(Scheduling Assistant) 옵션은 이벤트를 만들거나 수정하는 또 다른 방법입니다. 더 시각적인 인터페이스를 사용하며, 화면 왼쪽에 옵션이 배열되어 있고 마우스로 시간대를 드래그해 선택하면 일정이 자동으로 변경됩니다.
일정 도우미의 진짜 장점은 그룹 구성원 전체의 일정을 한눈에 보여준다는 점입니다. 누가 언제 비어 있는지 쉽게 파악할 수 있어, 일일이 팀원에게 가능한 시간을 묻는 번거로움이 사라집니다.
단, 일정 도우미에는 관리자나 다른 사용자가 Teams에 입력해 둔 일정만 표시됩니다. 조직에서 Teams로 일정을 관리하지 않는다면 이 기능은 크게 유용하지 않습니다.
일정 도우미는 완전히 선택 사항이지만, 기본 회의 생성 방식보다 이 기능을 선호하는 사용자도 많습니다.
Teams 캘린더 초대 수락하는 방법
Teams 캘린더의 회의에 초대받으면 거의 즉시 이메일로 초대장이 도착합니다.
이메일을 받으면 Join Microsoft Teams Meeting 링크를 클릭하여 초대를 수락합니다. 그러면 Teams 앱이 열리고 해당 이벤트에 추가됩니다. Teams가 설치되어 있지 않다면 설치하라는 안내가 표시됩니다.
초대장이 오지 않았다면 이벤트 생성자에게 올바른 이메일 주소를 사용했는지 확인해 보세요. 스팸함이나 정크 메일 폴더도 함께 점검하는 것이 좋습니다.
일부 이메일 서비스는 이런 Teams 이벤트를 자체 캘린더에 추가하라고 안내하기도 합니다. 원하면 추가해도 되지만, 초대를 확정하려면 여전히 이메일 속 텍스트 링크를 클릭해야 합니다.
Outlook으로 Teams 이벤트 만들고 공유하기
Microsoft Teams를 사용하려면 Microsoft 계정이 필요합니다. 보통 회사에서 Teams와 다양한 Office 서비스에 접근할 수 있는 새 Microsoft 계정을 발급해 줍니다.
이 Microsoft 계정에 연결된 이메일은 Outlook 로그인에도 사용할 수 있으며, 같은 계정이 Teams 접속에도 쓰이기 때문에 Outlook에서 만든 캘린더 회의가 자동으로 Teams와 동기화됩니다.
이 기능이 작동하려면 Outlook과 Teams에 동일한 Microsoft 계정을 사용해야 합니다. 예를 들어 개인 Outlook 이메일 계정으로 업무용 Teams 캘린더에 이벤트를 만들 수는 없습니다.
Outlook 데스크톱 앱과 웹 버전 모두에서 가능하며, 과정은 앞서 설명한 Teams에서 회의를 만드는 방법과 거의 동일합니다.
Outlook에서 캘린더에 접근하려면 왼쪽 메뉴 하단의 캘린더(Calendar) 아이콘을 클릭하기만 하면 됩니다. 캘린더가 열리면 날짜를 클릭하여 이벤트 생성을 시작합니다.
Outlook에서 만든 이벤트를 Teams에도 등록하려면 '회의실 또는 위치 검색' 문구 옆에 있는 Teams 모임(Teams meeting) 스위치를 켜야 합니다. 그렇지 않으면 Teams 공유 캘린더 기능이 활성화되지 않고, 이벤트는 단순히 Outlook 캘린더의 일반 일정에 머물게 됩니다.
Teams에서 다른 캘린더 공유하기
Teams에는 자체 캘린더 기능이 내장되어 있지만, Outlook, Google 또는 공유 가능한 웹 주소를 제공하는 어떤 일정 서비스든 추가 캘린더를 가져올 수도 있습니다.
팀이 Microsoft Office 생태계 밖의 다른 앱이나 서비스로 일정을 관리하고 있다면 유용한 방법입니다.
아래 예시는 Google 캘린더를 사용하지만, 다른 서비스에서도 절차는 동일합니다.
1. Google 캘린더 열기
웹 브라우저에서 평소처럼 Google 캘린더를 엽니다.
2. 캘린더 설정 메뉴 열기
마우스 커서를 캘린더 이름 위에 올리면 이름 오른쪽에 점 세 개가 나타납니다. 점 세 개를 클릭해 메뉴를 엽니다.
3. 설정 클릭
설정(Settings)을 클릭합니다.
4. 공개 URL 복사
이 캘린더의 공개 URL(Public URL to this calendar) 아래의 웹 주소를 클릭하고 Ctrl + C로 클립보드에 복사합니다.
5. Teams에서 그룹 또는 채팅 열기
Microsoft Teams를 열고 캘린더를 추가할 그룹이나 채팅 창으로 이동합니다.
6. 플러스(+) 아이콘 클릭
화면 상단의 +(플러스) 기호를 클릭합니다.
7. 웹 사이트 선택
웹 사이트(Website)를 클릭합니다.
8. 캘린더 주소 붙여넣기
URL 필드에 복사한 캘린더 주소를 붙여넣습니다.
탭 이름(Tab name) 필드에 원하는 이름을 지정할 수도 있고, '이 탭에 대한 내용을 채널에 게시' 체크박스를 선택해 캘린더가 추가되었다는 사실을 그룹에 알릴지 결정할 수도 있습니다.
9. 저장 클릭
저장(Save)을 클릭합니다.
이제 캘린더가 Teams 내에서 공유되며, 이 새로운 사용자 지정 탭을 통해 모든 구성원이 확인할 수 있습니다.
Teams 회의 수정하는 방법
본인이 만들었거나 접근 권한이 있는 Teams 회의를 수정하려면, Teams 앱의 캘린더에서 해당 회의를 클릭한 뒤 필요한 필드를 변경하기만 하면 됩니다.
참석자를 추가하거나 삭제하고, 시간이나 위치를 변경할 수 있으며, 이벤트 이름과 설명도 수정할 수 있습니다. 변경을 마친 후에는 반드시 업데이트 보내기(Send Update)를 클릭해야 저장됩니다.
변경 사항이 본인이나 팀원에게 표시되지 않는다면, 앱을 완전히 종료했다가 다시 실행해 보세요.
Teams 이벤트는 Outlook에서도 수정할 수 있습니다. 캘린더에서 해당 이벤트를 연 뒤 편집(Edit)을 클릭하면 됩니다.
