엑셀을 활용해 아웃룩(Outlook)에서 대량 이메일을 보내는 방법을 찾고 계시다면 잘 찾아오셨습니다. 동일한 내용의 이메일을 수많은 수신자에게 일괄 발송해야 하는 경우가 종종 있는데, 이런 작업을 훨씬 쉽게 처리할 수 있도록 이 글에서는 다양한 방법을 소개합니다. 지금부터 본격적으로 살펴보겠습니다.
3가지 방법으로 대량 이메일 보내기
여기서는 어느 회사 직원들의 ID, 이름, 성별, 나이, 이메일 주소 목록이 있다고 가정합니다. 아래 소개할 3가지 방법을 통해 엑셀, 아웃룩, 워드, 그리고 파워 오토메이트(Power Automate)를 활용해 이 이메일 주소들로 메일을 발송하는 과정을 다뤄보겠습니다.
본 글에서는 Microsoft Office 365 버전을 기준으로 설명하지만, 사용 환경에 맞게 다른 버전을 활용하셔도 무방합니다.
방법 1: 엑셀과 아웃룩으로 첨부파일 포함 이메일 보내기
이 방법에서는 아웃룩에서 직접 수신자 이메일 주소를 입력해 메일을 보내고, 해당 엑셀 파일을 첨부파일로 함께 전송하는 방식을 알아봅니다.
단계:
➤ 엑셀 파일 우측 상단의 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
➤ 여러 옵션 중에서 전자 메일(Email) 항목에 체크합니다.
그러면 빠른 실행 도구 모음에 전자 메일 아이콘이 나타납니다.
➤ 전자 메일 아이콘을 클릭합니다.
이후 아웃룩 창이 열리며, 엑셀 파일이 자동으로 첨부된 것을 확인할 수 있습니다.
➤ 받는 사람(To) 칸에 수신자 이메일 주소를 세미콜론(;)으로 구분하여 차례대로 입력합니다.
모든 주소를 입력했다면 보내기(Send) 버튼만 누르면 됩니다. 첨부파일이 각 직원에게 전송됩니다.
방법 2: 엑셀과 워드를 연동해 아웃룩에서 대량 이메일 보내기
이번 섹션에서는 수신자의 이메일 주소를 일일이 입력하지 않고도 모든 수신자에게 메일을 보내는 방법을 소개합니다. 이 방법에는 Microsoft Word, Excel, Outlook이 필요합니다.
여기서는 첫 번째 행에 열 제목을 삽입했으며, 시트 이름은 Word로 지정했습니다.
1단계: 엑셀 파일에서 수신자 목록 만들기
➤ 빈 워드 문서를 엽니다.
➤ 메일링(Mailings) 탭 >> 편지 병합 시작 드롭다운 >> 전자 메일 메시지(E-mail Messages) 옵션을 선택합니다.
이제 문서에 이메일을 작성할 준비가 되었지만, 본문을 쓰기 전에 몇 가지 설정이 더 필요합니다.
➤ 메일링 탭 >> 받는 사람 선택 드롭다운 >> 기존 목록 사용(Use an Existing List) 옵션을 선택합니다.
➤ 파일 탐색기 창에서 엑셀 파일 Sending Bulk Mail.xlsx(또는 본인이 저장한 파일명)을 선택하고 열기를 누릅니다.
그러면 표 선택(Select Table) 마법사가 열립니다.
➤ 이메일 주소 목록이 있는 시트 이름을 선택합니다.
➤ 첫 데이터 행에는 열 머리글이 있습니다 옵션에 체크한 후 확인을 누릅니다.
2단계: 이메일 양식 만들기
➤ 이제 이메일의 기본 구조(양식)를 작성합니다.
각 직원의 이름을 인사말 뒤에 넣어 개인화된 메일을 보내려면 아래 단계를 따라야 합니다.
➤ 커서를 이름이 들어갈 위치, 즉 Dear 뒤에 놓고 메일링 탭 >> 병합 필드 삽입 드롭다운 >> First_Name(직원 이름이 담긴 필드)을 선택합니다.
그러면 Dear 뒤에 선택한 필드명이 표시됩니다.
➤ 삽입한 필드의 결과를 미리 확인하려면 메일링 탭 >> 결과 미리 보기 그룹 >> 결과 미리 보기 옵션을 클릭합니다.
그러면 Dear 뒤에 목록의 첫 번째 이름인 Sara가 표시되는 것을 볼 수 있습니다.
➤ 메일을 발송하려면 메일링 탭 >> 마침 및 병합 그룹 >> 전자 메일 메시지 보내기(Send Email Messages) 옵션을 선택합니다.
그러면 전자 메일에 병합(Merge to E-mail) 마법사가 나타납니다.
➤ 받는 사람(To) 칸의 드롭다운을 클릭하면 워크시트의 각 열에 해당하는 다양한 필드가 표시됩니다. 직원들의 이메일 주소가 담긴 Email_Id 필드를 선택합니다.
이렇게 하면 받는 사람 칸에 수신자들의 이메일 주소가 입력됩니다.
➤ 각 직원에게 메일을 발송하려면 확인 버튼만 누르면 됩니다.
방법 3: 엑셀과 파워 오토메이트를 활용해 아웃룩에서 대량 이메일 보내기
이 섹션에서는 Excel, OneDrive, Outlook, Power Automate를 함께 활용해 대량 이메일을 발송합니다.
데이터 범위를 표로 변환해 두면 테이블 디자인 탭에서 테이블 이름(여기서는 Table1)을 확인할 수 있습니다. 또 하나 중요한 점은, 엑셀 파일 Sending Bulk Mail.xlsx(또는 다른 파일명)을 OneDrive에 저장해 두어야 한다는 것입니다.
1단계: 흐름(Flow) 만들기
➤ Microsoft Office 365 계정에 접속한 후 앱 목록에서 Power Automate를 선택합니다.
이제 대량 이메일 발송에 사용할 Power Automate가 열렸습니다.
➤ 왼쪽 메뉴에서 만들기(Create)를 선택하고, 오른쪽에서 즉각적인 클라우드 흐름(Instant cloud flow) 옵션을 클릭합니다.
그러면 흐름을 트리거할 수 있는 다양한 옵션이 표시됩니다.
➤ 간단하게 진행하려면 수동으로 흐름 트리거(Manually trigger a flow) 옵션을 선택한 후 만들기를 누릅니다.
2단계: 엑셀 파일 관련 첫 번째 단계 추가하기
흐름을 만든 후에는 단계들을 추가하면 됩니다.
➤ 새 단계(New step)를 클릭합니다.
➤ 검색창에 Excel을 입력합니다.
➤ 파일을 OneDrive에 저장했으므로 Excel Online(OneDrive) 옵션을 선택합니다.
그러면 엑셀 관련 다양한 작업 목록이 나타납니다.
➤ 테이블에 있는 행 나열(List rows present in a table) 옵션을 선택합니다.
➤ 파일(File) 칸 옆의 폴더 아이콘을 클릭합니다.
➤ OneDrive에 있는 폴더 목록이 표시되면, 필요한 엑셀 파일이 들어 있는 폴더를 선택합니다(여기서는 EXCEL 폴더를 선택).
그러면 해당 폴더의 모든 파일이 표시되는데, 여기서는 Sending Bulk Mail.xlsx 파일을 선택합니다. 본인이 저장한 파일을 선택하면 됩니다.
➤ 테이블(Table) 칸에서 이메일 주소가 담긴 테이블 이름(Table1)을 선택합니다.
이렇게 파일과 관련 테이블을 지정하여 첫 번째 단계를 완료했습니다.
3단계: 아웃룩용 두 번째 단계 추가하기
➤ 아웃룩을 통해 메일을 보내는 단계를 추가하기 위해 새 단계를 클릭합니다.
➤ 검색창에 Outlook을 입력합니다.
➤ 메일 발송을 위해 Outlook.com 옵션을 선택합니다.
➤ 구체적인 작업을 지정하기 위해 'email'을 검색한 뒤 여러 작업 중 메일 보내기(V2)(Send an email (V2)) 옵션을 선택합니다.
그러면 이 단계의 이름이 메일 보내기(V2)로 변경됩니다.
➤ 이메일 주소를 선택하려면 받는 사람(To) 칸 아래의 동적 콘텐츠 추가를 클릭합니다.
➤ 테이블에 있는 행 나열 흐름 아래에서 Email Id(이메일 주소가 담긴 열 이름)를 선택합니다.
그러면 박스 안에 value라는 단어가 표시되며, 이는 이 출력값이 이전 단계에서 선택되었다는 의미입니다.
➤ 이제 메일 보내기(V2) 흐름을 선택해 세부 정보를 확인합니다.
➤ 이메일 본문 형식을 작성합니다.
각 수신자에게 개인화된 인사말을 전달하기 위해, 커서를 Dear 뒤에 놓은 상태에서 동적 콘텐츠의 이름(First Name)(이름이 담긴 열) 옵션을 선택합니다.
➤ 각 항목에 적용(Apply to each)을 선택해 이 단계를 모든 이메일 주소에 적용합니다.
이제 모든 단계가 완료되었습니다.
➤ 저장(Save)을 클릭합니다.
➤ 흐름 목록으로 돌아간 후 실행(Run) 버튼을 누르면 모든 직원에게 이메일이 발송됩니다.
마무리
이번 글에서는 엑셀을 활용해 아웃룩에서 대량 이메일을 보내는 다양한 방법을 알아보았습니다. 실무에서 반복적인 메일 발송 업무를 자동화하는 데 유용하게 활용하시기 바랍니다. 더 많은 엑셀 관련 팁이 궁금하시다면 Exceldemy.com 사이트도 참고해 보세요.