대량 메일 발송은 매출 증대와 브랜드 홍보를 위해 활용되는 디지털 마케팅의 핵심 전략 중 하나입니다. 오늘날 대규모 고객 목록에 도달하고 조직의 목표를 달성하기 위해서는 이메일 마케팅 캠페인이 필수적입니다. 비즈니스뿐만 아니라 초대장, 뉴스레터, 공지 편지 등 다양한 상황에서 여러 주소로 대량 이메일을 보내야 할 때도 있습니다.
하지만 대부분의 이메일 계정은 한 번에 보낼 수 있는 수신자 수가 제한되어 있으며, 여러 사람에게 개별적으로 편지를 준비하는 것은 많은 시간이 소요됩니다. 대량 이메일 발송을 간편하게 처리해 주는 서비스가 여럿 있지만, 개인화된 이메일 메시지를 만드는 가장 좋은 방법은 Microsoft Word의 메일 병합(Mail Merge) 기능과 Microsoft Outlook을 함께 활용하는 것입니다.
수많은 사람에게 동일한 이메일을 일괄 발송하는 것과 달리, 메일 병합은 여러 이메일에 동일한 메시지 본문을 유지하면서 각 수신자의 이름과 주소 등 세부 정보를 고유하게 맞춤 설정합니다. 즉, 메일 병합을 통해 각 수신자는 자신만을 위한 이메일을 받은 것처럼 느끼게 됩니다.
Microsoft Word의 메일 병합 기능이란?
메일 병합은 대부분의 응용 프로그램에서 지원하는 강력한 기능으로, 편지를 바탕으로 개인화된 이메일 메시지를 일괄 생성하고 데이터베이스에서 여러 수신자의 주소를 자동으로 가져와 대량 발송을 손쉽게 만들어 줍니다. 기본적으로 메일 병합은 '메일'과 '문서'를 결합한다는 의미입니다. 모든 Microsoft Office 프로그램이 메일 병합을 지원하며, Microsoft Word는 Access 데이터베이스나 Excel 스프레드시트 같은 데이터 원본의 내용을 메일 병합 기능을 통해 Word 문서에 삽입할 수 있습니다. Microsoft Outlook은 Word의 메일 병합 기능을 활용하여 다수의 연락처에 개인화된 대량 이메일을 보낼 수 있습니다.
Outlook에서 메일 병합으로 대량 이메일을 보내려면 먼저 Microsoft Word로 이메일 본문과 같은 고정 내용을 담은 기본 문서를 만들고, 그다음 Outlook 연락처, Excel 스프레드시트 또는 Access 데이터베이스와 같은 데이터 원본에서 가져온 수신자 이름이나 주소 같은 고유 정보를 추가합니다. 메일 병합 과정에는 기본 문서 준비, 메일 목록용 데이터 원본 생성, 병합 필드 정의, 메일 목록과 문서 연결, 개인화된 이메일 저장 및 발송이 포함됩니다. 이 글에서는 메일 병합을 사용하여 Outlook에서 대량 이메일을 보내는 방법을 단계별로 설명합니다.
메일 병합용 연락처 목록 준비하기
Microsoft Outlook을 실행하고 홈(Home) 탭을 클릭합니다.
홈 탭 페이지 하단에서 사람(People)을 클릭하여 연락처 목록을 엽니다.
대량 메시지를 보낼 연락처 주소를 선택합니다.
홈 탭의 작업(Actions) 그룹으로 이동하여 메일 병합(Mail Merge)을 클릭합니다.
메일 병합 연락처 대화 상자에서 선택한 연락처에만 이메일을 보내려면 연락처(Contacts) 아래의 선택한 연락처만(Only selected contacts) 라디오 버튼을 클릭합니다. 그렇지 않은 경우 현재 보기의 모든 연락처(All contacts in the current view) 옵션을 선택합니다.
다음으로 문서 파일(Document file) 아래에서 새 문서(New document) 라디오 버튼을 선택합니다.
병합(Merge) 옵션에서 문서 종류(Document type)는 편지(Letters), 병합 대상(Merge to)은 전자 메일(Email)로 선택하고, 메시지 제목 입력란에 이메일 제목을 입력합니다.
확인(Ok)을 클릭해 설정을 적용하면 Outlook이 Microsoft Word를 실행하여 고정 메시지를 작성할 수 있게 해줍니다.
Microsoft Word로 개인화된 이메일 작성하기
Outlook이 Microsoft Word를 실행합니다.
인사말 줄에 인사말을 입력합니다. 예를 들어 "안녕하세요"라고 입력한 후 쓰기 및 삽입(Write & Insert Fields) 그룹 아래의 병합 필드 삽입(Insert Merge Field) 옵션을 클릭합니다.
드롭다운 메뉴에서 이름(Name) 옵션을 선택하면 Word가 인사말 옆에 <<Name>> 필드를 자동으로 추가합니다.
성, 집 전화번호, 회사명 등 수신자 목록의 다른 필드도 문서에 추가할 수 있습니다. 메일 병합 과정을 완료하면 Word가 이메일 필드를 수신자 목록의 실제 정보로 자동 교체합니다.
이메일 메시지 보내기
이메일 메시지 작성을 마쳤으면 메일 병합 시작(Start Mail Merge) 옵션을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 전자 메일 메시지(Email Messages)를 선택합니다.
이제 마침 및 병합(Finish & Merge) 버튼을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 전자 메일 메시지 보내기(Send Email Messages)를 선택합니다.
전자 메일로 병합(Merge to E-mail) 대화 상자가 나타납니다. 여기서 메시지 옵션의 받는 사람(To)은 전자 메일(Email)을 선택하고, 메일 형식(Mail format)은 HTML을 선택합니다.
레코드 보내기(Send records)에서 모든 이메일을 한 번에 보내려면 모두(All) 라디오 버튼을 클릭하고, 현재 이메일만 보내려면 현재 레코드(Current record) 옵션을 선택합니다.
확인(Ok) 버튼을 클릭합니다.
완료되면 Microsoft Word가 자동으로 이메일을 병합하여 각 주소로 개인화된 이메일을 발송합니다.
참고로 위 기능은 이메일 메시지를 보내는 용도로만 사용할 수 있습니다. 이메일에 파일을 첨부하거나 CC·BCC로 다른 수신자를 추가하는 것은 불가능합니다.
이메일이 정상적으로 발송되었는지 확인하려면 Outlook의 보낸 편지함(Sent Items) 폴더를 열어 발송된 이메일을 검토하세요.
이 기능이 유용하게 활용되기를 바랍니다!